Boleta de ventas: ¿Qué es y cómo se realiza?

Bill of Lading: ¿Qué es y quién lo emite?

Las empresas y los comercios están obligados a emitir un documento ante cada transacción de bienes o servicios que realicen. Existen diferentes documentos para registrar esta clase de operaciones. Los mismos varían según la categoría de los agentes involucrados. No es lo mismo una transacción entre empresas que entre un comercio y un consumidor final.

En este último caso se utiliza un documento llamado boleta de ventas. Es exclusivo para las transacciones entre empresas o comercios y consumidores finales. No es lo mismo que una factura. 

En la siguiente nota veremos qué es una boleta de ventas, qué características tiene, cómo se realiza y mucho más.

¿Qué es una boleta de ventas? 

Una boleta de ventas es un documento que certifica una operación tributaria. La misma la emite una empresa o negocio y es entregada a un consumidor final. La boleta guarda algunas diferencias con las facturas. 

Por lo general esta clase de documento es entregado a personas que no vayan a realizar un reintegro del Impuesto al Valor Agregado. De esta manera, la boleta tiene menos detalle que la factura. Solo es necesario completar los bienes de la transacción, el valor individual de cada uno y el resultado final. 

El objetivo principal de una boleta de venta es dejar asiento de una operación entre dos partes. Una que entrega un bien o más de uno, aunque también puede ser un servicio, y otra que realiza un pago por los mismos. De esta manera la boleta de venta es el documento que certifica la existencia de esta operación.

Es necesario aclarar que para poder realizar boletas de ventas la empresa o el comercio debe estar debidamente registrado ante la entidad tributaria correspondiente. Ya que sin la autorización de esta no es posible realizar boletas de venta ni en su carácter físico ni en el virtual. Por esto, para poder realizar boletas de ventas, antes que nada el comercio debe tener, por ejemplo, razón social. Sin el debido registro estos documentos no tendrán validez.

Así mismo para el comprador, la boleta de venta es el documento que recibe por el pago. Este le sirve también para su propio control y registro. A través de la boleta de venta pueden ser detectados posibles errores en el cálculo del resultado. 

¿Qué características tiene una boleta de venta? 

Para que una boleta de venta tenga validez es necesario que cumpla con una serie de características. Es decir, hay requisitos que deben cumplirse para que sea considerado un documento legal. 

En principio el propio talonario, nos referimos en su versión física o digital, debe contener la denominación del documento, en este caso boleta de venta. Así mismo cada comprobante tendrá su número y este será parte de un número de serie correspondiente a la empresa.

Las boletas de ventas deben contener los datos del vendedor o emisor. En caso de ser una persona física, su nombre y apellido. Si se trata de una empresa o comercio su razón social y nombre de fantasía. Así mismo los domicilios: tanto el fiscal como el del establecimiento. 

No solo debe contar con los datos de la empresa emisora. También la imprenta, esto es en caso de que sea impresa, debe consignar su nombre y el número de la autorización. 

Cada boleta de venta cuenta con dos hojas. Una es para emisor y la otra para el consumidor final. De esta manera se debe generar un original y una copia. El original queda en manos del vendedor y la copia va para el adquirente.

¿Cuáles son los tipos de boleta de ventas? 

Las boletas de ventas han ido cambiando con el correr de los años. Con el advenimiento de los servicios virtuales y digitales, las boletas impresas son cada vez menos frecuentes. Esto otorga una facilidad para el emisor ya que se ahorra el gasto de impresión y, a su vez, el espacio ocupado por cajas y cajas de boletas. La emisión digital facilita varias cuestiones.

De esta manera podemos distinguir dos clases de boletas de ventas. Cabe aclarar que ambas tienen la misma validez. Es decir, que las dos están aceptadas y son legales:

  1. Boleta tradicional, esta es la que se imprime y se otorga en papel.
  2. Boleta electrónica o virtual, en este caso se envía por correo electrónico y se realiza virtualmente. Aunque también es posible imprimirla. 

¿Cuándo se emite una boleta de venta? 

La boleta de venta es la certificación en un documento de una transacción entre una empresa o comercio y un consumidor final. Es decir, cada vez que exista un intercambio de bienes o servicios por dinero, por que el que compra es un consumidor final, debe ser emitida la boleta de venta.

En otras palabras, siempre que se realice una venta el emisor debe realizar la boleta de venta. No solo es un asiento para su propia contabilidad, sino también funciona como documento fiscal y permite al comprador conocer los detalles de la operación.

¿Cómo se hace una boleta de venta? 

Para realizar una boleta de venta es necesario ante todo seguir los pasos fiscales para registrar primero la empresa y luego los documentos que esta vaya a emitir, boletas de ventas o facturas por ejemplo. 

Con las boletas de venta aprobadas, realizarla para poder certificar una venta es de suma facilidad. Se debe completar con los bienes o servicios que se otorgaron al comprador. Cada bien o servicio debe tener consignado su valor individual. Por último también debe anotarse el monto total de la compra. Es decir, la suma de todos los bienes o servicios adquiridos. 

Habiendo completado la boleta electrónica debe realizarse un original y una copia. El original es para el emisor o vendedor y la copia para el comprador. 

¿Qué diferencia hay entre la boleta de venta y la factura?

La diferencia entre boleta y factura reside en quién es el destinatario de este documento. Por lo general, para el emisor no hay diferencia entre realizar una boleta de venta o una factura. Para quien hay distinciones es para quien realizó la venta y recibirá dicho documento.

La boleta de venta es un comprobante de la operación. Es decir, lo que certifica los términos de la compra. Pero este no tiene beneficios fiscales para ninguna de las partes. En cambio la factura sí. Con la factura se pueden gestionar devoluciones o créditos, por ejemplo, por el pago del Impuesto al Valor Agregado. Para esto el documento emitido debe ser factura.