Facturas electrónicas: qué son, beneficios, diferencias, ¡y más!

Descubre los beneficios y más de las facturas electrónicas en este artículo.

Hacia finales de 1990 se produce la revolución de internet, se popularizó el comercio electrónico y las Pymes empiezan su proceso de cambio, camino a la tecnología. Para este año surge el comité de factura AMECE y para el 2004 el SAT aprueba el comprobante fiscal CFD; esta situación trajo consigo la simplificación de un proceso que podía resultar engorroso tanto para el emisor de la factura como aquel que la recibe. 

En este artículo te contamos el surgimiento de la facturación electrónica, su importancia, características y beneficios. 

¿Qué es una factura electrónica? 

Una factura electrónica es un documento de índole digital y fiscal que se expide de forma electrónica y que resulta una alternativa a la factura física y tradicional. 

En 2004 la comprobación fiscal no era electrónica por lo que generaba grandes volúmenes de papel con costos de administración muy altos, es entonces que en México se crea la opción de la factura electrónica y el país se posicionó como el segundo país en América que usa la factura electrónica y es adoptada rápidamente. En 2005 ya habían 236 emisores de facturas electrónicas y se registraron 139.509 nuevas operaciones, en 2011 comenzó a ser obligatoria la facturación electrónica para algunos contribuyentes.

En 2012, México es distinguido como líder en facturación electrónica y a partir de 2014 esto se convierte en un obligación para todos los contribuyentes y para facilitar ese cumplimiento, el SAT preparó una herramienta gratuita y simplificada para facturar electrónicamente. 

¿Cuándo se emite una factura electrónica?

De acuerdo al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a emitir comprobantes digitales, es decir, una factura electrónica. 

Todos aquellos que tengan algún tipo de actividad económica donde atienden al público o brinden un servicio, pueden expedir comprobantes y estarán autorizados a emitir una factura electrónica diaria, semanal o mensual, en la que se expresen los comprobantes de las operaciones realizadas al público. 

La factura electrónica, hoy en día es un comprobante fiscal digital (CFDI), de alguna manera ya se encuentra en su etapa más madura. 

La autoridad que regula la parte del CFDI es el Servicio de Administración Tributaria conocido como SAT. 

Primero se debe solicitar la e.firma, que es un certificado con el cual se debe solicitar el CSD, con el que posteriormente se firmarán las facturas electrónicas. 

El formato de la factura es un XML, este tiene que ir basado en el anexo 20, que es proporcionado por el SAT.

La firma electrónica dentro de un comprobante es fundamental; cuando un contribuyente genera un CFDI es necesario que lo firme a través de sus certificados; su clave pública y su clave privada que son tramitadas ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

Realmente la función del PAC ( Proveedor Autorizado de Certificación) es generar el timbrado que es el complemento más importante para la factura electrónica ya que le da validez fiscal al documento. 

¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica? 

Los beneficios de la facturación electrónica y quizás uno de los más importantes es la reducción del impacto en el medio ambiente; ya que se reduce el uso del papel y disminuye, a su vez, el riesgo de contaminación.

Pero por otra parte otros de los beneficios de utilizar este medio de pago son los siguientes: 

  • Reduce el costo de tus gastos de facturación en un 85%: hoy en día con este método se redujeron los costos como de impresión, mensajería y almacenamiento, además de la reducción del tiempo que tomaba hacerlo. Hoy en día puedes descargar tu factura electrónica desde tu computadora o a través de dispositivos móviles. 
  • Otorga seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes: Al requerir tu factura con un PAC autorizado, al mismo tiempo estás contratando los servicios del SAT  y que cumple con todos los requisitos de seguridad. Obtener tu factura solo te lleva 1 minuto.  
  • Simplifica los procedimientos administrativos: gracias a la facturación electrónica los procedimientos se agilizan; se pueden asignar diferentes tareas a diferentes usuarios dados de alta en el sistema; de esta manera se crea una red informativa de los mismos y se simplifica el acceso a ellos.
  • Mejora el servicio al cliente: el trámite de facturación puede realizarse a través de la web y desde la comodidad del hogar por lo que el cliente ahorra tiempo y dinero, a su vez, que se puede ofrecer un mejor asesoramiento al respecto. 
  • Mayor control documental: esto implica la optimización de almacenamiento y administración de la información sobre los productos, servicios, los clientes y la documentación emitida por la empresa. 
  • Te ayuda a automatizar la contabilidad: una de las grandes ventajas de la era digital es la automatización de procesos informativos con el fin de ahorrar tiempo y hacer a las empresas más productivas. Si eliges una plataforma adecuada, la facturación electrónica te ayudará a automatizar procesos contables y mantener tus estados financieros actualizados. Es decir, ya que sabes cuánto vendes, la herramienta te va a dar indicadores financieros en tiempo real y sin depender de nadie. Si quieres conocer más sobre una solución integral, puedes ingresar a https://www.itax.com.co/higo/ 
  • Evita multas conociendo cuánto debes de impuestos: La información financiera de tu empresa debe estar disponible para que tú la conozcas; sin embargo, por la complejidad de los procesos contables, disponer de los estados financieros no es tan fácil como debería. La facturación electrónica te ayudará a conocer fácilmente (usando el software adecuado) cuánto acumulas de impuestos a pagar por IVA y otros impuestos. Esto es porque los software contables y de facturación actuales cruzan cuentas de forma automática, sumando y descontando impuestos por pagar.

¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y comprobante en línea? 

La factura electrónica tiene carácter de documento porque se expide cumpliendo con los avales de la entidad fiscal encargada de esto, que es el SAT; pero por otro lado, el comprobante en línea es generado como una facturación que da cuenta de la transacción comercial que realizaste y además, puede estar no avalada por el SAT. 

Al incluir firma digital y numeración autorizada por el SAT, la factura electrónica es más segura que la factura en línea. Además, la factura electrónica envía reportes automáticos al SAT, evitando que esta sea editada para cometer fraudes. Además, la factura electrónica se envía y almacena de forma encriptada, de acuerdo a las características de seguridad impuestas por la autoridad fiscal. 

¿Dónde ver las facturas electrónicas recibidas? 

Cuando creamos una empresa debemos llevar un registro y un orden de nuestros ingresos y gastos o calcular los impuestos a pagar; para esto, es muy común consultar las facturas electrónicas emitidas y recibidas. 

Realizar el procedimiento es muy simple, siguiendo estos pasos:  

  • Ingresa al sitio oficial del SAT.
  • Selecciona la opción de Factura electrónica, allí se desplegarán otras opciones, debes elegir Cancela y recupera tus facturas
  • Desplegará una pestaña en la cual deberás iniciar sesión con tu RFC y contraseña o e.firma. 
  • Ya que iniciaste sesión, te desplegará un menú con varias opciones según tus necesidades; puedes consultar facturas emitidas, recibidas, revisar los detalles de alguna factura o recuperar descargas de CFDI y consultar solicitudes de cancelación.

A la hora de consultar una factura, el sistema te mostrará la información y la puedes descargar en formato PDF, pero si NO existe dicha información, te aparecerá “No existen registros que cumplan con los criterios de búsqueda ingresados, intentar nuevamente”.

Si quieres recuperar una factura, el sistema te permite recuperar el archivo XML de ésta. 

¿Cómo generar la factura electrónica a través de la aplicación del SAT? 

Para que puedas generar tus facturas electrónicas, el SAT cuenta con una herramienta gratuita, de libre acceso y compatible con todas las plataformas.

La aplicación te permitirá registrar los datos de tus ventas, para generar el comprobante electrónico que entregas a tus clientes y al mismo tiempo almacenar esa información que te será útil al momento de presentar tus declaraciones; con esta plataforma podrás consultar, recuperar y obtener una representación impresa de tus facturas.

A su vez, esta herramienta está dirigida para todos aquellos contribuyentes que generan facturas electrónicas sin importar el régimen en el que estén inscriptos ni el monto de ingresos percibidos; esta plataforma te permitirá comprobar tus ventas de un modo más rápido y sencillo.

En https://www.sat.gob.mx/home la opción de factura electrónica contiene el listado de los auxiliares de facturación autorizados para apoyarte a facturar así como el acceso a la plataforma gratuita; tu FIEL es la clave para acceder, selecciona los archivos que solicita y captura la contraseña; también podrás ingresar con tu contraseña. 

Luego debes seleccionar la opción Generación de CFDI  y continua, revisa la información mostrada y selecciona la casilla de términos y condiciones para validar el accesos con tu FIEL; captura todos los datos solicitados ya que no avanzará si algún campo queda vacío, verifica la información y guardala.

Para capturar el comprobante, captura la información de cada campo de las categorías receptor y comprobante, la pestaña emisor ya que contiene la información registrada y verifica. 

Completa toda la información del comprobante, cuando finalices selecciona Guardar o sellar comprobante; tienes 72 horas para hacerlo si deseas modificar la información del mismo. 

¿Por qué es importante pedir factura?

Muchas veces cometemos el error que cuando vamos a hacer un gasto le decimos que no nos de factura para ahorrarnos dinero; acá te mostramos unos ejemplos para explicarte el impacto que genera la diferencia entre pedir y no pedir factura. 

Imaginemos que tuvimos una venta de $10.000 más IVA y a tu cuenta bancaria entraron $11.600; después tú tuviste que hacer un gasto por la misma cantidad y si pediste factura por lo tanto al momento de hacer los cálculos de tus impuestos, su ingreso de $10.000 menos $10.000 del gasto que hiciste por el cual sí pediste factura; te deja una base para impuesto de $0 y no tienes que pagar ISR. 

En el caso del IVA, por el cual pagaste $1600 menos el IVA acreditable de esa factura de tu compra de 2600; lo que te genera un IVA por pagar de $0. 

A partir del mismo caso, vamos con el proveedor y por querer ahorrar el IVA no le pedimos factura; con tu ingreso de $10.000 más IVA de $1.600, el proveedor hace la venta y de tu cuenta bancaria salen esos $10.000 y se quedan en tu cuenta los $1.600, hasta ahí lograste tu objetivo de ahorrar ese dinero. Pero ¿qué sucede cuando se determinan los impuestos? Como no hay una factura fiscal que puedas deducir sobre esos $10.000, no hay un IVA acreditable que podamos reducir los $1.600 este es el efecto: tuviste un ingreso de $10.000, como no pediste factura fiscal de esa compra, tuviste deducción de $0 por lo tanto te resultará una base para impuesto de la renta de $10.000, esto te va a causar un ISR del 30% de tu ingreso, unos $3000;  al momento de determinar los IVAs, tienes un IVA trasladado de $1.600 pero como no pediste factura de ese gasto, no tenemos ningún IVA que acreditar o disminuir sobre ese importe, por lo tanto no hay un gasto fiscal que acreditar, se te genera un IVA a cargo del mismo monto; por lo tanto sumado a lo anterior, tienes impuestos por pagar de $4.400.

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