5 claves para gestionar de forma eficiente tus cuentas por cobrar

Una de las mayores dificultades para muchas empresas son las cuentas por cobrar, el mayor reto en el que se encuentran es contar con la suficiente liquidez para poder realizar sus operaciones y crecer en términos de rentabilidad. Es por ello que los pagos puntuales de los clientes son un factor clave para asegurar una planificación financiera acertada y saludable.

Las cuentas por cobrar representan el crédito que una empresa otorga a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de las operaciones de un negocio al entregarles productos o servicios derivados de una venta. Por lo cual, las cuentas por cobrar conforman un ciclo que inicia desde la generación de una factura o venta hasta el pago del monto específico. Para poder gestionar de forma eficiente todo este proceso, hay ciertas estrategias a aplicar que ayudan a las empresas a Maximizar sus cobranzas.

  1. Crear políticas de cobranzas.

Las políticas de cobranzas consisten en un conjunto de normas o procedimientos que especifican de forma detallada, la manera de gestionar los créditos y el pago efectivo de los clientes.

Las políticas en sí tienen como objetivo automatizar y estandarizar el proceso de cobro, con el fin de reducir costos y tiempo de recupero generando una mayor productividad y efectividad dentro de la organización. Para que estos objetivos se cumplan, es necesario delimitar los términos de cobro tales como las fechas, cuotas, plazos e intereses entre otros. También establecer las responsabilidades y límites de cada miembro de la organización, y establecer normas claras para posibles clientes deudores.

Se pueden distinguir 3 principales tipos de políticas de cobranzas:

Políticas restrictivas: Están caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, con normas de crédito estrictas y una política de cobranza más agresiva. Este tipo de políticas busca reducir las pérdidas en cuentas de cobro dudosas pero como consecuencia puede generar una reducción en las ventas por la rigidez de cobros que hay de cara al cliente.

Políticas Liberales: A diferencia de las restrictivas, estas políticas suelen ser más benéficas para el cliente ya que otorgan créditos considerando a la competencia, son menos exigentes en las condiciones de pago y en la disposición de períodos para el pago de las cuentas por cobrar.

Políticas racionales: Estas políticas tratan de maximizar el rendimiento de toda la operación sobre la inversión de la empresa, buscando generar un flujo eficiente de créditos y a la vez cumpliendo los objetivos de la gestión de cobranzas. Para llevarlo a cabo, se conceden créditos personalizados en base a diferentes características que tiene cada cliente, principalmente se toma en cuenta el impacto, la importancia y el potencial que tiene cada cuenta para la organización. Este tipo de políticas suelen ser utilizadas por grandes empresas, cabe resaltar que requieren de un equipo especializado para el análisis exhaustivo de cada cliente.

  1. Proporcionar incentivos por pago rapido o anticipado:

Este tipo de incentivos buscan estimular a los clientes a que realicen el pago de sus facturas en un plazo de tiempo determinado. De esta manera, la empresa contará con mayor liquidez al recibir pagos anticipados al periodo establecido inicialmente. 

Este tipo de iniciativas no solo busca incentivar el pago rápido, si no también aumentar la probabilidad de que un cliente pague sus deudas.

Los términos más relevantes para poder llevar a cabo estos incentivos son en primer lugar, el plazo de tiempo donde este descuento es posible utilizar y en segundo lugar, la tasa de descuento que se aplica a la factura. Dando visibilidad al cliente de estos dos puntos, tendrá a disposición el incentivo correspondiente para el pago de las facturas.

Es importante tener en cuenta el descuento máximo que se puede ofrecer por pronto pago. Si una empresa puede financiarse gracias al pago anticipado de sus clientes, no tendrá que acudir a la financiación de un banco. Ahora bien, si el descuento que se le otorga a un cliente es mayor a los costos de financiación de una entidad bancaria, en este caso se estarán perdiendo eficiencias en las oportunidades de liquidez.

  1. Clasifica a tus clientes

Para obtener una mejor gestión de clientes, es necesario poder generar una base de datos donde se determine, entre otras cosas, la capacidad de pago que tengan, la frecuencia de pedidos que realicen, los montos que facturen y el riesgo que tengan por falta de pago a tiempo. 

De esta manera podremos determinar qué clientes son más relevantes para la organización y cuales presentan inconvenientes para pagar sus obligaciones al validar el riesgo de cada uno para llevar a cabo futuras operaciones y poder abordar un plan de acción en base a cada situación.

Las empresas también catalogan a sus clientes para ejecutar estrategias de fidelización, al identificar a sus mejores clientes, aplican incentivos como descuentos o mayores facilidades de pago, y así seguir trabajando la relación con esas cuentas.

En el caso contrario, para clientes que incumplen los acuerdos de pago, se aplican estrategias más estrictas y directas para limitar la probabilidad de tener deudas impagas, como por ejemplo achicar el tiempo del término de pago, ofreciendo pocas facilidades de pago y manteniendo una comunicación fluida sobre las fechas de vencimiento y los montos a pagar.

  1. Implementar procesos automáticos

Para optimizar las cobranzas de una empresa es necesario generar procesos automáticos de avisos y reclamos para que los clientes cuenten con visibilidad de las obligaciones que tienen con la organización.

A través de estas automatizaciones la empresa se podrá asegurar que los avisos y reclamos se hagan en tiempo y forma, además de ahorrar tiempo al equipo de cobranzas.

Estos procesos automáticos inician desde la emisión de una factura hasta el reclamo por deuda vencida. En todo ese trayecto, el cliente tiene que tener visibilidad tanto de las facturas como también notificaciones de próximos vencimientos, al igual que avisos una vez vencida la factura. Si se han agotado todas las instancias mencionadas anteriormente, el caso deberá escalarse para tomar las acciones necesarias para que el cliente cumpla con el pago.

  1. Valida el riesgo de tu cliente

Al tomar la decisión de generar una venta con cualquier cliente, es muy importante evaluar en detalle los aspectos financieros, legales y comerciales de cada uno. Esta evaluación va a determinar el riesgo crediticio del cliente en base a diferentes criterios como el historial de pagos, el estado de cuenta corriente, pago de préstamos y créditos, entre otros.

Muchas empresas crean modelos de riesgo en base a probabilidades, donde se incluyen los factores mencionados, para determinar la salud financiera del cliente.

Las empresas que no cuentan con un equipo interno, acuden a servicios de Underwriting donde pagan por el acceso a la información crediticia de sus clientes.

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