Aprovisionamiento: ¿Qué es y cómo funciona?

Gestión de almacenes: ¿Qué es y cómo funciona?

Para que cualquier empresa funcione de manera efectiva y mantenga o mejore sus niveles de venta es necesario que cuente con los materiales necesarios para desarrollar su negocio. Es decir, contar con los bienes o la materia prima para la venta o la producción.

A este proceso se lo conoce como aprovisionamiento. Incluye toda la cadena que necesaria para mantener los depósitos de la empresa con los productos requeridos para la venta o manufactura.

En la siguiente nota veremos cuál es el proceso de aprovisionamiento, para qué sirve, qué es el aprovisionamiento de la empresa, cuáles son sus costos, quién se encarga de este proceso y mucho más.

¿Cuál es el proceso de aprovisionamiento y para qué sirve? 

Cuando hablamos de proceso de aprovisionamiento nos referimos a todo lo vinculado a la recepción de bienes o materias primas y la optimización de estos procesos. El objetivo principal es que la empresa nunca sufra un desabastecimiento de un determinado producto.

Esta cadena operacional es la utilizada por todas las empresas grandes, medianas, pequeñas o micro, de venta o producción para contar en tiempo y forma con los productos necesarios para el desarrollo óptimo de sus actividades comerciales.

El aprovisionamiento tiene como objetivo que la compañía nunca carezca de aquellos bienes que hacen a su vitalidad empresarial. Para esto es necesario tener un control de inventario eficiente y un mecanismo aceitado de contacto con proveedores y empresas de logística.

Un correcto aprovisionamiento, realizado en tiempo y forma, no solo debe garantizar la adquisición y recepción de los bienes, sino también abaratamiento de los costos. Cuanto más planificado está el aprovisionamiento, más económica puede resultar la logística. Lo que permite mantener mejores niveles de rentabilidad en todas las áreas.

El aprovisionamiento está directamente relacionado con los controles de stock e inventario. A partir del análisis arrojado por estos procesos, se realiza el plan de aprovisionamiento necesario para un determinado período.

En grandes empresas el aprovisionamiento es algo que sucede de manera constante. Periódicamente ingresan bienes y deben ser correctamente recepcionados, catalogados y categorizados para que la búsqueda de los mismos se dé con facilidad cuando el cliente requiera de los mismos. 

¿Qué es el aprovisionamiento de una empresa? 

El aprovisionamiento de una empresa consiste en la cadena de operaciones y acciones para que la compañía cuente en tiempo y forma con los bienes o productos necesarios para un desarrollo eficiente de sus actividades comerciales. 

Un desarrollo correcto de esta cadena permite el cumplimiento de los objetivos económicos de la empresa y, a su vez, mejorar los volúmenes y niveles de venta. Para esto es necesario tener en cuenta tres acciones puntuales:

  • Relación con proveedores: De esta etapa se desprende la posibilidad de contar con los materiales y mejorar, llegado el caso, los costos de los mismos. Para esto se requiere contar la información correcta para evaluar los volúmenes de compra requeridos por las ventas de la compañía.
  • Evaluación de stock: Esta parte del aprovisionamiento es la que permite no poseer bienes o materias primas inmovilizados o estancados. También se desprende del control de inventario donde puede evaluarse cuáles son los bienes que están “estancados” en los depósitos o almacenes de la compañía para no adquirirlos de manera innecesaria.
  • Control de inventario y costos: La logística de la empresa se desprende, cuando hablamos de aprovisionamiento, de la capacidad para detectar de manera eficiente que productos faltan y cuál será el volumen de venta en el futuro. De esta manera permite realizar compras a largos plazos que bajen o congelen los precios de los bienes. 

¿Qué es un reporte histórico de materiales de aprovisionamiento? 

Dentro del control de inventario, del cual se desprende el aprovisionamiento, se obtiene la información sobre las entradas y salidas de los bienes o materias primas. A partir de esto se realiza un reporte con el que se conoce los volúmenes históricos de ingresos y egresos de estos materiales. 

Es por este motivo que un buen aprovisionamiento viene aparejado de un eficiente control de inventario y stock, para reconocer las fallas y los puntos a mejorar a la hora de adquirir los productos.

¿Cuál es la importancia del aprovisionamiento en la logística? 

La función que cumple el aprovisionamiento dentro de la logística de la empresa es mejorar y economizar lo máximo posible los gastos por traslados de bienes, materiales y productos que pueda comprar o vender la empresa.

Cuanto mejor se planifica el aprovisionamiento, menos gastos por logística deberán realizarse. Esto se debe a que, si se realiza un cálculo correcto de las ventas en el futuro, podrán adquirirse los productos en el volumen indicado para ahorrar traslados de último momento que encarezcan el proceso.

¿De qué se encarga el departamento de aprovisionamiento?

El departamento de aprovisionamiento es el encargado de verificar y controlar este proceso. Del funcionamiento eficaz de esta área, depende que la empresa cuente en tiempo y forma con los materiales necesarios para el desarrollo de sus actividades.

La cadena que debe seguir el departamento de aprovisionamiento para funcionar eficazmente es la siguiente:

  • Flujos de suministro: Es decir, llevar el control de los volúmenes de stock con los que debe contar la empresa. El ingreso y egreso de la mercadería. 
  • Tipo de inventario: Decidir qué tipo de control de inventario es el que mejor se relaciona con las actividades de la compañía.
  • Demanda: Determinar qué flujos de venta tendrá en el futuro la compañía.
  • Relación con proveedores: Seleccionar y analizar que proveedores se ajustan mejor, en calidad y precio, a las necesidades de la empresa.
  • Recepción: Controlar los bienes adquiridos para comprobar que se ajusten al pedido realizado. A su vez verificar el estado de los mismo.
  • Unidad de carga: Seleccionar la logística mediante la cual serán almacenados y transportados los productos.

¿Cómo son los servicios de aprovisionamiento? 

Existen diferentes tipos de servicio de aprovisionamiento que se ajustan a las necesidades de cada empresa. Esto varía según la actividad comercial realizada, los volúmenes de venta, entre otras variables.

Los más utilizados son:

  • Just in time o JIT: La mercadería es recibida en base a la necesidad del momento. Esto permite ahorrar gastos de almacenamiento. El riesgo de este servicio es que, un mal cálculo, puede generar desabastecimiento en la empresa.
  • Sincronización con la producción: Para utilizar este mecanismo es necesario tener un alto nivel de planificación, ya que se basa en la relación con la producción. Para esto debe conocerse de antemano el volumen de mercadería que será necesario.
  • Stock de seguridad: Este último sistema es el que mantiene buenos niveles de reserva en las mercaderías. Genera un costo más alto de almacenamiento ya que busca tener los productos en el depósito en caso de que el cálculo en el volumen de ventas o entrega por parte de proveedores tenga algún desfasaje. Esto se subsana a través del stock de reserva que posee la compañía.

¿Cómo son los costos de aprovisionamiento? 

El costo de aprovisionamiento es un término utilizado dentro del área contable de la empresa. Se refiere a aquellas erogaciones vinculadas a cuestiones indirectas en relación con el bien adquirido. 

Es decir, son los gastos que se relacionan con el traslado o el almacenamiento de las materias primas o productos que la empresa utiliza para sus actividades económicas. No son el costo mismo del producto, sino todo lo que conlleva su transporte o almacenamiento. 

¿Qué es un transporte de aprovisionamiento y distribución?

El transporte de aprovisionamiento y la distribución del mismo, es el proceso mediante el cual la empresa recibe por parte de los proveedores o envía a sus clientes los productos comprados o vendidos según el caso.