¿Cuáles son las ventajas de usar Quickbooks?

¿Cuales son las ventajas de usar Quickbooks?

En la actualidad, muchas empresas requieren de la elaboración de presupuestos que le permitan cumplir con los objetivos de sus operaciones económicas así como también cumplir con el registro de ventas y gastos. 

En este sentido, Quickbooks es un sistema que te permite llevar a cabo la definición, configuración y administración de los planes que quieras implementar en tu negocio. 

Higo y Quickbooks

¿Qué es Quickbooks?

Quickbooks es una herramienta virtual que realiza actividades administrativas; de las cuales una de las más requeridas es la generación de facturas, sin embargo sus funciones se extienden más allá de eso. 

Es un sistema contable online que te permitirá cumplimentar con los requisitos que se exigen en el Sistema de Administración Tributaria y agilizar todas las actividades relacionadas a la contabilidad de tu negocio. 

Esta herramienta cuenta con un software muy sencillo de usar y muy intuitivo, es decir, que no debes ser un experto en informática para utilizar todas sus funciones. 

¿Cuáles son las ventajas de usar Quickbooks?

Ya que con Quickbooks puedes llevar todos tus procesos contables desde una sola aplicación, esto acarrea consigo una serie de ventajas que deberás conocer: 

Permite analizar de mejor manera las finanzas, lo que tiene un impacto directo sobre la toma de decisiones

Una de las ventajas más representativas de Quickbooks es que condensa toda la información contable de una compañía en un solo lugar, la nube. Lo cual es sumamente beneficioso para aquellos que deseen acceder a los datos financieros en tiempo real. 

A su vez esto significa que, ante la competencia, la empresa puede tomar decisiones mejor posicionadas además de controlar las actividades que desempeña la empresa. 

Seguro y eficaz

El uso de Quickbooks trae consigo ventajas en cuanto al acceso de la información ya que se puede permitir o restringir quiénes pueden utilizar la misma o editarla. 

Esto significa que toda aquella información allí ingresada sea a prueba de errores además de implicar de manera directa, el ahorro en los tiempos de trabajo.

Es un soporte que optimiza los procesos

QuickBooks funciona bajo compañías SaaS (Software as a Service) los cuales tienen la función de otorgarle a la empresa el soporte suficiente que le permita a la misma aprovechar todas las funciones del sistema, ya sea actualizando y capacitando cualquier módulo que se requiera.  

¿Qué tan confiable es QuickBooks?

Como vimos anteriormente, Quickbooks almacena toda la información en la nube y es por esta razón que el riesgo a perder los datos o que se infiltren es muy bajo o casi nulo. A su vez, los datos están encriptados de tal manera que aquel que quiera hacer uso de los mismos debe contar con usuario y contraseña

Sin embargo, como sabemos una contraseña puede perderse e incluso ser vulnerada de tal manera que un tercero podría acceder a tu información y ante este riesgo, Quickbooks ofrece un proceso de autentificación para que el sistema se asegure de que eres tú. 

Si precisas de este paso, se enviará un código a través de tu correo electrónico o SMS que luego deberás ingresar a la plataforma para ingresar.

¿Cómo se hace un presupuesto con Quickbooks?

Es muy habitual que los presupuestos que genera cada empresa pueden variar ajustándose a las necesidades de la misma y del contexto en el que se encuentra cada negocio. 

Estas variaciones pueden presentarse sin previo aviso durante un año financiero y es por ello que, si realizamos presupuestos, es muy importante que cuentes con una herramienta eficaz que te ayude a administrar y modificar esos registros cuando lo necesites. 

Por otro lado, debes tener en cuenta que los presupuestos se crean a partir de los registros de las actividades anteriores del negocio así como también de los elementos presupuestados en ese periodo de tiempo. 

Ahora bien, para generar un presupuesto en Quickbooks, debes realizar las siguientes acciones: 

  • En el sistema haz clic en “Configuración” y luego en “Hacer un presupuesto”. 
  • Clic en “Agregar presupuesto” 
  • Puedes asignar un título para tu presupuesto en “Nombre”.
  • Despliega el menú “Año financiero” e ingresa el año financiero que quieres presupuestar. 
  • Puedes elegir si el presupuesto será mensual, trimestral o anual en la pestaña “Intervalo” 
  • Si prefieres que los datos de presupuestos anteriores se completen automáticamente debes oprimir la opción ¿Precompletar datos?, debes elegir el año que deseas (este paso es opcional) 
  • Puedes elegir “Subdividir por” y de esta manera se pueden aplicar criterios como “clases”, ”cliente” o ”ubicación” 
  • Clic en “Siguiente”.
  • Si no eliges precompletar los datos, captura la información en pantalla. 
  • Cuando hayas terminado con la configuración, debes “Guardar” y “Cerrar”.

¿Cómo se puede ver el catálogo de cuentas en Quickbooks?

Cuando hablamos del catálogo de cuentas hacemos referencia a un listado de las cuentas que utiliza Quickbooks para controlar la información financiera disponible. 

Estas cuentas son utilizadas como clasificación de las operaciones que se realicen en la empresa y de esta manera tener disponible un historial de cada una para analizar las entradas y salidas de dinero.  

Para tener una buena contabilidad es importante que poseas un catálogo de cuentas que sea comprensible y esté configurado de manera correcta para realizar una buena lectura sobre las transacciones financieras. 

En el siguiente cuadro te mostramos cuáles son las cuentas más habituales que crea Quickbooks: 

CuentaFunción
Cuentas por pagar Quickbooks te ayudará con la facturación de las cuentas que debes. 
Cuentas por cobrar Quickbooks te ayudará a crear la facturación para aquellos clientes que te deben dinero. 
Capital del saldo de aperturaQuickbooks es de gran ayuda al momento de realizar un balance financiero correcto de manera previa al ingreso de activos y pasivos. 
Ganancias acumuladasQuickbooks hace una transferencia automática de los ingresos acumulados que aún no han sido repartidos entre los propietarios además de hacer un seguimiento de los mismos.  
Impuesto por pagarControla todos los impuestos que pagas y cobras. 
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