Conciliación Bancaria: ¿Qué es y cómo se realiza?

Unidad de Medida y Actualización (UMA): ¿Qué es y para qué sirve?

Suele suceder que cuando recibimos el extracto bancario por parte de las entidades con las que trabajamos, este no coincide con nuestros asientos contables. No te preocupes es algo más normal de lo que se cree. 

Para solucionar o anticiparse a errores más grandes existe la conciliación bancaria. Como su nombre lo indica es una forma de conciliar los números de nuestra empresa con los que indica el banco. 

En la siguiente nota veremos cómo realizar una conciliación bancaria, qué es una conciliación bancaria, por qué motivos se dan los errores, qué tipos de errores suelen aparecer y mucho más.

¿Qué es la conciliación bancaria? 

La conciliación bancaria es la acción de enfrentar los libros contables de la empresa con los movimientos que el banco dice que se han realizado. En otras palabras, es comparar los ingresos y erogaciones de la compañía con los movimientos de cuenta en las entidades bancarias con las que esta trabaja.

Es un ejercicio que permite mantener un control profundo de errores en la contabilidad que puedan volverse más grandes en caso de no ser detectados a tiempo. También puede funcionar para detectar desviaciones de fondos que existan en las entradas o erogaciones del patrimonio de la compañía.

La conciliación bancaria es una herramienta que brinda la posibilidad de detectar errores en los libros contables o en los números del banco con anticipación. De esta manera los errores se solucionan a tiempo. Por ejemplo, si el banco no tiene registrado el pago de una cuota de un préstamo y pasan los meses sin que detectemos este error, cuando lo encontremos no sólo tendremos que reclamar por el pago efectuado sino que quiten los intereses por la falta de pago. 

¿Cuántos tipos de conciliaciones bancarias existen? 

Existen dos clases de conciliaciones bancarias que las empresas pueden realizar:

  • Conciliación aritmética: en este caso se hace a partir de los libros contables de la compañía. A través de estos comparar las diferencias entre las cuentas para observar el saldo que indica el banco. Para realizar una conciliación aritmética es necesario realizar la cantidad de ajustes contables que se deban hasta lograr la actualización del libro de bancos. Este solo tendrá validez al momento de haber realizado todas las verificaciones correspondientes al extracto bancario.
  • Conciliación contable o conjunta: En este caso la conciliación está en manos de quien deba corregir sus libros contables. Para ello se debe escribir un informe con todos los datos de los errores para así realizar las pólizas de corrección. En caso de que los equívocos provengan de la entidad bancaria, debe ser debidamente notificado, mientras que si provienen de la propia compañía, los harán los propios encargados de las cuestiones contables.

¿Cuál es el objetivo de la conciliación bancaria? 

La conciliación bancaria es la herramienta que tienen las empresas para encontrar errores al interior de la propia compañía o por parte de los registros en las entidades bancarias. Estos defectos pueden estar vinculados a erogaciones o ingresos en la empresa. 

Este ejercicio brinda la posibilidad de detectar no solo errores sino también desviaciones vinculadas a cobros, gastos o cualquier otro movimiento financiero y económico de la empresa. De esta manera, errores que podrían ser de gravedad pueden ser encontrados y solucionados a tiempo. Para esto es necesario estudiar en qué no coinciden y, principalmente, por qué, los extractos bancarios con los libros contables. 

La conciliación bancaria es fundamental para realizar una correcta contabilidad que brinde la posibilidad de encauzar o enmendar aquel error que no haya sido visto en primera instancia. Cuanto más efectivas sean las conciliaciones bancarias, mejor reputación tendrá la empresa ya que sus cuentas serán más transparentes y prolijas.

¿Cómo se hace la conciliación bancaria? 

Para realizar una conciliación bancaria es necesario tener a mano el libro de bancos de la empresa. En el mismo se lleva un exhaustivo registro de las operaciones realizadas a través de las entidades bancarias. Por ejemplo, notas de débito, crédito, pago a través de cheques, anulación de cheques, etcétera. 

A su vez el propio banco tiene su cuenta. Este registro de las operaciones o movimientos que la empresa realiza tienen una constancia que es entregada a la compañía. Mes a mes la entidad bancaria comparte con la empresa un documento llamado extracto bancario. En él puede verificarse el estado de cuenta de la empresa, ya que se encuentran detallados todos los movimientos realizados en el último período.

Suele suceder que el estado de cuenta emitido por el banco no coincida con los libros de la empresa. El objetivo de la conciliación bancaria es detectar estas diferencias y, de esta manera, encontrar los motivos que las generan.

La conciliación bancaria se realiza confrontando los movimientos asentados por la empresa en los libros auxiliares con lo que figura en el extracto bancario. Debe realizarse número a número ya que un detalle puede modificar toda ecuación.

¿Que se suma y resta en la conciliación bancaria? 

Las conciliaciones bancarias deben realizarse con profundidad, pero a la vez no son ejercicios complejos. Consiste básicamente en restar y sumar elementos. Los elementos que se suman son: 

  • Consignaciones pendientes.
  • Notas de débito sin registrar.

Por otro lado los elementos que deben ser restados son:

  • Cheques que no han sido cobrados.
  • Notas de crédito sin registrar.

¿Qué beneficios aporta la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria ayuda a la empresa a mantener cuentas claras. De manera que puedan ser detectados errores que compliquen la contabilidad de la compañía de cara al futuro y que, en caso de ser detectados de manera tardía, sean difíciles de resolver. 

En profundidad podemos reconocer los siguientes elementos como beneficios para las empresas que realicen correctas conciliaciones bancarias:

  • Control de la economía: Este ejercicio facilita la comprobación de que los asientos contables estén efectuados de manera correcta. Esto genera que la compañía conozca con profundidad los elementos que componen su patrimonio.
  • Detección de errores: Las conciliaciones bancarias generan que las empresas puedan encontrar errores, propios o del banco, a tiempo para ser solucionados sin mayores problemas. 
  • Prevención de pérdidas: Uno de los beneficios más importantes de la conciliación bancaria es detectar dónde pueden aparecer las pérdidas. No solo por el hecho de que, quizás, existan facturas sin cobrar y que estaban asentadas como cobradas. Sino también porque se puede ver verdaderamente el funcionamiento económico y financiero de la compañía y comprender en que se está fallando y en que no.
  • Verificar erogaciones e ingresos: La conciliación bancaria es la herramienta que facilita comprobar que los pagos que hicimos efectivamente hayan llegado al proveedor y, de la misma manera, que los cobros se hayan realizado correctamente. 
  • Mejora la toma de decisiones: Para poder llevar adelante una empresa de la manera correcta es necesario contar con la mayor cantidad de información posible. De esta manera poder conocer las pérdidas y ganancias al detalle. Una correcta conciliación bancaria brinda toda la información necesaria para que puedas tomar las mejores decisiones para tu compañía.
  • Seguridad ante auditorías: Por diferentes razones una empresa puede recibir una auditoría. Esto es, básicamente, una inspección contable. Si tus conciliaciones bancarias son correctas y eficientes, tendrás seguridad de que no habrá nada ilegal o fraudulento en tus cuentas.

¿Cómo se hace una conciliación bancaria aritmética? 

La conciliación aritmética se realiza a través de las partidas no correspondidas. Es decir, se presenta el saldo de la empresa y se lo compara con el extracto bancario. Su realización se da verificando cada elemento de ambos saldos. Se la considera aritmética porque los datos deben coincidir aritméticamente, es decir en cálculo.

¿Qué son los errores de la empresa en una conciliación bancaria?

Las conciliaciones bancarias suelen tener errores. Es decir, a la hora de realizar la comparación suele haber datos o números que, a primera vista, no coinciden. Esto no debe ser motivo de alarma, ya que muchas veces un cheque rebotado genera que haya diferencias entre los saldos. 

Los errores pueden provenir de cualquiera de las dos partes, es decir, del banco o de la empresa. En el caso de la compañía, los errores más frecuentes son:

  • Cheques con valores distintos.
  • Depósitos con valores diferentes.
  • Cheques que han caducado.
  • Depósitos o cheques que provenían de otras entidades bancarias.
  • Depósitos o cheques que fueron mal asentados.