Arqueo de Caja: ¿Qué es y cuál es su importancia?

Diseño web: ¿qué es y para qué sirve?

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber acerca de la importancia que tienen los arqueos de caja para el correcto funcionamiento de las tiendas, empresas y comercios. Explicado de manera fácil, amena y con ejemplos, entérate del significado del arqueo de caja. 

¿Qué es el arqueo de caja? 

El arqueo de caja es la operación que se conoce como el recuento de todas las transacciones de dinero en determinados períodos. Esto implica tanto cobros en efectivo, el dinero en papel, como aquellos pagos realizados con tarjeta. 

El principal propósito de este arqueo es comprobar de manera concreta si se ha contado de manera adecuada la totalidad del dinero recibido por el comercio. También sirve para ver si el saldo que muestra el arqueo final se corresponde en su totalidad con el dinero que existe en la caja registradora (efectivo y comprobantes de pago de tarjetas). Esto se conoce como saldo de caja. 

El recuento, o arqueo de caja, se recomienda una vez al día, pero hay particularidades propias de cada tienda que pueden hacer que este tiempo varíe. Los motivos de este arqueo diario son diversos: al ser efectivo que está en la caja registradora, queda expuesto a aquellas personas que ingresan a la tienda, con lo cual hay más chances de sufrir mayores daños ante un robo, una pérdida circunstancial o alguna fatalidad. 

Por lo general, la tienda, ya sea grande o chica, comienza con una determinada cantidad de dinero en la caja, destinada a dar cambio a los primeros clientes y atender ciertas demandas que pueden aparecer durante las primeras horas.

Con el correr de las horas, se producen ventas realizadas a través de los numerosos medios de pago que existen en la actualidad: tarjetas de crédito o débito, dinero en efectivo, cheques, pagos virtuales o transferencias. Estas condiciones hacen del arqueo de caja una actividad crucial para el correcto y eficiente desenvolvimiento de las tiendas y los negocios. 

Y a eso se le suma, claro, que a lo largo de un día puede que haya más de un cajero, con lo cual es posible que los arqueos de caja también se realicen no solo al final de la jornada laboral, sino también cuando los empleados cambian de turno laboral. 

¿Quién realiza el arqueo de la caja? 

El arqueo de caja lo pueden realizar dos tipos de empleados

En primer lugar, los cajeros que trabajan de manera cotidiana y frente al público, que son quienes realizan la totalidad de las transacciones, sea el medio de pago que sea, y son los primeros responsables de que los números finales sean correlativos entre el dinero ingresado y el que figura en la caja. 

En segundo lugar, puede existir la figura de un auditor externo, no relacionado con los cajeros y cuya función es cumplir un control interno dentro de la empresa o comercio. En este caso, este auditor puede presentarse en la caja sin previo aviso a los cajeros y realizar un arqueo momentáneo para ver si se corresponden ambos saldos. 

¿Cómo se realiza un arqueo de caja paso a paso?

Hay varios pasos para realizar un arqueo de caja:

  • Contar el dinero en efectivo. 
  • Contar los tickets de venta por transferencia, tarjeta de crédito o débito. 
  • Contar todo otro ingreso que no sea ninguno de los antes mencionados (vales, tickets de otro tipo, créditos brindados por el gobierno).
  • Comparar el número final de las tres cuentas anteriores con todo lo anotado en los tickets de venta. 

Las variables que entran en juego en este tipo de arqueo son las siguientes: la suma total de las ventas diarias, el dinero en efectivo en el momento en que el comercio cierra sus puertas, el saldo inicial de la caja al comienzo de la jornada laboral, descuentos propios del local o en acuerdo con entidades privadas (por ejemplo bancos o cooperativas), las ventas realizadas a través de los otros medios de pago que no sean el dinero en efectivo (tarjetas, vales, cheques, tickets), retiro o transferencia de dinero de dicha caja a arquear hacia otras empresas, comercios o sino bien dentro de la misma, de manera interna. 

¿Dónde se utiliza el arqueo de caja? 

El arqueo de caja se utiliza en diversas entidades: bancos, negocios, tiendas, mercados, negocios, sin importar su tamaño y volumen de ventas.

En algunas condiciones, el arqueo de caja no es tan necesario como en otras (tienda atendida por su único dueño). Pero en otras, el arqueo es vital para el correcto y eficiente manejo de la empresa. 

En los bancos, en aquellas tiendas que cuentan con muchos cajeros a lo largo del día laboral y en los comercios que manejan grandes cantidades de dinero en efectivo, el arqueo es fundamental y debe realizarse cotidianamente, o incluso varias veces al día. 

¿Por qué es importante el arqueo de caja para una empresa?

El arqueo de caja es importante para una empresa por varios motivos. 

  • Sirve para controlar internamente a los empleados. 
  • Se puede llevar un control diario y exigente acerca de lo que está sucediendo con el comercio o tienda. 
  • Sirve para saber de manera cabal, cruzada por dos empleados, si los controles internos de la empresa se están llevando a cabo de manera adecuada, eficiente y honesta.
  • Sirve para aclarar algunas diferencias que puedan surgir entre la totalidad de los ingresos que tendría que haber y los que efectivamente están en el momento del arqueo.
  • Sirve para reconocer el consumo de los clientes y el tipo de pago que realizan (efectivo, tarjeta, vales), con el fin de otorgar algunas promociones u ofertas que tengan efectividad para atraer nuevos clientes. 

¿Cuál es la diferencia entre arqueo y cuadre de caja?

La diferencia entre el arqueo de caja y el cuadre de caja es mínima, y por una cuestión temporal. El arqueo de caja puede realizarse para conocer de manera inmediata la cantidad de dinero en un momento determinado de la jornada laboral. 

Ese arqueo persigue diversos fines: el principal es controlar momentáneamente cuánto dinero se va recaudando, pero también sirve para saber si hay correlación correcta entre lo que aparece en caja y lo que tendría que aparecer. 

En cambio, el cuadre o cierre de caja se realiza al final de la jornada laboral, para comprobar lo mismo que se fue realizando a lo largo de los diversos arqueos realizados a lo largo de la jornada. 

La acción y los procesos son los mismos, comprobar que el dinero en efectivo y los comprobantes de otros pagos coinciden con exactitud con los valores que se encuentran en caja.