Gestión de proveedores: ¿Qué es y en qué consiste?

¿Qué es la gestión de proveedores? ¿Cómo realizarla mediante cinco pilares fundamentales? Todo esto y más en este artículo. 

Cuando una empresa desea adquirir bienes o servicios que le permitan continuar con su trabajo, es muy importante que pueda establecer contacto y mantenerlo en el tiempo, con los proveedores. 

En ellos radica no solo la seguridad de conseguir buenos materiales a un bajo costo sino que, como consecuencia inmediata, también allí radica la reputación de una empresa o compañía. 

Para esto es fundamental que conozcas los rasgos más destacables de lo que se conoce como gestión de proveedores, cómo funciona el proceso, todos sus rasgos positivos y los riesgos que se corren.

¿Qué es la gestión de proveedores? 

La gestión de proveedores es un proceso de negocio fundamental al momento de desarrollar un negocio ya que nos ayuda a seleccionar adecuadamente a los proveedores y negociar los mejores precios para la adquisición de bienes o servicios; en los que también es primordial obtener una buena calidad de los mismos.

Es una de las principales herramientas competitivas para las empresas, donde la rentabilidad, la eficiencia operativa, la rotación del inventario y el servicio al cliente se han convertido en objetivos de las empresas con un enfoque sistemático en la logística integral. 

Por otra parte, los proveedores deben cumplir con ciertas características como: 

  • Trabajo en equipo
  • Conocer al consumidor final
  • Ser flexible
  • Generar valor de cadenas productivas y habilidades gerenciales
  • Conocimiento técnico
  • Habilidades interpersonales y comunicacionales

¿Cuál es la importancia y beneficios de la gestión de proveedores?

La importancia en la gestión de proveedores suma un porcentaje en los costos totales de la empresa, inventarios adquiridos a proveedores, innovación en los productos y calidad de los productos que dependen de la gran gestión de compras a estos.

Debido a la alta competencia empresarial es fundamental crear estrategias que beneficien la rentabilidad de la compañía así como la optimización de recursos.

Por consiguiente, el nivel de calidad en la gestión de proveedores implica una gran incidencia en el resultado que genere el negocio, el servicio al cliente y el valor de la cadena de suministros, lo que repercute directamente en los objetivos de la empresa; es por esto que toda compañía debe elaborar un plan estratégico que contemple las metas comerciales y de imagen deseados. 

El éxito de un negocio es una característica intrínseca en relación a la gestión de proveedores, ya que este es una pieza clave en lo que respecta a decisiones internas como la selección de bienes, precios y servicios de compra de calidad. 

¿Cuáles son los riesgos de la gestión de proveedores?

Al estar al frente de un negocio se debe tener en cuenta que en la relación con los proveedores se corren ciertos riesgos; como por ejemplo: 

  • Interrupción del servicio al cliente: el proveedor se convierte en la cara visible de la empresa, por lo tanto, cualquier dificultad que surgiera con los productos o servicios que ofrece la compañía, la equivocación será implícitamente de la misma.
  • Violaciones a la ley y la normativa vigente: tanto el proveedor como la compañía pueden incurrir en alguna falta que derive en el pago de una multa. 
  • Daño a la reputación de la empresa contratante: todos aquellos daños que la empresa sufriera por parte de una falla de los proveedores imprimen daños intangibles para la compañía. 
  • Quiebre de la cadena de suministro: si la logística presenta problemas, esto supone una pérdida tanto para los proveedores como un daño en los productos.
  • Riesgo de fraude: este riesgo es de carácter crítico ya que puede afectar a cualquier compañía. 
  • Factibilidad económica del proveedor: si una empresa carece de liquidez para cumplir con sus obligaciones, se arriesga a la disrupción del servicio.

¿Cuál es el objetivo de una gestión de proveedores? 

El objetivo de la gestión de proveedores significa crear una relación que asegure el uso y estado de un producto o servicio en óptimas condiciones y con el menor riesgo posible para la compañía; a su vez, los objetivos en la gestión corporativa de compras a los proveedores son las siguientes: 

  1. Mejoramiento de la cadena de abastecimiento para ganar y conseguir productividad
  2. Investigación y desarrollo para encontrar mejores opciones que satisfagan las necesidades del cliente
  3. Centralizar la responsabilidad de gestión de compras con una organización inteligente, proactiva e influyente.
  4. Mejoramiento de los diferentes servicios externos

El primer paso para mejorar la gestión de compras es mediante el Modelo de Kraljic, este modelo propone cuatro tipo de productos según su impacto, los resultados y los número de los proveedores. 

  1. Servicios multiplicadores
  2. Servicios rutinarios 
  3. Servicios críticos
  4. Productos estratégicos que impactan en el resultado

¿En qué consiste la gestión de proveedores para una empresa?

La gestión de proveedores de una empresa se ocupa de la relación con los suministradores de los productos cuyo objetivo principal es alcanzar la mayor calidad de bienes a un precio accesible. 

Para ello, la compañía debe crear una estrategia  para abordar a los proveedores y que debe contar con las siguientes características: 

  • Selección de nuevos proveedores que abarquen las necesidades que surjan; se utiliza para determinar si los proveedores son lo suficientemente capaces de cumplir con las expectativas de la compañía. 
  • Definir y negociar los acuerdos financieros, la calidad alcanzada en los suministros y las condiciones de compra, además de segmentarlos en parámetros como el riesgo de suministro, el gasto total, el costo total de la propiedad, la rentabilidad, entre otros. 
  • Gestionar la relación con los proveedores implica velar por el cumplimiento de los contratos, además de entablar una relación colaborativa lo que asegura el crecimiento empresarial. 
  • Renovar y terminar contratos y mantener al día los pagos y entregas. 
  • Mantener la información de los proveedores y los servicios, disponible y actualizada

Por otra parte el proceso de gestión de proveedores consiste en todas estas características

  • En cuanto al conocimiento del producto: definición de los atributos, evaluación del producto, necesidades a considerar.
  • En cuanto al análisis de proveedores: recopilar la información, conocimiento de proveedores, matriz de posicionamiento.
  • En cuanto a la selección y evaluación: definición de los criterios, evaluación y clasificación, selección y negociación
  • En cuanto al control y la actualización: seguimiento de recepciones, evaluación del rendimiento, continuación o rechazo. 

¿Cómo hacer una gestión de proveedores?

En la gestión de proveedores existen cinco pilares fundamentales para conseguir una gestión eficaz de los proveedores: 

  • Gestión de información del proveedor: este es el pilar que da inicio a la cadena de gestión. Es necesario y fundamental poseer una base de datos de los proveedores, organizada bajo criterios impuestos a todos los proveedores.
  • Gestión del ciclo de vida del proveedor: cómo se gestionan los proveedores de acuerdo a las necesidades de la empresa. A partir de esto pueden existir distintos tipos de relaciones y fases para contratar o no a un proveedor: sin relación, bajo revisión, evaluación, aprobado, privilegiado, contratado. 
  • Gestión del rendimiento o desempeño del proveedor: lo fundamental de este pilar es identificar a los mejores proveedores y retenerlos, lo que atrae mayores beneficios para la empresa. Particularmente, este aspecto puede abarcar muchos aspectos como la calidad del producto, la entrega y el comportamiento. 
  • Gestión de riesgos, diversidad y cumplimiento de proveedores: en este aspecto es importante evaluar la reputación, los riesgos del proveedor y su cumplimiento. La compañía debe poder mitigar los riesgos de los suministradores de acuerdo a su historial y la actividad de los mercados. Lo positivo de este aspecto es la mejora en los productos que se adquieren además de la innovación en los mismos, en los servicios y soluciones. 
  • Administración de relaciones con los proveedores: es muy importante para la relación entre una empresa y sus proveedores mantener lazos de confianza, ya que a partir de que se llegue a un acuerdo, serán socios; para ello, se debe establecer una planificación, cooperación y ejecución de toda la empresa. Lo relevante es el trabajo en equipo y una buena comunicación porque es de esta manera que se obtendrán beneficios. 

¿Cómo mejorar la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores no solo debe limitarse a la compra , a conseguir buenos productos y precios; sino también en todo el proceso de producción, porque como dijimos anteriormente, los proveedores forman parte de nuestra compañía como socios activos. 

Una de las maneras de mejorar la gestión es establecer un equilibrio y buena comunicación entre los resultados esperados y los obtenidos; si los proveedores perciben y comprueban que la compañía los acompaña continuamente, estos estarán disponibles y responderán con más velocidad. 

Por otra parte, es fundamental llegar a un acuerdo entre lo que se desea en cuanto a los bienes y materiales requeridos y comunicarlo con claridad, además de desarrollar un conjunto de requisitos esperados; puede resultar engorroso al principio pero un proveedor no podrá esquivar las responsabilidades cuando las metas son personalizadas.

Otra herramienta para mejorar la gestión es realizar un control detallado  del proceso de compra, detallando los puntos fuertes y débiles, así obtener un resultado honesto y realista de todas las transacciones que se realizan con los proveedores.

A su vez es muy importante que el equipo encargado de la gestión acuda a la formación de manera continua sobre prácticas y estrategias que impliquen mejoras a largo plazo; el entrenamiento debe enfocarse en las necesidades que se requieren de un proveedor y cómo obtenerlo.

Así mismo, el conocer en profundidad a sus proveedores es una estrategia válida si se quiere obtener mayor información con respecto al proceso; además es muy provechoso ya que se pueden conseguir oportunidades con respecto al costo, la calidad, la entrega, el desarrollo de nuevos productos y el desempeño sostenible de la cadena de abastecimiento.  

Por último, la compañía puede desarrollar prácticas que sean aprovechables para toda la cadena de proveedores en donde la prioridad sea el desempeño de los sistemas del proveedor.  

¿Qué herramientas existen para la gestión de proveedores? mencionar a higo

En cuanto a las herramientas que existen para agilizar el pago a proveedores, se encuentra Higo una compañía que busca reemplazar el proceso manual de pago por una plataforma digital. 

Los servicios que ofrece la plataforma son el pago de facturas, en las que centraliza el proceso de aprobación y distribuye los pagos a los proveedores; para esto solo debes vincular el buzón del SAT para poder recibir y visualizar tus facturas de una manera rápida; aquí también puedes comprobar cuándo y quién aprobó tus facturas y por último, realizar el pago. 

Por otra parte, puedes cobrar tus facturas y automatizar tu proceso de cuentas por cobrar; además de financiar tus cuentas por cobrar y tus cuentas por pagar; con esta herramienta puedes expandir tus metas financieras al mismo tiempo que conservas la “buena salud” de la misma. 

3 libros sobre gestión de proveedores para aprender más

Aquí te dejamos una selección de libros que te ayudarán a comprender mejor como funciona la gestión de proveedores y conocer nuevas herramientas al respecto.

  • Gestión de proveedores de Juan Dueñas Nogueras: en este libro se aborda de una manera organizada y detallada las características de la gestión de proveedores, abordando temas como:  Analizar los elementos de un acuerdo/contrato de suministro con proveedores, analizar las condiciones técnicas y parámetros en procesos de selección de proveedores,aplicar técnicas de comunicación en procesos de preparación y desarrollo de las relaciones con proveedores nacionales y/o internacionales, aplicar técnicas de negociación en el establecimiento de las condiciones del aprovisionamiento con proveedores nacionales y/o internacionales además de utilizar los mecanismos de seguimiento y control de programas de aprovisionamiento.

Puedes conseguirlo en este link

  • Gestión de proveedores de Óscar Sánchez Estella, a través de ejemplos, explicaciones y ejercicios prácticos, el autor realiza un recorrido sobre lo que resulta fundamental a la hora de abordar la gestión de proveedores; en este manual se realiza un análisis de los documentos administrativos de las compras, de las técnicas utilizadas para seleccionar al proveedor ideal, así como de la negociación y comunicación utilizadas con ellos. Se aborda también el seguimiento y la evaluación de los proveedores, entre otros aspectos. 

Podés conseguirlo en este link

  • Introducción a la Selección, evaluación y gestión del riesgo de Proveedores en la cadena de suministro y compras de Miguel Brines se ahonda, de modo divulgativo y desde las perspectivas de compras, en las fases de vida de un proveedor en una empresa; además de explicar paso a paso como se lleva a cabo el proceso a través de sugerencias y criterios sobre cómo evaluar a los proveedores.

Puedes conseguirlo en este link

Continúa leyendo.

¿Cómo el financiamiento puede aliviar el flujo de caja?

Facturas electrónicas: qué son, beneficios, diferencias, ¡y más!

¿Cuáles son los requisitos para dar de alta una empresa en México?

¿Qué es el Servicio de Administración Tributaria (SAT)? 

Persona moral ¿Qué es? Características, obligaciones y más. 

Liquidez. ¿Qué significa? ¿Cuál es su importancia?