BYOD: ¿Cuál es su concepto y cómo utilizarlo en tu empresa?

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La adaptación de los empleados siempre fue un proceso clave por el que todos los empresarios y dueños de emprendimientos tienen que pasar. Algunas de ellas poseen equipamientos tecnológicos que suelen ser muy costosos y que pueden significar un obstáculo para aprender a usarlos desde cero.

Es por eso que se pensó en los BYOD. Esto significa no sólo un beneficio para las compañías, sino que hasta se podría utilizar en escuelas y comenzar a crear las aulas del futuro.

A continuación definiremos de qué se trata esta nueva tendencia, para qué sirven, cómo se deben utilizar, sus ventajas, desventajas y cómo hacer la práctica mucho más segura. 

¿Qué es BYOD?

BYOD es una sigla escrita en inglés que significa Bring Your Own Device, lo que en castellano se traduciría cómo “trae tu propio dispositivo”. Esta práctica se hace cada día más común en las empresas latinoamericanas, surgieron en los países anglosajones y es un hecho que será el futuro de todas las compañías.

Más en profundidad, podemos afirmar que estamos hablando de que el empleado de un lugar lleve al trabajo sus aparatos tecnológicos y no utilice los de la empresa. Quizás pueda sonar como algo atípico o hasta arisco por parte de los empresarios pero es todo lo contrario. 

El hecho de que los trabajadores utilicen sus propios dispositivos para trabajar también puede resultar una ventaja para ellos mismos. Porque estarán más familiarizados con, por ejemplo, sus portátiles, celulares, tablets o computadoras, y no tendrán que adaptarse a la tecnología con la que cuente el emprendimiento.

De esta manera se gana comodidad para quienes tengan que ir todos los días a realizar las tareas a su lugar de trabajo. Incluso, se genera un beneficio para el empresario o el dueño de la empresa porque no tendrá que costear el equipamiento para todo el personal. 

¿Para qué sirve BYOD? 

El BYOD sirve generalmente para que los empleados tarden una menor cantidad de tiempo en tener una adaptación a su oficina o a los sistemas operativos y tecnologías con la que esta cuente.

Si hablamos de estar en en una zona de confort, también está directamente relacionado con mejorar la productividad de los trabajadores y que, de esta manera, tengan una mejor performance a la hora de manejar los programas de la empresa.

¿Cómo usar BYOD? 

Se puede utilizar BYOD alentando a los trabajadores a que lleven al trabajo los dispositivos que emplean diariamente, ya sea en el hogar o en la calle cuando hablamos de los teléfonos móviles. 

Animarlos a que se manejen dentro de la empresa con sus pertenencias tampoco quiere decir que la empresa no tiene que estar debidamente equipada. Una cuestión no significa que la otra tiene que ser nula. 

Por el contrario, el hecho de usar BYOD también puede representar que sean sólo especialmente algunos dispositivos los que se reemplacen o en días y momentos específicos. Los empleados no tienen que verse en la obligación de depender 100% de sus aparatos porque sería totalmente contraproducente para el empleador y también para la empresa.

¿Cómo cambia BYOD la forma en que las empresas implementan las redes? 

BYOD representa un cambio radical en este aspecto porque modifica el hecho de que sean las empresas las que deban implementar las redes de acceso. En este caso, será cada trabajador el responsable de hacerlo para todos sus dispositivos personales.

¿Qué es obligatorio tener presente con respecto al BYOD para mantener segura la información de la empresa? 

Hay varios aspectos que se tienen que tener en cuenta a la hora de implementar BYOD en una empresa. Que la información de la empresa esté segura es una de ellas, porque se puede perder el acceso a información muy valiosa por descuidos de los empleados o falta de cuidados.

Si bien la productividad y comodidad son dos pilares fundamentales a la hora de que los trabajadores saquen lo mejor de sí en la oficina, el hecho de contar con artefactos que sean netamente de la empresa dará ganancias en el plano de la seguridad. Esto quiere decir que tener un equipamiento fijo significa que no saldrá en ningún momento a la calle y su vulnerabilidad o no dependerá del edificio o lugar y no del cuidado exclusivo de los empleados.

Para evitar estos inconvenientes e intentar blindar la seguridad de los archivos, documentos y datos de la empresa, se debería pactar con los empleados la implementación de bloqueos de pantalla con patrones o contraseñas alfanuméricas, la instalación o descarga de programas de seguridad informática, antivirus, entre otros.

La decisión que tomen los directivos, en cuanto a si la empresa admite o no el BOYD, irá de la mano con el compromiso de los empleados a generar claves de alta seguridad para evitar cualquier tipo de pérdida o hackeos en sus dispositivos.

Ventajas y desventajas de BYOD

Como todas las resoluciones que toman los jefes, hay ventajas y desventajas a tener en cuenta y analizar metódicamente antes de implementarlo en una empresa o negocio.

Entre las ventajas que existen en que los empleados puedan llevar sus propios dispositivos electrónicos al trabajo, se encuentran:

  • Como mencionamos anteriormente, es una garantía para que los empleados se sientan a gusto.
  • Las inversiones en tecnología y equipamientos pasarán a ser mucho menores, lo que representará un beneficio económico y que el dinero puede ser destinado a otro tipo de causa o necesidad.
  • El hecho de tener que abastecer a todo el personal con ordenadores no sólo representa un alto costo, sino que para amortiguar los mismos se puede recurrir a equipos que no sean tan nuevos. Si los trabajadores llevan sus dispositivos, estos serán más modernos y con mejores propiedades.
  • Este punto se relaciona con el primero, si los empleados están cómodos, la productividad irá cada vez más en curva ascendente

Como toda decisión empresarial, también puede representar alguna desventaja, las cuales deben tenerse en cuenta, algunas de ellas son:

  • No todos los empleados contarán con los mismos modelos y fabricantes de los dispositivos electrónicos. Esto puede representar un problema ante cualquier tipo de rotura o que haya que resolver algo en muy poca cantidad de tiempo, los soportes no serán iguales para la mayoría.
  • Puede haber una falta de garantías a la hora de la protección de los equipos. La instalación de antivirus es algo de suma importancia para evitar un robo de información. También deberá ser reforzada con la introducción de contraseñas complejas y de esta manera ayudar a la invulnerabilidad de los aparatos.
  • Los datos de los clientes siempre se encuentran guardados en la nube de los sistemas informáticos con los que cuenta la empresa. Si se abren en todos los dispositivos de los empleados y sectores que trabajan en la compañía, corresponde a que pueda encarnar en un dolor de cabeza en caso de algún despido o que alguien ya no forme parte de la empresa.
  • El punto anterior puede dividirse en dos partes, porque no sólo estará en peligro la información que sea del emprendimiento, sino también la de todo tipo de clientes, proveedores e información sensible que va desde datos personales y familiares hasta cuentas bancarias.