Auditoría: ¿Qué es y cómo se realiza?

Hay muchas personas que perciben la auditoría como algo negativo para su proceso, sin embargo, la realidad es todo lo contrario porque con esta revisión y evaluación el líder de proceso y las personas que lo integran pueden identificar aquellas actividades que no están ejecutándose de acuerdo con los lineamientos o según lo esperado, y de esta forma corregir aquello que ayude a mejorar el rendimiento en los procesos, aumentar la productividad y eficacia, y mantener alineada la compañía frente a su estrategia, objetivos y propósito.

¿Qué es una auditoría?

Una auditoría es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad según lo planeado y las directrices estipuladas. Según la ISO (Organización Internacional de Normalización) es un proceso sistemático independiente y documentado que permite obtener evidencia de auditoría y realizar una evaluación objetiva para determinar en qué medida son alcanzados los criterios de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos a revisar.

El ejercicio de auditar siempre se debe identificar por ser:

  • Objetivo: esto significa que debe estar basada en hechos reales, sustentables y con evidencia, actuando en su desarrollo con una actitud mental independiente e imparcial.
  • Sistemático: ya que se desarrolla bajo una serie de pasos y etapas, que se deben ejecutar en un orden lógico para lograr el objetivo final.
  • Profesional y transparente porque será un proceso desarrollado por un auditor, una persona, el cual debe tener la capacidad de informar lo que se halle en la auditoría sin ningún juicio de valor e independencia. 

¿Para qué sirve una auditoría?

La finalidad de una auditoría es diagnosticar; identificar qué actividades se desarrollan según lo esperado, cuales no y aquellas que son susceptibles de mejora. Realizar una auditoría empresarial es el equivalente a realizar un examen médico a una persona, donde a partir de una evidencia o “examen” se pueden detectar fallas, promover mejoras y reunir información objetiva del estado de la organización para tomar decisiones.

¿Cuáles son las 3 normas de auditoría?

En general, es posible agrupar las normas de auditoría en tres categorías:

  • Normas generales
  • Normas de trabajo de campo 
  • Normas de presentación de informes.

Las normas son estándares mínimos para la ejecución de una auditoría. Cada compromiso de auditoría puede requerir que se realice un trabajo de auditoría más allá del especificado en las normas, con el propósito de emitir adecuadamente una opinión sobre un conjunto de estados financieros. Se presenta a continuación una síntesis de las normas:

Normas generales:

Suelen hacer referencia a las condiciones y características de quien realiza el trabajo. Se refieren a lo siguiente: la auditoría debe ser realizada por un auditor que tenga una formación y competencia adecuadas. Para el efecto: 

  •  El auditor debe tener educación y experiencia, así como mantenerse actualizado, mediante capacitación continua para permanecer actualizado en el campo de la auditoría.
  • El auditor debe ser independiente en realidad y apariencia.
  • El auditor debe tener debido cuidado profesional en la realización de sus tareas de auditoría.

Normas de trabajo de campo:

Suelen referirse a la manera de ejecutar la labor:

El trabajo está adecuadamente planeado y los asistentes deben estar debidamente supervisados.

El auditor debe obtener una comprensión del cliente y sus procedimientos de control interno para que pueda planificar su auditoría, incluyendo la naturaleza, el tiempo y el alcance de sus pruebas y procedimientos.

Las evidencias y pruebas obtenidas durante la auditoría deben ser suficientes y competentes para respaldar las cifras de los estados financieros preparados por la dirección y las afirmaciones del informe.

Normas de presentación de informes

Estas normas hacen referencia a las consideraciones respecto de la emisión del informe:

En una auditoría financiera, debe indicarse claramente si los estados financieros se prepararon conforme a los principios y prácticas contables que se emplean en la jurisdicción respectiva y de manera consistente para todas las cuentas.

El auditor debe expresar si el cliente proporcionó cualquier información adicional necesaria para obtener una debida comprensión de las cifras de los estados financieros.

El auditor debe incluir su opinión sobre si los estados financieros reflejan razonablemente la situación financiera de la empresa sometida a auditoría.

Ahora bien, las normas y/o legislaciones de diferentes países o regiones han incorporado temas adicionales en las normas de auditoría. Por ejemplo, el uso del trabajo de expertos, sucesos presentados luego del cierre de estados financieros, requisitos para trabajos específicos, entre otros.

Si bien el enfoque principal de las normas de auditoría generalmente aceptadas está dado por la auditoría financiera, ello no obsta para que sean aplicadas en lo pertinente, en cualquier trabajo de auditoría. Las normas de auditoría para el sector público y para otros trabajos de auditoría, comparten los principios y orientaciones fundamentales.

¿Qué se revisa en una auditoría?

Son muchos los aspectos que se pueden auditar en una empresa, es decir, se pueden analizar los diferentes controles de un área puntual o de una cadena de procesos de la que se tenga interés en conocer el momento actual para analizar si las actividades planeadas se están haciendo correctamente o si son susceptibles de mejora, también se puede auditar el cumplimiento de la empresa frente a una buena práctica, una norma legal o fiscal.

Por tanto existen diversos tipos de auditorías que se ejecutan de acuerdo a la naturaleza y procesos que se desean evaluar; estos son los 11 tipos de auditorías más usados: Interna, externa, operativa, fiscal, ambiental, pública, informática e integral

¿Qué es lo primero que se hace en una auditoría?

Antes de iniciar el trabajo de campo, es importante definir quién realizará la auditoría, si un solo auditor o un equipo, qué se auditará, a quién se comunicarán los resultados y qué mecanismos se utilizarán para asegurar la implementación y la efectividad de las acciones correctivas.

El trabajo de auditoría se inicia con una planificación minuciosa. En este punto es preciso tener en cuenta la complejidad del trabajo, el tiempo que demanda su ejecución y los recursos necesarios para adelantar y culminar la labor.

  1. Planificar y establecer un horario

El cronograma es fundamental para que todos los involucrados conozcan las fechas de verificación de cada proceso. Aunque las auditorías sorpresa gocen de un halo de transparencia y confiabilidad en sus resultados, lo cierto es que generan un pésimo efecto entre los empleados auditados.

Dependiendo del proceso que se audite, es bueno considerar las siguientes cuestiones: ¿Existen procedimientos o procesos que por su complejidad se puedan dividir o ser auditados de forma individual? ¿Existe en la organización un área o departamento que presente problemas recurrentes que justifiquen un trabajo de auditoría más detallado y profundo? ¿El auditor, desde su punto de vista profesional, considera que se deben realizar más o menos auditorías?

En esta fase, también se debe definir el alcance de la auditoría interna de calidad y los objetivos de la misma. La etapa de planificación y definición del cronograma debe ofrecer como resultado un diagnóstico para dimensionar el trabajo a realizar.

2. Comprometer a la Alta Dirección y al equipo de trabajo

Sin el compromiso de la Alta Dirección los resultados de la auditoría interna de calidad pueden verse seriamente comprometidos. Los directores deben estar convencidos de la importancia de la auditoría y asignar los recursos necesarios. Además tienen que entender que son ellos los principales responsables de generar una cultura de calidad y de mejora continua en la organización.

Por supuesto, el compromiso también debe estar presente en el equipo de auditores. De nada sirve que la Alta Dirección apoye decididamente el proyecto, asigne los recursos e instruya a los empleados para que presten su máxima colaboración, si los auditores solo pretenden marcar unas casillas en una checklist.

3. Realizar la auditoría

La auditoría interna de calidad se puede iniciar con una reunión entre líderes que comparten y corroboran el plan de trabajo. Después de eso, es hora de entrar en la práctica de verificación. Hay varias maneras de realizar la recolección de evidencias e información durante una auditoría. Lo más importante en esta etapa, es saber conducir el proceso en un ambiente de cordialidad, respetar los plazos establecidos en el cronograma y los flujos de trabajo de la organización.

El auditor puede elegir entre varios formatos para realizar su trabajo. Puede optar por revisar registros, analizar datos de procesos estandarizados, conversar con los empleados u observar los procedimientos en tiempo real.

4. Registrar y presentar los resultados

Los resultados son el producto que se fabrica durante una auditoría. Específicamente, en una auditoría interna de calidad, podemos identificar tres tipos de resultados:

No conformidades: los problemas individuales, derivados de una diferencia entre los resultados y compromisos adquiridos, que son hallados durante la auditoría, deben ser documentados y clasificados como No Conformidades.

Acciones de seguimiento: hay que verificar que las acciones correctivas o preventivas dispuestas en auditorías anteriores se hayan completado oportunamente y hayan sido efectivas.

Informe general: se consolidan en él los hallazgos y acciones dispuestas para abordar esos problemas. También se detallan las acciones correctivas o preventivas nuevas que el auditor considere.

5. Hacer seguimiento de las recomendaciones del informe

Es fundamental que la entrega del informe no se considere el final de la labor de auditoría. A partir de las no conformidades y hallazgos plasmados en el informe, la organización tendrá las herramientas necesarias para identificar las causas de las no conformidades. De este modo, podrá sugerir e implementar acciones correctivas.

Una vez que las acciones correctivas y preventivas se han implementado, es recomendable realizar una evaluación de efectividad. El proceso no llega a terminar, pues, técnicamente, será un ciclo continuo. Después de todo, como lo anotamos al iniciar este artículo, el propósito de la auditoría interna de calidad es preparar a la organización para afrontar la auditoría de certificación, pero también dejar un legado para la mejora continua del sistema.

¿Por qué son importantes las auditorías?

Este proceso en las empresas juega un papel muy importante y no debemos olvidar que los objetivos de las auditorías siempre deben estar alineados con los objetivos de la dirección. A continuación te enumeramos 4 razones del porqué son importantes las auditorías:

Te ayudarán a tener una excelente calidad en los procesos que manejes ya sean internos o externos.

Es muy importante para los directivos de las empresas tener información verídica, fiable, para que puedan analizar los pasos a seguir, ya que la información que nos arroja una auditoría es la base para tomar decisiones que nos permitan tener mayor éxito y crecimiento.

Una auditoría hace responsable a los equipos de las empresas en ordenar y mejorar sus procesos y controles internos, generando eficiencias operativas y mejores prácticas en la ejecución de sus operaciones.

Permiten también estudiar si se están cumpliendo o no las normativas legales.

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