Recibo: ¿Qué es? ¿Cómo y cuándo se emite?

Para llevar un mayor y mejor control de las compras y ventas, los negocios utilizan los recibos como un documento que sustenta los movimientos entre vendedor y comprador.

Si quieres conocer cómo funcionan, no dejes de leer este artículo. 

¿Qué son los recibos?

Un recibo es un documento que acredita el pago de una deuda, el cual, será emitido por el acreedor y entregado al deudor.

Sin embargo, este documento no posee un carácter formal ya que no existe una normativa mercantil específica al respecto; simplemente se considera un efecto comercial parecido a un pagaré o una letra.

Tipos de Recibos

Existen diversos tipos de recibos y esta clasificación depende del formato y de sus características, y, por el otro, de los productos que se comercializan.

  • El Recibo de Arrendamiento es el documento que acredita el pago entre el propietario y el arrendatario de un inmueble, tendrá un uso diferente según quién lo necesite. Por el lado del arrendador, servirá como comprobante de que tiene esa propiedad alquilada por la cantidad acordada, y, por el lado del inquilino, será la prueba de que ha pagado el importe estipulado.
  • El Recibo de Banco es aquel que se cobra automáticamente mediante una domiciliación bancaria, en el cual, intervendrán tres partes, el vendedor, el banco y el comprador.
  • El Recibo de Honorarios es aquel que acredita la prestación de servicios de un profesional, será emitido por el profesional independiente a la empresa que lo haya contratado.
  • El Recibo de Nómina o Recibo de salario, en el cual, aparecerán los siguientes datos: datos del empleador, datos del empleado, período de liquidación, número de seguridad social, tipo de jornada, percepciones, deducciones, incapacidades, horas extras, base de cotización, salario neto y bruto, y, la modalidad de pago.
  • Recibo de caja de ingreso: recepción de una cantidad adeudada en efectivo.
  • Recibo de caja de egreso: desembolso en efectivo por la compra de bienes.
  • Recibo de depósito en una cuenta corriente: recepción de una cantidad por una transacción bancaria.
  • Recibo de depósito judicial: depósito en una entidad bancaria por orden judicial.
  • Recibo de depósitos en garantía: pago de una fianza de alquiler.
  • Recibo de depósitos en custodia: lo emite el banco cuando recibe objetos de valor que debe custodiar durante un periodo de tiempo acordado.
  • Recibo de depósito a plazo fijo: también emitido por la entidad bancaria cuando se contrata un depósito a plazo fijo.

Diferencia entre Recibo y Factura

La principal diferencia entre el recibo y la factura, radica fundamentalmente en la finalidad con la que se entrega este documento al consumidor.

Por un lado, el recibo es el comprobante de una compra realizada, mientras que la factura es el documento legal que tendrá un aspecto tributario.

Con un recibo el cliente tiene en sus manos un documento que atestigua que ha cumplido con su obligación comercial, es decir, cancelar una deuda por un servicio o una mercancía, y el prestador tiene la constancia de que ha recibido su compensación. Esta constancia de pago no sirve, sin embargo, como justificante fiscal, pues para ello es necesario que el prestador de servicios emita una factura.

Otra diferencia importante, es la fecha de emisión, ya que, la Factura se emite cuando se ha realizado la transferencia, mientras que el Recibo nunca se podrá emitir con carácter previo.

La factura se diferencia del recibo básicamente por el momento en que se emite y la razón por la que se hace. Un recibo es un documento meramente informativo que demuestra un pago realizado y se emite siempre tras el pago, y una factura es un documento con fines tributarios que acredita que se ha realizado una operación comercial y suele emitirse antes de efectuarse el pago. En este sentido, equivale más a una solicitud de pago que a un justificante del mismo. Al servir de justificante de las obligaciones tributarias, la factura es algo más compleja e incluye más datos (número de factura, fecha, datos fiscales del proveedor) y muestra los impuestos desglosados para cada producto.

¿Cuándo se emite un recibo?

Un recibo es un documento físico utilizado para reflejar o dejar constancia de la realización de un pago pendiente. El pagador lo recibe como comprobante de pago y puede emplearlo también para futuras devoluciones.

¿Cómo se emite un recibo?

Para la elaboración y la emisión de recibos, hay ciertos aspectos formales con los que se debe cumplir:

  • La fórmula «Recibí de» o una variante similar.
  • El nombre de la persona o entidad que hizo la entrega o el pago.
  • El importe recibido; la forma más habitual es hacerlo tanto en letras como en cifras.
  • El concepto por el que se realizó el pago.
  • Lugar y fecha.
  • Nombre y firma del receptor.

Esta información es opcional:

Número de serie de recibos expedidos y membrete con datos del emisor (NIF, CIF, nombre, etc.).

Los recibos pueden escribirse tanto a mano en un talonario de recibos como a través de computadora.

Los programas de contabilidad sirven de ayuda en este sentido porque ofrecen la oportunidad de vincular la emisión de dichos documentos con los libros de contabilidad, con lo que no solo se ahorra tiempo y trabajo, sino que estos reciben automáticamente todos los datos correctos. En aquellos casos en que se emite un gran número de recibos diariamente es recomendable recurrir a una solución digital.

¿Qué es un recibo membretado?

Un recibo membretado obtiene ese nombre a partir de los datos que se obtienen del membrete. Estos datos son los del emisor (NIF, CIF, nombre…), el nombre de la persona o entidad que hizo la entrega o el pago, el importe recibido. 

En ocasiones, se suele indicar tanto el importe en letras como en número

¿Qué características tiene un recibo?

El recibo domiciliado tiene un formato normalizado y su estructura se despliega a través de los siguientes datos que deben consignarse: 

  • Lugar de emisión
  • Fecha de emisión y vencimiento
  • Receptor y emisor
  • Importe

Actualmente, en la práctica diaria, rara vez se llega a imprimir este documento ya que lo habitual es transmitir esta información de cobro a nuestro banco para que él se encargue del cobro en la cuenta bancaria que nuestro cliente nos ha dado como domiciliación. 

¿Cuáles son las características de un recibo de caja?

Los recibos de caja son los documentos que respaldan entradas de dinero a tu empresa. Cada vez que registres un Ingreso, ya sea como pago de una factura de venta o por otros ingresos asociados a cuentas contables, automáticamente quedará registrado un recibo de caja para dicho dinero recibido.

¿Qué características tienen los recibos de servicios públicos?

Es un documento electrónico que tiene todos los efectos tributarios de un comprobante de pago: sustenta costo, gasto, crédito fiscal para efectos tributarios, en caso de emitirse con La serie es alfanumérica, y su numeración es correlativa y generada por el sistema.

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