¿Cómo se importa un inventario en Quickbooks?

Como se importa un inventario en Quickbooks

Quickbooks es un software innovador que en la actualidad es utilizado en las pequeñas y medianas empresas para agilizar todos los procesos administrativos de la misma, como el pago de facturas, el registro de ingresos y egresos, cotizaciones, inventarios, entre otras funciones que desarrolla. 

Es por eso que en el siguiente artículo te explicamos cómo funciona el control de inventario a través de Quickbooks

Higo y Quickbooks

¿Cómo se importa un inventario en Quickbooks?

Para importar un inventario en Quickbooks, debes realizar los siguientes pasos: 

  1. Debes iniciar sesión en Quickbooks. 
  2. Clic en Configuración (se representa con el símbolo del engranaje) 
  3. Luego selecciona Importar datos.
  4. Selecciona Productos y servicios. 
  5. Clic en Examinar, desde allí exportarás el archivo, elige y selecciona Abrir. 
  6. Clic en Siguiente.
  7. Debes asignar la información a la hoja de cálculo en el menú que se despliega, selecciona el que coincida con un ítem de QuickBook.
  8. Clic en Siguiente.
  9. Debes reemplazar los valores de los productos por el mismo nombre, pero debes hacerlo cuidadosamente porque una vez que realices este proceso, no se podrá deshacer.
  10. Ahora selecciona Importar y ¡listo! 

¿Cómo se hace un control de inventario en Quickbooks?

El control de inventario en Quickbooks es muy fácil y solo debes seguir estos pasos: 

  • Selecciona Configuración (símbolo de engranaje) 
  • Clic en Productos y Servicios
  • Clic en Nuevo 
  • Clic en Inventario
  • Ingresa un Nombre
  • Puedes colocar la cantidad inicial en mano en cero, si es que no adjuntas el inventario del año anterior. 
  • Ingresa la fecha en el que registras el balance, es recomendable que pongas el día en el que comenzaste con ese negocio. 
  • La cuenta genera el Activo de Inventario, sin embargo, puede cambiar según lo establecido por el contador o el dueño del negocio. 
  • Luego tienes la opción de Reporte de Compra y Venta, en el cual deberás ingresar con mucho detalle tus actividades dependiendo del tipo de reporte que desees presentar.  
  • El precio de venta debes colocarlo solo si es fijo, en caso contrario debes ingresarlo al momento de la facturación. 
  • La cuenta de Ingreso se genera automáticamente en el sistema pero puedes modificarla según tus necesidades.  
  • El costo solo se ingresa si es fijo así el software calcula el valor del activo, lo mismo sucede con la cuenta de costo. 

¿Cómo se actualiza el inventario en quickbook online?

Como explicamos anteriormente, este software posee una serie de planes que se ajustan a las necesidades de los clientes y que varían en su costo y en las funciones que provee. 

Es por esto, que aquellas funciones relacionadas al inventario son parte de Quickbook Plus, una de las opciones más completas que ofrece el sistema. 

Dicho esto, para actualizar el inventario debes seguir estas instrucciones: 

  • Activar el Seguimiento de inventario, si no lo has hecho antes, debes dirigirte a configuración y hacerlo desde allí. 
  • Luego dirígete a Configuración y selecciona Cuenta y Configuración. 
  • Clic en Ventas.
  • Clic en Editar (esta función está señalada con el símbolo de un lápiz) en el apartado Productos y servicios.
  • Selecciona Mostrar columna Producto/Servicio en el formulario de venta. 
  • Clic en dar seguimiento a la cantidad y a la tarifa
  • Clic en dar seguimiento a las existencias del inventario.
  • Clic en Guardar.

¿Cómo pagar por QuickBooks?

Llevar a cabo la función de pago por Quickbooks es muy sencillo: 

  • Ingresa al menú de Actividades y selecciona Pagar cuentas 
  • Clic en Pago Online y selecciona el método de pago. 
  • Selecciona la casilla para incluir el número de referencia del crédito. 
  • Selecciona las cuentas que deseas pagar. 
  • Clic en OK para enviar los ítems que determinarán tu pago online. 

Una vez que hayas creado los pasos a seguir para el pago online, debes enviarlas a la institución financiera que te corresponda. 

  • Selecciona Online Banking y luego Online Banking Center.
  • Chequea que los informes de pago estén marcados y selecciona Enviar. 
  • Registra el número PIN y luego OK. El sistema se encargará de enviar estas instrucciones de pago a la institución correspondiente. 

Por lo general, los pagos se terminan de procesar en un par de días, ya que el banco necesita cierto tiempo para comprobar la información y de esa manera tenerla disponible. 

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