Control de Inventario: ¿Qué es y para qué sirve?

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Las empresas, sean grandes, medianas o pequeñas, deben tener un registro y conocimiento de su stock. Es decir, de aquello que tienen en depósito o almacén. Para esto es necesario realizar controles y seguimientos periódicos.

La herramienta utilizada para este tipo de seguimientos es el Control de Inventario. Un chequeo, verificación y control de las materias primas que tiene entre sus activos la empresa. Esto permite, entre otras cosas, una correcta planificación.

En la siguiente nota veremos qué es un control de inventarios, cuál es su función. cómo se realiza el control de inventarios, cuáles son los métodos más utilizados, cuáles son los tipos de control, qué softwares se pueden usar para un buen control y mucho más

¿Qué es un control de inventarios?

Ante todo es necesario definir a qué nos referimos con inventario. Es la calificación y clasificación de los bienes, productos y materia prima que la empresa posee para su comercialización.

En este sentido, el control del inventario es la sucesión de acciones mediante la cual la compañía realiza un seguimiento y análisis de aquellos bienes de comercialización que posee en sus gateras, depósitos o almacenes. 

Los objetivos de este proceso son múltiples. Por un lado tener un claro conocimiento de qué se tiene en depósito. Primero para saber que debe ser repuesto y que no. Para poder planificar a futuro. Pero también para conocer si falta material que no fue vendido y detectar donde se encuentran las fallas en el manejo del depósito. 

Ejemplo

El control de inventario puede y debe ser realizado por empresas o compañías de todo tipo. Desde producción industrial a gran escala, distribución de bienes o comercios pequeños. Esto puede realizarse de diversas formas. Durante años se realizó con lápiz y papel, por suerte ahora puede hacerse mediante softwares.

Un control de inventario es corroborar que lo que dice el software que tenemos en depósito o almacén, esté en su respectivo lugar. Y que las cantidades coincidan con las compras y las ventas efectuadas por la empresa. 

¿Para qué sirve el control de inventarios? 

El control de inventario tiene diversas funciones dentro de la estructura empresarial. Sirve para evaluar lo hecho, comprobar lo que se tiene y planificar el futuro. Es decir, permite una evaluación de la empresa en muchos aspectos complementarios entre sí.

Por un lado, es la herramienta para registrar los bienes en físico que posee la empresa y contraponerlos con lo que figura en los sistemas operativos de la compañía. De esta manera tener un control real del stock.

Asimismo, la información recopilada con el control de inventario es la herramienta fundamental para planificar y proyectar los próximos movimientos de la empresa. Desde compras para reposición hasta una campaña de ofertas para mover aquel material que está hace mucho tiempo en depósito. 

También permite tener un control sobre el comportamiento de los empleados de depósito, ya que a través del control de inventario se puede conocer si falta material que no fue vendido, es decir si está desapareciendo mercadería.

¿Qué métodos de control de inventarios hay?

Existen diversos métodos utilizados por las empresas para llevar adelante el control de inventario. Cada uno de estos se adapta a las necesidades de cada compañía, es decir, no es lo mismo para una gran empresa productora que para un comercio. 

Los cinco métodos más utilizados de control de inventarios son:

  • Método de control de inventarios EOQ
  • Método ABC para el control de inventarios.
  • Método PEPS.
  • Método de conteo cíclico.
  • Método JIT 

¿Cuál es el mejor método de control de inventarios? 

Dentro de estos cinco, que suelen ser los más utilizados, hay uno que por su efectividad y la facilidad en su desarrollo es el más utilizado dentro del mundo empresarial y comercial. Sin dudas es el que más satisfecho deja a quien lo utiliza.

Este es el método EOQ, también llamado Economic Order Quantity. Basado en algoritmos y fórmulas matemáticas, permite optimizar el stock y el inventario de la compañía con un proceso de fácil realización.

¿Cómo es el control de inventarios en una empresa? 

El control de inventarios varía según el método elegido por la compañía y de las necesidades de la misma. Sin embargo, existen algunos pasos que suelen ser transversales a todos los controles de inventario.

Este proceso se divide en tres tareas. Luego, según el tamaño de la empresa, estos pasos se complejizan, se dividen o se multiplican. Pero estos tres pasos fundamentales son los siguientes:

  • Clasificación de inventarios: Es decir, categorizar el stock. Esto puede realizarse de diversas maneras: por proveedor, por volumen de salida, por fecha de compra, etcétera.
  • Definir mínimos y máximos: Esta parte se vincula con la planificación de la compañía. Ya que aquí es donde se visualiza que es necesario que sea repuesto y qué está inmovilizado en depósito. De esta manera se definen los máximos y mínimos de stock de cada producto según su volumen de ventas en el pasado y el stock en ese momento.
  • Periodización control de inventario: Es decir, estipular cada cuanto tiempo va a realizarse este control. Esto puede hacerse todos los días o cada una determinada cantidad de tiempo como puede ser semanal, mensual o bimestral. 

¿Qué tipos de control de inventarios hay?

Existen diversas maneras de encarar un control de inventario. Por lo general es recomendable que busques aquel que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. Esto puede variar según el producto comercializado, el volumen de ventas, el tamaño de la compañía, etcétera. 

Los tipos de control de inventarios que puedes utilizar son estos:

  • Método de control de inventarios EOQ
  • Método ABC para el control de inventarios.
  • Método PEPS.
  • Método de conteo cíclico.
  • Método JIT 

¿Cuál es la importancia del control de inventarios? 

La importancia de un buen control de inventarios reside en varios factores. Por un lado tener la seguridad de que cuando se busca un bien para su venta, este será encontrado con facilidad y estará en su debido lugar.

Por otro lado, comprender las fluctuaciones de las ventas de los productos y poder realizar rápidas reposiciones a fin de poder cumplir con los deseos y satisfacer las necesidades de los clientes en tiempo y forma. 

A su vez la empresa puede planificar su futuro, sus compras y sus ventas, a partir del control de inventario. 

¿A qué área pertenece el control de inventarios? 

El área encargada de realizar los controles de inventarios y procurar que estos se hagan en las mejores condiciones varía según el tamaño de la empresa y el sector de la industria y el mercado que ocupa. 

Por lo general, aunque su denominación puede variar, es el Departamento de Almacenes e Inventarios el encargado de realizar el control para planificar las compras y las ventas para mantener abastecido el depósito de la compañía.

¿Qué software para control de inventarios hay? 

La tecnificación de las diferentes áreas vinculadas a las empresas ha facilitado el proceso de control de inventario. Hoy en día existen diferentes software que proveen las herramientas necesarias para llevar adelante este proceso de la mejor manera.

En México los software más utilizados dentro del mundo empresarial son:

  • Crol.
  • Alegra
  • Multicomercio.
  • Cludadmin
  • Bind ERP.

¿Cómo es la planeación y control de inventarios y estadísticas?

Esta parte del proceso de control de inventarios es de suma importancia y debe ser realizada de la mejor manera. Es el momento en el cual la compañía planea y estipula sus objetivos en un determinado período de tiempo.

A su vez permite ponerle valor a los bienes que se comercializan según su volumen de ingreso y salida. Mediante el control de aquello que ingresó y luego se vendió, puede realizarse una estadística sobre el crecimiento o decrecimiento del volumen de ventas.