Nota de débito: ¿Qué es y cómo se realiza?

Las notas de débito y crédito son una herramienta necesaria tanto para los grandes empresarios como para los emprendedores ya que permiten corregir aquellos errores que podemos cometer en las ventas.

Para saber más sobre sus características y eficiencias, te invitamos a que leas este artículo. 

¿Qué es una nota de débito? responder a la pregunta para qué sirve y citar algún ejemplo

Supongamos que un comerciante realiza el envío de mercaderías a un comprador, una vez hecho el envío, el comerciante detecta que hubo un error en la facturación para ajustar ese error este envía al comprador una nota de débito informando que su deuda ha aumentado. 

La nota de débito puede utilizarse para cobros de fletes, ajustes en presupuesto y otras características. 

La nota de débito es, entonces, el comprobante que emite el vendedor para comunicarle al comprador que su deuda ha aumentado por gastos, intereses errores de facturación, cambios de costos, modificaciones en cotizaciones, reestructuración de presupuesto, fletes, servicios adicionales, etc. 

Sin embargo, tiene más usos, dependiendo del caso:

  • Cuando se deben agregar intereses por operaciones a largo plazo.
  • Cuando se deben agregar gastos de cobranza de una factura.
  • Para anular una nota de crédito emitida (entendiendo que la emisión de una nota corresponde a la reducción del monto final de una factura).
  • Por cualquier otro motivo que aumente el precio del bien o servicio facturado (incluyendo el IVA de este).

¿Cuándo se emite una nota de débito? 

Las notas de débito deben emitirse en los siguientes casos: 

  • Para recuperar gastos y costos
  • Intereses por mora
  • Penalidades 

Únicamente los sujetos que emiten los comprobantes por las operaciones originarias podrán emitir notas de débito o crédito en concepto de descuentos, bonificaciones, quitas, devoluciones, rescisiones, intereses, etc., siempre que se encuentren relacionadas a una o más facturas o documentos equivalentes emitidos previamente. 

Si una factura electrónica se confecciona mal la única forma de anularla es a través de una nota de crédito y luego volver a realizar dicha factura. 

¿Cuál es la importancia de la nota de débito?

Las empresas nunca deben realizar cargos de forma unilateral a la cuenta de sus clientes. Por tanto, mediante la nota de débito se le avisa al cliente que la empresa estará efectuando al momento del cobro de una determinada cuenta, cuota o pagaré un monto adicional al valor original. Es decir, que la nota de débito, previa notificación al cliente, faculta a la empresa para incrementar el valor original en un documento. 

¿Cuáles son las partes de una nota de débito? 

  • Una nota de débito debe tener los siguientes elementos constitutivos: 
  • Nombre y NIT de la empresa que la emite.
  • Nombre y NIT del comprador.
  • Número de nota.
  • Número de la factura que se corrige.
  • Fecha de emisión.
  • Cantidad, detalle y valor de la corrección.
  • Impuestos que se corrigen.
  • Valor total a debitar.

Con la facturación electrónica, las empresas también deben realizar sus notas débito y crédito de manera electrónica al tratarse de un documento que modifica el valor original de la factura emitida, el procedimiento debe ser el mismo bajo el cual se realiza la factura.

¿Cómo se hace una nota de débito?

Por ejemplo: Panadería El vigilante (Monotributista) envía una nota de débito original a Pablo Sanchez (Consumidor final) por el transporte o flete de la mercadería vendida y se le va a cobrar por dicho transporte un 12% extra de la facturación. 

La facturación se encuentra respaldada por una factura duplicada del tipo “B” n°2 de $3000; en síntesis. 

Si la facturación es por $3000 al multiplicar por 0,12 nos dará como resultado ese 12% que se le va a cobrar a Pablo Sanchez, osea, $360.

Entonces la deuda de Pablo Sanchez se incrementa en $360 y Panadería El vigilante se lo notifica mediante una nota de débito. 

Para completar la nota debemos hacer lo siguiente: en Razón social ponemos Panadería el vigilante, en Nota de débito agregamos n°1 más la fecha, cliente Pablo Sanchez; en Descripción ponemos cargo por flete 12%, Unitario $360, total $360 y total final $360.  

¿Se puede anular una nota de débito?

Las notas de crédito y débito se pueden anular. Pero para mantener una correcta contabilidad es necesario balancearla mediante la emisión de una nota de crédito o débito contraria. Por ejemplo, si necesitas anular una nota de débito, debes crear una nota de crédito por el mismo valor, así se estabilizan tus cuentas.

Es muy simple, la nota de crédito es el documento que se utiliza con el objetivo de anular un comprobante. Por ejemplo: cuando se emite una factura y existe un error, se haya duplicado o simplemente el cliente solicita la devolución del producto y el reembolso de su dinero, deberás realizar la nota de crédito que anulará esa factura emitida. 

¿Quién se queda con el original de la nota de débito?

La nota de débito original es para el comprador y representa que su deuda ha aumentado; mientras que la nota de débito duplicado es para el vendedor y se utiliza para certificar el aumento de una deuda a favor.  

Diferencias entre nota de débito y nota de crédito

Cuando hablamos de los documentos tributarios es esencial mencionar a la nota de débito y crédito ya que forman parte de los elementos esenciales que todo contribuyente debe manejar y conocerlas es esencial para todo emprendedor y pequeña empresa. 

La nota de débito es un documento tributario que emiten los vendedores y prestadores de servicios afectos al IVA, cuando hay un aumento en el monto de la factura por: 

  • Errores de facturación (cobro de monto menor u omisión del IVA)
  • Cobro de intereses de demora en la factura
  • Agregar gastos de cobranza

La nota de crédito es un documento tributario que emiten los vendedores y prestadores de servicios afectos al IVA cuando hay una disminución en el monto de la factura por: 

  • Devolución de producto y reembolso del dinero
  • Descuento no aplicado a la compra
  • Cobro de más al cliente
  • Factura emitida por error
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