¿Qué es Quickbooks y para qué sirve?

¿Qué es Quickbooks y para qué sirve?

Cuando comenzamos con un emprendimiento propio o bien llevamos a cabo la administración de un negocio, debemos cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes para que este pueda desarrollar sus actividades en regla y dentro de la normativa legal. 

A su vez, esto implica una correcta gestión de ingresos y egresos y ventas además de evaluar las estrategias utilizadas y realizar mejoras en el área contable, de ser necesario.  

Para llevar a cabo este tipo de actividades contables existe una herramienta digital denominada Quickbooks; esta se adiciona al sistema de contabilidad tradicional y no solo podrás cumplir tus obligaciones fiscales sino realizar los controles de tus registros financieros con el beneficio de ahorrar tiempo y de poder enfocarte en las metas que te has planteado alcanzar con tu negocio. 

Si aún no sabes cómo funciona Quickbooks, aquí te lo explicamos y desarrollamos todos los beneficios que puede acarrear a tu empresa, negocio o emprendimiento.

Higo y Quickbooks

¿Qué es Quickbooks?

Quickbooks es un sistema contable que realiza actividades administrativas y contables; de las cuales una de las más requeridas es la generación de facturas, sin embargo sus funciones se extienden más allá de eso. 

Es un herramienta online que te permitirá cumplimentar con los requisitos que se exigen en el Sistema de Administración Tributaria y agilizar todas las actividades relacionadas a la contabilidad de tu negocio. 

Esta herramienta cuenta con un software muy sencillo de usar y muy intuitivo, es decir, que no debes ser un experto en informática para utilizar todas sus funciones. 

¿Qué es Intuit? 

Intuit es una empresa que ha desarrollado un software aplicable al ámbito empresarial y financiero; y no solo se dedica al desarrollo de los mismos sino también a su comercialización. 

Este sistema contable puede llevar a cabo varias funciones como: servicios para PyMES, profesionales contables y particulares. 

¿Para qué sirve Quickbooks?

Este sistema contable cumple con varias funciones que detallamos a continuación: 

Facturación electrónica

Tanto las personas físicas como morales tienen la obligación de emitir factura detallando los ingresos que perciben durante su ejercicio contable; es por esto que Quickbooks, ofrece a los usuarios una manera rápida y fácil de llevar a cabo la facturación. 

Si bien el SAT cuenta con un sistema de facturación online y gratuito, muchos contribuyentes se rehúsan a utilizarlo debido a que incluye una serie de pasos tediosos y para nada prácticos, sobre todo para aquellos que deben facturar una gran cantidad de transacciones. 

Por el contrario, Quickbooks te ofrece la función de guardar tu lista de clientes y de esta manera generar facturas de manera automática, junto con otras acciones que facilitan cualquier proceso administrativo. Sumado a que puedes hacer esto a través de tu dispositivo móvil, solo siguiendo unos simples pasos. 

Otra de las ventajas de facturar con Quickbooks es que estas tendrán validez oficial y contarán con todos los requisitos que se solicitan en el SAT; además están disponibles para descargarlas en el formato que prefieras. 

A su vez, la facturación con Quickbooks, te da la posibilidad de seguir tu facturación en tiempo real, así como cancelarlas o generar otros comprobantes de pago que se requieran. 

Por otra parte, no debes preocuparte por el almacenamiento de la información, debido a que el sistema está guardado en la nube por lo que te permitirá sincronizar con todas las cuentas con las que desees compartir los datos.  

Funciones contables 

La facturación no es la única función que realiza Quickbooks ya que te brinda un gran abanico de herramientas que puedes utilizar en beneficio de tu negocio. 

Una de esas funciones es que puedes centralizar tus cuentas en un solo sitio y de allí podrás controlar ingresos y egresos, recibos o facturas o cotizar productos, con lo cual, podrás administrar tu negocio de manera más eficiente. 

Acceso total a la información de tu empresa

El sistema Quickbooks te permite estar al tanto de todas las transacciones y procesos que se lleven a cabo en la empresa. En la pantalla de inicio, podrás acceder a los datos de facturación de clientes así como aquellos relacionados a las compras, ventas, pérdidas o ganancias. 

En el menú de “Ventas” tendrás a disposición información más detallada de tus movimientos financieros si así lo deseas, e incluso de los movimientos bancarios si deseas vincular las cuentas. 

Por otro lado, también cuenta con la sección de “Empleados” en la que podrás ver sus reportes o crearlos de manera automática. 

Reportes personalizados

Estos reportes resultan un gran instrumento evaluativo a la hora de analizar tus finanzas o de aplicar estrategias que mejoren el desempeño de la empresa además de facilitar el camino a una buena toma de decisiones.

Una de las características que poseen estos reportes generados con Quickbooks es que puedes generar varios de ellos, ya sea si estás interesado en evaluar tus ventas o las pérdidas. Por otra parte, te permite programar su emisión de manera periódica, en el lapso de tiempo que elijas y enviarlos por correo electrónico. 

Conexión con tu banco

Quickbooks te permite vincular su sistema con tus cuentas bancarias, lo que será más eficaz para tí debido a que podrás controlar los gastos e ingresos sin errores.

Control de inventario

Lo que diferencia a Quickbooks de cualquier otro sistema contable es que cuenta con una función de control de inventario que te permitirá automatizar el registro del stock de productos. 

Y debido a que este posee un registro de tus movimientos de contabilidad, puede realizar un inventario teniendo en cuenta los datos relevados y de esta manera no solo ahorras recursos sino también tiempo. 

Administración multimoneda

Esta función de Quickbooks te permitirá realizar tus movimientos bancarios o transacciones en la moneda que quieras., ya que puedes configurar tu cuenta y elegir la moneda que desees para llevar a cabo tus operaciones. 

Administración de usuarios

Si necesitas compartir información el sistema Quickbooks te permite agregar colaboradores a tu perfil y de la misma manera administrarlos para permanecer en sincronía. 

QuickBooks le abre el acceso a los usuarios para que puedan con la información pero esto será determinado por el propietario del perfil; qué información o funciones estarán disponibles para cada uno, depende del administrador. 

¿Qué características tiene Quickbooks?

El Quickbooks cuenta con ciertas características que lo distinguen de los softwares tradicionales: 

  1. Es intuitivo: la gran ventaja de este tipo de software es que no necesitas ser un experto para familiarizarte con su uso; solo necesitas dejarte guiar por la curiosidad y la intuición. 
  2. Emisión ilimitada de facturas electrónicas: existen muchos softwares en mercadotecnia que te permiten realizar la facturación de tus transacciones pero solo pueden emitir un número determinado de facturas; y si bien Quickbooks posee diferentes planes para que tu acceso sea limitado, su uso es gratuito y aún en su versión base te permitirá realizar facturación en gran cantidad. 
  3. Portabilidad: un software de contabilidad es eficaz si te permite desde cualquier lugar, ya sea desde la oficina o tu hogar, con él debes poder acceder desde cualquier punto y con cualquier soporte electrónico, ya sea tablet, celular o PC, de esto se trata la portabilidad. 
  4. Es seguro: cuando utilizamos un software para guardar información valiosa, es muy importante que este sea seguro, por lo que los sistemas cuentan con una serie de contraseñas y passwords para asegurar un buen encriptado. 
  5. Además, una señal fundamental es que si varios usuarios eligen el software es porque funciona, es confiable y un espacio virtual seguro para guardar la información. 
  6. Ofrece varias funciones: estas son algunas de las funciones a tener en cuenta cuando contrates el software: puedes controlar tus ingresos y egresos, crear reportes personalizados de tus finanzas, es eficaz para realizar trámites o transacciones bancarias y de gran ayuda para la gestión de tributos y ventas, puede ser utilizado por muchos usuarios, genera alertas para avisar sobre pagos de facturas, puedes elegir la moneda en la cual realizar las transacciones, cuenta con el respaldo de un soporte técnico, varias de sus funciones son automáticas. 

¿Cuánto cuesta el programa QuickBooks?

Quickbooks ofrece tres planes: Simple Start por un costo de $300 por mes, Pack Essentials por un costo de $700 por mes, y Pack Plus por un costo de $1.000.

Simple Start

Simple Start tiene un costo de $300 por mes; sin embargo, cuando contratas el servicio te otorgan un ahorro del 50% durante los primeros tres meses. 

El servicio incluye: 

  • Facturación ilimitada
  • Control de ingresos y egresos
  • Carga de datos tanto de clientes como de proveedores
  • Cuentas con tu información bancaria
  • Puedes realizar registros de los reportes del área financiera
  • Puedes agregar el logo de la empresa a las facturas que emitas
  • Puedes enviar cotizaciones así como generarlas
  • Puedes agregar 1 usuario al perfil. 

Pack Essentials

Pack Essentials, al igual que el pack anterior, este te permite ahorrar el 50% los primeros tres meses por lo que gastarás $350, esto significa que el costo total del servicio es de $700. 

A los ítems anteriores, este pack añade: 

  • Se importan automáticamente las facturas electrónicas
  • Gestión de tus compras
  • Manejo de moneda internacional 
  • Se adicionan 30 reportes especializados
  • Puedes añadir hasta 3 usuarios más. 

Pack Plus

Pack Plus cuesta $1000 por mes pero los primeros tres meses cuentas con un descuento del 50%, por lo que inicialmente pagarás $500. 

En este pack se añaden: 

  • Control de inventario
  • Evaluación de qué tan rentable son tus proyecciones
  • Envío de órdenes de compras
  • Clasificación de operaciones y transacciones
  • Monitoreo y creación de presupuestos
  • Puedes agregar hasta 25 usuarios más 
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