Control de Stock: ¿Qué es y cómo se realiza?

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Toda empresa de venta de mercancías, ya sea por producción o reventa, debe tener siempre en claro el número de productos que posee. Es decir, con qué stock cuenta en cada momento. 

Para esto se realizan de manera sistemática los llamados control de stock. Una forma de comprobar qué es lo que se tiene en almacén o depósito y contrastarlo con las compras y las ventas.

En la siguiente nota veremos qué es el control de stock, cuál es su función, cómo realizarlo de manera correcta, cómo hacerlo en empresas de exportación, quién lo realiza y mucho más. 

¿Qué es el control de stock? 

Antes de hablar sobre el control de stock, debemos definir qué es el stock. No es el mobiliario, ni los vehículos. No son los activos fijos que tiene una empresa, aunque éstos formen parte de los activos de la empresa.

El stock es la mercadería que la empresa tiene para su comercialización o la materia prima para la producción de otros bienes. Tanto la comercialización como la producción son para operar luego con otras empresas o con consumidores finales.

El control de stock es básicamente comprobar y conocer de qué material disponemos. Por lo general esto suele almacenarse en depósitos o almacenes y en los comercios, en caso de que la compañía cuente con esta clase de locales. 

El control de stock puede hacerse en toda la compañía o en las diferentes dependencias. Es decir, si tiene más de un depósito, realizarlo en cada uno de ellos y luego conocer el stock total de toda la empresa.

Estos procesos suelen realizarse de manera periódica ya que, de esta manera, es más simple detectar posibles errores o acciones fraudulentas, como robos o hurtos. Con periódico nos referimos a semanal, quincenal, mensual, semestral o anual.

El control de stock cuenta con diferentes etapas. Por un lado es la contabilización de la mercadería disponible. A su vez este número se lo contrasta con las compras de las mismas y las ventas.

Hoy en día mantener un correcto control de stock resulta de mayor facilidad debido a las posibilidades que brinda la tecnología y las herramientas que suministran los diversos sistemas operativos empleados por las empresas.

¿Cuál es la función del stock? 

El stock es la mercadería disponible por una compañía para la producción, venta o distribución. Es decir, el stock es la materia prima para realizar operaciones de compra venta con otras empresas o con terceros.

El stock es lo que permite a la empresa obtener ganancias. Puede ser la materia prima destinada a la producción de otros bienes. También los bienes que una empresa de distribución, justamente, distribuye. O, con mayor frecuencia, aquello que la compañía tiene destinado para la venta.

Mantener un adecuado control del stock es fundamental para la compañía, no solo para conocer sus recursos. También para poder proyectar el nivel de ventas a futuro y conocer qué material debe ser repuesto. 

El stock por propia definición debe ser renovado de manera constante. Los controles permiten saber qué debe ser comprado nuevamente y qué todavía está en depósito y no debe ser repuesto.

¿Cómo tener un buen control de stock? 

Los controles de stock suelen ser realizados por los propios trabajadores de los almacenes o depósitos de la compañía. Dentro de la escala piramidal de cada sector, deben ser supervisados por los superiores del área.

El control de stock consiste en diferentes etapas. La primera se da de manera mecánica dentro del propio espacio de la compañía, es decir en su depósito, almacén o local comercial. 

Esto consiste en obtener el registro del stock actual. En el caso de que la empresa posea un sistema operativo con una base de datos donde conste la cantidad de stock de los diferentes materiales, esto se obtiene con facilidad. 

A partir de esto se debe contrastar lo que dice el sistema con lo que hay en físico. Es decir qué hay, por ejemplo, en las estanterías y qué dice la hoja que imprimimos con los datos proporcionados por el sistema operativo. De esta manera obtendremos el stock real.

Una vez obtenido el stock real, debemos tomar las compras y las ventas. Es decir, el material que adquirimos y el que, teóricamente, fue vendido. La resta entre las compras y las ventas debe ser equivalente al stock real.

¿Cómo manejar el stock de una empresa en caso de exportación? 

En el caso de las empresas de comercio internacional, es decir que se dedican a la exportación, los controles de stock resultan fundamentales para su correcto funcionamiento. ¿En qué cambia con una empresa de venta al interior del país?

En lo que respecta a la compra venta en sí misma no cambia nada. Lo que sucede es que sus operaciones son de mayor complejidad. No se puede estar enviando material por poca mercadería. Los envíos deben estar justificados por sus cantidades.

El control de stock en estas empresas tiene como finalidad conocer qué material debe ser repuesto y cuál no. Es decir adelantarse a la posibilidad de quedarse sin stock para futuras ventas y de esta manera poder comerciar sin problemas. 

Como se dijo el proceso de control es el mismo que en otras empresas, lo que lo diferencia es la importancia de tener un conocimiento real del stock de la compañía para poder comerciar de manera eficiente.

¿Quién realiza el control de stock?

Por lo general los controles de stock suelen ser realizados por las propias empresas. Es decir, es el sector mismo quién realiza el control para determinar el stock de la compañía. 

El jefe de sector, por lo general vinculado al depósito o al almacén, es quien supervisa el correcto funcionamiento del control de stock. Todo lo que suceda durante este proceso estará bajo la órbita y responsabilidad del encargado o gerente de depósito.

Luego la parte operativa, es decir el conteo, la comparación con las compras y con las ventas, pasa por los operarios del lugar. Cada uno de los empleados tiene a su cargo un determinado sector y debe encargarse de realizar el control de manera y correcta y luego reportarlo a quién sea su superior.