Acta constitutiva de una empresa: ¿Qué es y para qué sirve?

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Para formar una organización, sea o no empresarial, es necesario realizar un documento donde consten algunas informaciones, clave tanto de los integrantes como de la organización en sí. 

A esto se lo conoce como acta constitutiva. Es el documento inicial que da pie a la fundación de una sociedad u organización, empresarial, sin ánimo de lucro, deportiva, etcétera. Sin este documento la sociedad carece de valor legal.

En la siguiente nota veremos qué es un acta constitutiva, para qué sirve, qué elementos la componen, cómo se hace, qué valor tiene en México, cómo se hace y muchas cosas más.

¿Qué es un acta constitutiva y para qué sirve?

Un acta constitutiva es el documento fundacional de una sociedad u organización. Que sea el documento fundacional no lo hace optativo, es de carácter obligatorio. Sin el acta constitutiva la organización carece de legalidad.

Dentro de este documento, los integrantes de la nueva sociedad deben dejar constatados una serie de datos personales y de la organización: estatuto, socios, capital inicial, domicilio, razón social, entre otros.

El primer paso a la hora de fundar tu propia organización, no importa que esta no sea una empresa, y que esta tenga acreditación legal y esté registrada en el estado, es realizar el acta constitutiva. Y, claro, que la misma tenga las firmas de cada uno de los socios que la compongan.

El acta constitutiva no es de carácter exclusivo para organizaciones con ánimo de lucro, es decir empresas. Debe ser realizada por cualquier sociedad que se conforme: sin ánimo de lucro, ONG o vinculadas al deporte.

Su función principal es otorgarle personería jurídica a la sociedad. A partir del acta constitutiva la organización será considerada una persona moral y será la herramienta que te permitirá trabajar con entidades financieras, facturar y realizar tributos o pagos de impuestos.

Sin el acta constitutiva la organización no existe para el sistema y el estado mexicano. Es el acta que certifica la fundación en un determinado lugar, en un espacio específico y por un grupo de personas también específico.

¿Cuáles son las partes de un acta constitutiva?

El acta constitutiva es el documento donde figuran todos los datos básicos de la organización. Es fundamental que toda la información sea completada y que figure de manera correcta. 

Las partes que no pueden faltar en un acta constitutiva son:

  • Nombre: Nos referimos al nombre de fantasía de la compañía.
  • Nacionalidad: En qué país se constituye y dónde realizará sus operaciones.
  • Capital: Es la inversión con la que inicia la sociedad.
  • Razón social: Puede ser diferente al nombre que se mencionó previamente. 
  • Objetivos: Debe figurar a que sector se dedicará la organización y cuál será su actividad principal.
  • Duración: El tiempo suele ser indefinido, pero existen organizaciones que tienen un tiempo de duración establecido. En este caso debe quedar estipulado en el acta.
  • Socios: Quiénes son los fundadores de la sociedad. Debe figurar la información personal de cada uno de ellos (nombre completo, nacionalidad, documento, domicilio, etcétera).
  • Roles: Qué área ocupará cada socio, así como qué porcentaje dentro de la participación de la organización le corresponde. Esto último sí es una organización empresarial, se mide según el capital aportado.
  • Domicilio: Cuál es la dirección donde puede ubicarse a la organización.
  • Cláusulas: Estos son elementos particulares de cada organización que suelen referirse a la repartición de ganancias, al cierre de la empresa o a una supuesta quiebra.
  • Firmas: Debe consignarse la firma de cada integrante y de un notario público.

Ejemplo 

El acta constitutiva debe ser efectuada por cualquier organización que se funde. Todos los datos consignados previamente deben figurar en la misma para que tenga validez legal. Asimismo, el proceso debe ser presentado y avalado por un notario público.

¿Cuáles son los tipos de acta constitutiva? 

Existen diferentes clases de actas constitutivas. Estas varían según los objetivos y el rubro en el que se vaya a desempeñar la empresa. Es decir si es una empresa, si es una sociedad sin fines de lucro, etcétera.

Los tipos de actas constitutivas que establece la ley mexicana son:

  • De una organización empresarial.
  • De una sociedad civil.
  • De una sociedad anónima
  • De una comunidad de propietarios.
  • De una organización no gubernamental.
  • De una organización sin ánimo de lucro.
  • De un sindicato.

¿Cómo se hace un acta constitutiva de una empresa? 

La realización de un acta constitutiva conlleva seguir una determinada serie de pasos frente a diferentes organismos estatales, así como la presentación de documentos e informaciones y la constitución final a través de la firma de un notario público. 

Veamos los pasos que debes seguir para realizar un acta constitutiva:

  1. Presentar una solicitud frente a la secretaría de economía. En la misma se solicita la autorización para el uso de una determinada razón social. Puedes realizarlo de manera virtual sin necesidad de presentar ningún documento. Esta solicitud tarda dos días en tener respuesta.
  2. La segunda solicitud a presentar es frente a la Secretaría de Relaciones Exteriores. En este caso se solicita el permiso para registrar la organización. Este paso se hace para certificar que no exista otra organización con la misma razón social.
  3. El tercer paso, una vez completados los dos previos, es pedir ante un notario público el acta constitutiva para tu organización.
  4. Una vez completados los tres primeros pasos debes realizar el registro como persona moral (empresa) frente al Servicio de Administración Tributaria o SAT. Este organismo te otorgará tu cédula fiscal. En el mismo figurará tu número de Registro Federal de Contribuyente también conocido como RFC.
  5. En caso de tener empleados es necesario que los des de alta frente al Instituto Mexicano del Seguro Social también conocido por sus siglas IMSS.
  6. Según la actividad de tu organización, el siguiente paso es registrarla frente a las instituciones públicas del estado o el municipio en el que tenga dirección la sociedad.
  7. Finalmente, el último paso. Debes realizar el registro de la propiedad e inmuebles requerido por el Registro Público de la Propiedad y el Comercio. Para poder realizar esto es necesario que presentes dos documentos obtenidos previamente: el acta constitutiva y tu RFC.

¿Qué se necesita para realizar un acta constitutiva de una empresa? 

Lo que se necesita ante todo es la animosidad para crear una organización. No solo una empresa, sino una sociedad de cualquier tipo. A partir de esto existen algunos datos que son fundamentales para la realización de un acta constitutiva.

Ante todo es necesario consignar nombre, dirección y país de la sociedad. Luego qué actividad desarrollará la organización y cuáles serán los roles de sus integrantes. Así como también qué nombre y razón social tendrá la sociedad.

Finalmente debe figurar la duración de la sociedad. Cuánto tiempo permanecerá cada socio, en caso de ser necesario y qué sucede en caso de cierre. La organización al momento de la realización del acta debe tener un domicilio o dirección. A su vez debe figurar el aporte al capital social de cada integrante.

¿Cuánto cuesta un acta constitutiva de una empresa?

Las actas constitutivas son un trámite que debe ser pagado. El hecho de ser necesario un notario público genera que este tenga sus honorarios y que deban ser afrontados por los socios a la hora de la realización del acta.

El costo del trámite varía según los honorarios del profesional y del tamaño de la organización. Pero el costo de un acta constitutiva para una empresa suele oscilar entre los diez mil y los quince mil pesos mexicanos.