Cuentas por pagar: ¿Qué son? ¿cómo se clasifican y cuál es su importancia?

¿Qué son las cuentas por pagar? Mira la clasificación, ejemplos y más sobre su importancia empresarial en este artículo. 

Introducción

Al poseer una empresa o compañía, es fundamental conocer las obligaciones que ello conlleva en cuanto a la cuestión administrativa y financiera de la misma, y las cuentas por pagar son una arista central al momento de mantener una buena salud financiera. 

Por lo tanto aquí te dejamos un artículo que te ayudará a comprender los detalles más importantes de las cuentas por pagar.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son aquellas deudas que una empresa contrae con diferentes proveedores como consecuencia de haber adquirido bienes o servicios; es decir, son las obligaciones consecuentes de la actividad económica empresarial. 

¿Cómo se generan las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar se originan cuando al adquirir materiales u otros bienes o servicios necesarios para la empresa, no se cancelan inmediatamente. De esta manera las deudas deben formar parte del registro de los libros contables y cancelarlas a su acreedor en un tiempo determinado.

Sin embargo, hay una pequeña distinción entre cuentas por pagar y cuentas por pagar comerciales que se debe tener en cuenta, ya que son situaciones similares pero que guardan cierta diferencia. 

Por un lado, las cuentas por pagar, incluyen todas las deudas y/u obligaciones de una empresa; mientras que las comerciales, son aquellas cuentas que la empresa le debe a sus proveedores por suministros comerciales o materia prima necesaria para el funcionamiento de la misma. 

Por ejemplo, si un restaurante debe dinero a una empresa de bebidas, estos artículos forman parte de las cuentas por pagar comerciales, mientras que las obligaciones con otras compañías, como la que limpia o lava los manteles del local, pertenecen a las cuentas por pagar. 

Clasificación de las cuentas por pagar

Las cuentas por pagar se clasifican según el tiempo de vencimiento acordado con el acreedor: 

  • Cuentas por pagar a corto plazo: estos se corresponden con los pasivos corrientes que deben cancelarse dentro de un año desde la adquisición de la deuda, incluso hay pagos que se realizan mensualmente hasta diariamente.
  • Cuentas por pagar a largo plazo: estas también son conocidas como pasivos no corrientes; el pago se realiza en un periodo de tiempo mayor a un año. 

Para esto, es muy importante que figuren ciertos datos en las cuentas por pagar: 

  • Nombre del facturador el proveedor al que se le debe
  • Número de cuenta de la empresa
  • Número de factura permite garantizar una contabilidad precisa
  • Tipo de gasto la naturaleza del bien o servicio adquirido
  • Fecha de recibo de la factura
  • El plazo de pago permite que no se generen retrasos en el tiempo y cargos por el mismo.
  • Estado si la factura ha sido pagada o está pendiente de pago

¿Cuáles son las cuentas por pagar de una empresa?

Las cuentas por pagar pueden ser muy variadas, como por ejemplo: 

  • Pago a proveedores por mercancía o productos adquiridos.
  • Sueldos a pagar
  • Pago de alquiler
  • Servicios prestados por terceros como electricidad, agua, gas, calefacción, internet, etc.

¿Cuál es el objetivo de las cuentas por pagar?

Como sostenemos en otros artículos, es altamente beneficioso mantener una buena salud financiera por lo que el seguimiento de las cuentas por pagar es fundamental para mantener al día la contabilidad del negocio. 

Las cuentas por pagar tienen un plazo límite para cancelarlas, el no hacerlo puede acarrear consecuencias negativas para la empresa.

Las cuentas por pagar tienen como objetivo reducir de manera significativa los riesgos de fraude o la pérdida de dinero: al generar solvencia, la empresa logra desarrollar una buena reputación en el mercado, le otorga a la compañía la posibilidad de acceder a créditos o financiamientos por parte de los proveedores; además, el control de las cuentas por pagar le permite a la empresa evitar los costos acarreados por los vencimientos o pagos atrasados. 

Cuentas por pagar vs. cuentas por cobrar 

Las cuentas por pagar son las responsabilidades que tiene una entidad financiera, ya sea por concepto de compra o prestación de servicios y productos; estas obligaciones constituyen un crédito pero sin la necesaria intervención o vinculación de una entidad bancaria; por el contrario,las cuentas por cobrar representan una inversión considerable y un derecho exigible; el dinero se transforma en mercancía y esta, en cuentas por cobrar en el cual se origina un circuito indefinido originándose por ventas o servicios prestados cuya consecuencia es el otorgamiento de crédito.

Las cuentas por cobrar pueden convertirse en bienes o valores más líquidos como el dinero en efectivo también representa el crédito que la empresa concede a sus clientes el cual constituye la entrega de un producto o servicio a cambio de una promesa de pago en un tiempo determinado. 

Las funciones básicas del crédito son: 

  • Genera un incremento en el consumo: el cliente puede adquirir bienes o servicios a pesar de no tener liquidez o dinero en efectivo en ese momento; por lo tanto estimula la producción y genera más ingresos en la empresa.
  • Ayuda a la adquisición de nuevos segmentos en el mercado como lo es el porcentaje poblacional de bajos ingresos.

¿Qué significa un aumento en las cuentas por pagar?

Se considera que el incremento de las cuentas por pagar indican un flujo de efectivo positivo. Es decir, cuando una empresa compra bienes a pagar en un plazo de tiempo, significa que no gasta de manera inmediata el efectivo y es por esto que los contadores lo ven como un incremento del efectivo.

Las compañías deben calcular el incremento o decremento en las cuentas por pagar antes de incluirlo en el balance.

El cálculo se realiza restando las cuentas por pagar finales de las cuentas por pagar en el principio del período; si el resultado da un número positivo indica un incremento, ¿mientras que uno negativo representa un decremento. 

La administración de una empresa puede manipular el flujo de caja de la empresa hasta cierto punto, por ejemplo, si la gerencia desea aumentar el monto de las reservas por un periodo determinado de tiempo.

¿Cuándo expira una cuenta por pagar en México? 

Las deudas bancarias pueden expirar a lo largo de una década y este tiempo empieza a contarse desde que el deudor entra en mora. 

Por otra parte, las deudas no son eternas, esto es que sin importar el tipo de deuda, los acreedores, con el tiempo, pierden el derecho de cobrarla; esto se fundamenta en el principio de la seguridad jurídica. 

Según el código de comercio en los artículos 1038 al 1048, la prescripción opera en el término de 10 años siempre que no exista ningún hecho que la interrumpa; a partir de esto, la deuda no podrá ser legalmente cobrada por el acreedor. 

Sin embargo, el término de la prescripción puede interrumpirse bajo ciertas circunstancias: 

  1. Cuando el acreedor reclama el pago adeudado a través de una demanda: el acreedor debe presentar la demanda ante un juez competente y dentro del marco de la ley, ya que por el contrario, si no se acepta la demanda, continúa el proceso de prescripción. 
  2. Cuando exista una interpelación judicial al deudor: este tipo de procedimientos consiste en un “llamado de atención” que el acreedor hace para que el deudor cumpla con sus obligaciones. Como dijimos anteriormente, este tipo de procesos debe realizarse bajo la autoridad judicial, ya que cualquier llamado o notificación informal puede resultar contraproducente para el acreedor.
  3. Por el reconocimiento de las obligaciones: el término de la prescripción inicia de nueva cuenta cuando el deudor reconoce el adeudo a su cargo, ya sea a través de una notificación o de la realización de pagos a cuenta del mismo.
  4. Por la renovación del documento en que se funde el derecho del acreedor: el término para la prescripción inicia de nuevo a partir de la fecha del nuevo documento. Una forma bastante común de interrumpir la prescripción es la reestructuración de adeudos o la celebración de convenios de pago con el acreedor.

También existe la posibilidad de que el acreedor presente una demanda aun cuando la prescripción se haya hecho efectiva; en este caso, el deudor debe alegar la prescripción de la deuda ya que una vez declarada la prescripción este queda liberado del pago. 

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