¿Qué tipo de software es Quickbooks?

¿Qué tipo de software es Quickbooks?

Si hablamos de innovación en lo que respecta a sistemas contables, nos encontramos de cara con uno de los softwares más eficaces en el mercado y este es Quickbooks. 

La facilidad en su uso e implementación lo convierten en una herramienta que las empresas incorporan día a día en su actividad, debido a los grandes beneficios que este tiene para la administración de las pequeñas y medianas empresas. 

Para saber más sobre este software, su funcionamiento, cómo adquirirlo y el costo del mismo, te lo explicamos en el siguiente artículo. 

Higo y Quickbooks

¿Qué tipo de software es QuickBooks?

Una de las herramientas que está cobrando relevancia en el área de la contabilidad es Quickbooks; este software es la solución a todos los procedimientos administrativos implicados en la gestión de una empresa, sobre todo, de las pequeñas y medianas. 

QuickBooks es un software contable que te ayuda a mantener la salud financiera de tu empresa, debido a todas las funciones que ofrece y que te permite automatizar los procesos administrativos, que muchas veces pueden resultar engorrosos. 

Entre las funciones más destacadas se encuentran las siguientes: 

  • Hacer un rastreo del flujo de caja: gracias a esto tus facturas y cotizaciones se enviarán más rápido además de poder seguir tus gastos y ventas además de realizar scans de los recibos. 
  • Seguridad: toda la información guardada en el software está encriptada y archivada en la nube, por lo que la administración de tu negocio está resguardada y además podrás ingresar desde cualquier dispositivo sin temor alguno a que roben tus datos. 
  • Hacer informes contables: podrás gestionar tus balances, pérdidas y ganancias. 
  • Consultar el estatus de tu negocio: podrás consultar el desarrollo y progreso de tu negocio en tiempo real a través de los informes. 

¿Cómo puedo obtener QuickBooks de forma gratuita?

Como señalamos anteriormente, Quickbooks es un software contable que te permite administrar tus libros desde cualquier dispositivo, ya sea tu smartphone o computadora, además podrás darle acceso a tu perfil al colaborador que tu elijas. 

Ya que este sistema te brinda una alta calidad en sus funciones y un alto nivel de seguridad, su uso no es gratuito sin embargo ofrece distintos planes que se adaptan a las necesidades de tu negocio. 

Por otra parte, existen plataformas financieras como Higo que te permiten contratar el servicio ofrecido por Quickbooks Plus durante 6 meses de manera totalmente gratuita, en comparación con otras plataformas que te permiten acceder al plan solo por 30 días. 

Entre las funciones que Quickbook Plus podrás: 

  • Automatizar el proceso de ventas 
  • Categorizar gastos
  • Gestión de facturas y pedidos a proveedores
  • Acceso a varios usuarios al perfil de la empresa
  • Podrás acceder a asistencia telefónica, correo electrónico o chat a través de la página web. 
  • Capacitación sobre el uso de Quickbooks a través de demos o tutoriales. 
  • Capacitación en línea 
  • Formación en el lugar

¿Qué herramientas tiene Quickbooks y para qué se puede usar?

Cuando hayas instalado el software, podrás utilizar una infinidad de herramientas: 

Facturar de manera electrónica

Es de público conocimiento que todas las personas sean físicas o morales deben hacer la facturación de sus ingresos por lo que con el software podrás hacer este proceso de manera fácil, rápida y eficaz. 

Y si bien el SAT dispone de una apartado en su página web en donde podrás llevar a cabo la correspondiente facturación de tu negocio, este proceso resulta muy largo y tedioso para los usuarios sobre todo si debes facturar en un gran volumen. 

Quickbooks te permite una facturación móvil y automática ya que puedes hacerlo desde cualquier dispositivo y sin la necesidad de ingresar la información de tus clientes ya que los datos se capturan de manera previa. 

Otro de los datos más relevantes es que las facturas que se emiten desde el software poseen validez oficial que es otorgada por el Sistema de Administración Tributaria además podrás guardar el archivo o bien descargarla como PDF o enviarla por correo a tus clientes.

Funciones contables

Este software te permite acceder a muchas funciones que agilizarán el funcionamiento de tu empresa. 

Por ejemplo, todas tus cuentas estarán almacenadas en un solo lugar ya sean egresos o ingresos, facturas, cotizaciones, etc. 

Acceso total a la información de tu empresa:

El solo acceso a Quickbooks te permite visualizar toda la información de tu empresa, desde los datos de tus clientes hasta todo lo relacionado a la facturación y transacciones que se llevan a cabo. 

Reportes personalizados

Personalizar tus reportes te ayudará a mantenerte informado sobre las actividades de tu empresa, qué es lo que se debe corregir para optimizar los procesos en la cadena de producción y qué estrategias implementar para lograr los objetivos. 

Conexión con tu banco

QuickBooks permite la vinculación de tus cuentas bancarias para que tengas un control sobre las mismas sin la necesidad de capturar información y que el proceso se lleve a cabo de manera automática. 

Control de inventario: con Quickbooks podrás automatizar el registro del stock de tus productos, una actividad que demanda mucho tiempo, ahora puede realizarse en poco tiempo. 

Administración de usuarios: a medida que tu negocio avance y crezca, necesitarás de la colaboración de tus adjuntos, es por esto que Quickbooks permite el acceso a tu perfil a más de un usuario, dependiendo del plan que hayas contratado. 

De esta manera también, todos tus colaboradores contarán con la información actualizada y en tiempo real. 

¿Cómo registrar una factura en Quickbooks?

Para registrar una factura pagada en Quickbooks deberás seguir los siguientes pasos: 

  • Ingresa al software y selecciona “Ventas” 
  • Luego selecciona la opción “Clientes” 
  • Allí se desplegará la lista de clientes, debes buscar a quien necesites y podrás ver la información del pago, si es que lo ha hecho. 

Si deseas recibir un pago, deberás hacer lo siguiente: 

  • Selecciona la opción “Recibir pago”
  • Selecciona la opción  “Nuevo”
  • Ingresa el nombre de tu cliente en la lista de compradores 
  • Cuando lo encuentres, se desplegará la información sobre las facturas pendientes. 

¿Qué son gastos facturables?

El concepto de gasto facturable hace referencia al gasto que asumes en nombre de tu cliente cada vez que llevas a cabo algún tipo de trabajo para su persona. 

En Quickbooks puedes ingresar este tipo de gastos y hacerles un fácil seguimiento para que el cliente reembolse el gasto al recibir la factura. 

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