Addenda: ¿Qué es y cómo funciona en México?

Cierre fiscal: ¿qué es y cómo se realiza?

En ocasiones notamos que la información brindada en una factura no es lo suficientemente detallada o clara. Por otro lado, en algunas circunstancias, el tiempo transcurrido entre la adquisición de un producto o servicio y la entrega o prestación de este, puede prolongarse. Esta demora puede traer consigo la necesidad de modificar el comprobante digital, y para que ello sea posible debemos recurrir a la addenda a fin de lograr la actualización de los datos de la factura. La mencionada addenda es la manera con la que se puede agregar información útil a un documento. En este artículo te contaremos que es Addenda y para qué sirve

¿Qué es Addenda?

En lo que a reglamentación tributaria respecta se conoce con el nombre de Addenda a todo elemento por el medio del cual se adicionan a facturas o comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) datos comerciales solicitados por los consumidores. Estos datos o información para agregar pueden ser; número de orden de compra, descripción de la garantía, clave de identificación de los productos, lugar de entrega o despacho, nombre del flete, entre otros.

Las mencionadas addendas suelen ser solicitadas por las empresas a sus proveedores persiguiendo el objetivo de contar con un mayor control, facilitar los procesos operativos, administrativos y comerciales. Estas solicitudes pueden ser requerimientos específicos previamente estipulados o pueden surgir en ocasiones como pedidos particulares del momento. 

Debemos aclarar en este punto, que las addendas no solo se aplican en solicitudes de empresas a proveedores, sino que cualquier persona en su facultad de cliente en general puede requerir la misma para que se especifique algún punto que considere necesario. 

¿Para qué sirve una addenda?

La addenda sirve específicamente para agregar información o datos de utilidad al contribuyente en la factura electrónica. Sin embargo, constituye una sección no fiscal de la misma. Su agregado al comprobante fiscal puede ser gestionado por un proveedor de certificación homologado por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). 

Una addenda es en sí misma una enmienda del comprobante fiscal y su eficiente utilidad se ve reflejada al momento de aclarar, modificar, agregar términos adicionales o condiciones contractuales (más allá de no ser un contrato), como así también respaldar la información ya existente.  

Es importante mencionar que si bien en esta oportunidad hacemos referencia a la addenda netamente fiscal, hay de varios tipos y por lo tanto no debe ser confundida con las addendas de otro tipo como por ejemplo las jurídicas. 

¿Cuándo se puede hacer una addenda?

Toda empresa que necesite conocer información, la cual será utilizada al ingreso de los productos o mercancías al almacén, puede requerir de una addenda. Esta le permitirá llevar un mejor control de los pagos a proveedores, conocer en detalle el producto adquirido, y mejorar la dinámica de los procesos internos. En todos los casos, cuantos más datos relevantes posea la addenda, mayor será la capacidad de manejo y decisión. 

Gracias a la información que otorga este documento las compañías pueden optimizar procesos operativos, procedimientos administrativos, mejorar los sistemas de inventarios y los procesos de embarques. Es decir, que se puede realizar una addenda siempre que sea requerida, y por medio de ella se busca la automatización de procesos que permitirá ahorro, no solo de dinero, sino sobre todo de tiempo.  

En lo que a particulares respecta, todo consumidor que así lo desee puede requerir una adenda donde se especifiquen detalles de la compra como pueden ser por ejemplo; la fecha de entrega o despacho, las condiciones contractuales de la compra,la garantía extendida, etc. En esta instancia cabe destacar que las addendas ya tienen un formato específico establecido generalmente por un proveedor de facturación electrónica.

Otro motivo por el cual se puede estandarizar una addenda a las facturas, está relacionado con el factor tiempo. Así, cuanta más información de interés se agregue a la factura, menos tiempo se deberá invertir en contestar consultas. Si se ofrecen todos los datos en un solo documento, tanto el cliente como la empresa salen ganando.

¿Cómo generar una addenda en el portal del SAT?

En primera instancia, lo que se debe definir para generar una addenda en el portal SAT, es el tipo de addenda que vamos a utilizar de acuerdo con lo requerido por el cliente comercial. Una vez definida, se solicita la misma al proveedor de facturación o proveedor autorizado de certificación. Con ellos se prepara la información necesaria y la guía de llenado previo a la emisión de la factura. 

Posteriormente, los pasos a seguir ya en el proceso de la emisión de la factura son los siguientes:

  1. Entrar al sistema oficial de facturación de la empresa o compañía. 
  2. Generar y timbrar las addendas. Para esto se deben adquirir los folios digitales. 
  3. Importar el archivo XML que brinda el proveedor al sistema de facturación. 
  4. Agrupar todos los datos necesarios. 
  5. Realizar el timbrado de la addenda. 

Los datos generales con los que debe contar la facturación con addenda son los mismos que los de cualquier otro tipo de factura; nombre, número RFC, correo, dirección, método o métodos de pago, moneda, código postal, agregar los productos, partidas, conceptos, entre otros tantos datos. 

¿Qué se puede modificar mediante una addenda?

Mediante la addenda podemos modificar algunos términos detallados en la factura y que necesitan ser actualizados o aclarados sin que por ello se deba emitir un nuevo comprobante. Podemos generar así una addenda, en la cual, por ejemplo, actualizamos una fecha posterior de entrega a la reflejada en la factura, o cambiamos el domicilio del consumidor por mudanza, etc. 

Con la addenda se pueden agregar incontingencias, aclarar algunos detalles o datos que pueden ser relevantes para la empresa y el cliente, información importante para el transporte de la mercadería, etc. 

Se puede usar también a fin de evitar factibles errores con entregas paralelas permitiendo de esta manera llevar un control más preciso y eficiente.