Contabilidad ¿Qué es? ¿Cuál es su objetivo y estructura?

La contabilidad es la ciencia que enseña las normas y procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por unidades económicas individuales o constituidas bajo la norma de sociedad civil o mercantil. 

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es un sistema de control que lleva el récord o el registro de las cuentas de tu empresa; a través de ella puedes tomar conocimiento sobre si estás ganando dinero, da fe de que tus números sean reales, además de establecer un orden y anticiparte sobre cualquier eventualidad que surja. 

Cuenta la historia de tu empresa en forma de números; es una herramienta y a la vez un lenguaje de negocios y consiste en registrar todas las cuentas de la empresa, así también como tus transacciones que son tus operaciones de compra y venta; así te permite el rastreo de las mismas y asegurar que no haya problemas con tu flujo de caja o sea con el efectivo que sale o entra a tu negocio en un tiempo determinado,

Con la contabilidad accedes a tu información financiera que te indica si estás yendo por buen rumbo y si tus actividades te hacen ganar dinero.

Por otra parte:  

  • cuida tu información: la contabilidad respalda los números de tu empresa es decir, da fe de que los datos que presentas son legítimos.
  •  te ordena: ya que a través de ella puedes registrar, clasificar, analizar e informarte sobre tus operaciones y la administración de tu empresa esto es importante para que puedas darle seguimiento a todos los registros de tu negocio. 
  • te prepara: la contabilidad juega a tu favor, ya que puede proyectar algunas cuestiones administrativas para que cuando ocurran ya estés listo para resolverlas. 

¿Cuáles son los conceptos básicos de la contabilidad?

Los conceptos básicos de la contabilidad son: 

Patrimonio (de una empresa) es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una empresa; los bienes y derechos se engloban dentro de el Activo, las obligaciones dentro del Pasivo y la diferencia entre el Activo y el Pasivo, es igual al Patrimonio Neto. 

A su vez el Activo puede clasificarse de la siguiente manera: 

  • Activo corriente o circulante: Son bienes y derechos adquiridos con la intención de que pertenezcan a la empresa por menos de un año. Las existencias suelen ser un activo corriente. 
  • Activo no corriente o fijo: Son bienes y derechos adquiridos con la intención de que pertenezcan a la empresa por más de un año. Los inmuebles, como las oficinas, son un ejemplo perfecto de un activo no corriente. 
  • Y por otro lado el Pasivo, puede clasificarse de la siguiente manera: 
  • Pasivo corriente: Son todas aquellas deudas y obligaciones que tiene una empresa a corto plazo (inferiores a un año).
  • Pasivo no corriente: Son todas aquellas deudas y obligaciones que tiene una empresa a largo plazo (superiores a un año). 

Capital

Cuando hablamos de contabilidad, el capital se puede referir a el dinero en efectivo y/o los activos que esta posee. También existe el capital social que es el primer aporte de inversión que hacen los socios para que una empresa pueda realizar sus actividades. 

Un gasto es el reconocimiento contable de un desembolso dinerario como contraprestación por la adquisición de un bien o un servicio. En otras palabras, los gastos son los pagos que una empresa hace para poder reclamar su derecho sobre un producto. 

Ingresos

Los ingresos empresariales son los aumentos del patrimonio de una empresa. Este puede ser por varias razones ya sea por la venta de un producto o un servicio, la disminución de los pasivos, aumento de los activos, etc. 

Las cuentas

El plan general de contabilidad se distribuye en cuentas contables, las cuales tienen un diferente comportamiento o finalidad, de acuerdo con las normas que contiene dicho plan, así podemos encontrar cuentas de gasto, de ventas, etc. Estas cuentas disponen de un prefijo que permite identificar la tipología de movimientos que contienen. Las cuentas nos permiten obtener una información clasificada y clara sobre el estado de nuestro negocio. 

El debe y el haber

Dentro de las cuentas contables podemos asignar montos al haber o al debe. Su utilización irá relacionada con la naturaleza de la cuenta, por ejemplo, los gastos aumentan de valor por el debe, del mismo modo que los activos. Por otro lado, los ingresos y reconocimientos de deuda aumentan su valor por el haber.

Saldo

El saldo de una cuenta contable es la diferencia entre el debe y el haber. Este puede tener dos resultados: 

  • Saldo deudor: Ocurre cuando el debe es mayor que el haber. 
  • Saldo acreedor: Ocurre cuando el haber es mayor al debe. 

En caso que la cuenta tenga el mismo importe en el debe y en el haber se habla de una cuenta saldada.

Sistema de partida doble

Es el sistema de registro o método más popular en el mundo de la contabilidad y consiste en que cada partida tiene atribuida una contrapartida, de manera que siempre tendremos un asiento contable con al menos dos líneas, una en el debe y otra en el haber, atendiendo principio fundamental de ‘no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor’. La finalidad es la de establecer una conexión entre los distintos elementos patrimoniales.

Estados financieros 

También conocidos como cuentas anuales y estados contables, son los documentos más importantes que se hacen desde la contabilidad ya que estos reflejan el estado financiero de toda la empresa. Estos se presentan después del cierre de un año o semestre contable. 

Estado de flujo de efectivo

También conocido por su término en inglés cash flow, el flujo de efectivo es una de las cuentas que se calculan a nivel anual; este estado informa sobre el origen de las corrientes de efectivo de una empresa.

Cuenta de explotación

También conocido como cuenta de pérdidas y ganancias, nos informa del resultado de la compañía para un periodo en concreto.

Balance de situación

Aquí se muestran las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de una empresa. Es utilizado para evaluar la salud financiera de la misma, observando las deudas y derechos tanto en el corto como largo plazo.

El cierre contable

En términos generales, el cierre contable es el momento en que se deja de hacer registro de la actividad económica de la empresa y se analizan los datos obtenidos. Es aquí cuando, las cuentas de resultados se trasladan a las cuentas de balance y se calcula la diferencia entre los ingresos y los gastos de la empresa. Si se tienen más ingresos que gastos, será un año de ganancias y de lo contrario, estaremos hablando de pérdidas. El cierre contable supone el fin de un ejercicio y el inicio de otro.

El cierre fiscal

Una vez realizado el cierre contable debemos de realizar el cierre fiscal, que no es más que zanjar todas nuestra obligaciones tributarias con hacienda, mediante la confección y presentación de los impuestos anuales.

Los libros contables

Estos son los documentos que recopilan toda la información financiera relevante de una empresa. Se les llama así porque en el pasado eran literalmente libros pero actualmente la gran mayoría de los negocios llevan la contabilidad de manera digital; aunque por ley, estos se deben de imprimir, encuadernar y conservar por al menos seis años.  

Hemos de diferenciar dos tipos de libros a presentar: 

Libros obligatorios 

Cada empresa está obligada por ley a presentar los siguientes libros:  

Libro diario

Este es uno de los documentos más importantes ya que es donde se registran todos los movimientos contables del año. Es una recopilación de todos los asientos del periodo. Se actualiza diariamente y todas las transacciones se deben registrar en orden cronológico.

Libro de inventario y cuentas anuales

Ayuda a llevar los activos y pasivos de una empresa y es obligatorio para cumplir con los requisitos fiscales que la ley pide. Este es un documento donde deben aparecer: 

  • El balance inicial detallado de la empresa
  • Los balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo,
  • El inventario de cierre de ejercicio,
  • El ejemplar de las cuentas anuales.

Libros voluntarios 

Estos son aquellos libros que la ley determina como voluntarios en cuanto a la presentación, pero algunos de ellos se vuelven obligatorios si la compañía cumple con una serie de criterios. 

Libro mayor

Este acumula todas las operaciones que se registraron en el libro diario pero se organizan por cuenta y se representan en forma de ‘T’. Con la parte izquierda siendo el ‘debe’ y la derecha el ‘haber’. El objetivo del libro mayor es calcular el saldo que queda por cuenta después de cada operación.  

Otros libros

Existen otros documentos como el libro de bancos, libro de caja, libro de gestión de almacén; sin embargo, es la responsabilidad de cada contable decidir si son necesarios para su negocio o no. 

¿Cuáles son los objetivos principales de la contabilidad?

Desde el principio de los tiempos la humanidad ha tenido y tiene que mantener un orden en cada aspecto y más aún en materia económica, utilizando medios muy elementales al principio, para luego emplear medios y prácticas avanzadas que faciliten el intercambio y/o manejo de sus operaciones.

La contabilidad se propone ajustar de la mejor manera posible la información que presenta a la realidad de la empresa; para ello elabora unas cuentas anuales que buscan enmarcarse lo más cerca a la situación económico-financiera de la organización. Igualmente, dichas cuentas deben informar acerca de los resultados del ejercicio y de las causas de dichos resultados.

Esta información se refleja en los siguientes elementos contables que componen  las cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo. 

El conocimiento y la familiarización con los conceptos básicos de contabilidad nos permiten tener una primera aproximación, sin ser especialista, a la realidad económico-financiera de una empresa, para a partir de ello tomar decisiones más informadas. Por ejemplo, si se quiere invertir en una acción que cotiza en la bolsa, es importante saber cuál es el estado de salud financiera de la compañía cuyo valor deseamos adquirir.

¿Cuáles son los antecedentes de la contabilidad?

La contabilidad nace con la necesidad que tiene toda persona natural o jurídica que tenga como actividad el comercio, la industria, prestación de servicios, finanzas, etc, de poder generar información de los recursos que posee y entender si nuestra empresa o negocio llega o no a los objetivos establecidos. 

A través de cada periodo histórico, ya sea la Antigüedad clásica, la Edad Media o Moderna; los individuos sostenían la necesidad de encontrar un método que pudiera sistematizar todas aquellas operaciones del ámbito contable además de llevar un control de las mismas.

Sin embargo, en este apartado recurrimos a describir cómo la contabilidad dio sus frutos en la Edad Contemporánea.

A partir del siglo XIX, la contabilidad encara trascendentales modificaciones debido al nacimiento de especulaciones sobre la naturaleza de las cuentas, constituyendo de esta manera y dando lugar a crear escuelas, entre las que podemos mencionar, la personalista, del valor, la abstracta, la jurídica y la positivista. Además, se inicia el estudio de principios de Contabilidad, tendientes a solucionar problemas relacionados con precios y la unidad de medida de valor apareciendo conceptos referidos a depreciaciones, amortizaciones, reservas, fondos, etc.

El sistema de enseñanza académica se racionaliza, haciéndose más accesible y acorde a los requerimientos y avance tecnológico. Además, se origina al diario mayor único, el sistema centralizador, la mecanización y la electrónica contable incluyendo nuevas técnicas relacionadas a los costos de producción. Las crecientes atribuciones estatales, enmarcan cada vez los requisitos jurídico -contable, así como el desarrollo del servicio profesional.

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