Cuentas por cobrar: ¿Qué es y cómo se registran?

¿Cómo se inicia sesión en Quickbooks?

Cuando se instala una empresa o negocio, los beneficios o ganancias vienen principalmente por el dinero en efectivo recaudado. Esta es la principal manera de cobrar por los servicios prestados o los bienes vendidos. 

Pero sabemos que esto no siempre sucede así. Todo lo contrario, la norma dice que el cobro no suele ser efectivo. En cambio se establece un mecanismo conocido como Cuentas por Cobrar. Estas no necesariamente son deudas incobrables, sino un cobro pactado a plazos con la otra parte. 

Pero si se que voy a cobrar, aunque todavía no, cómo hago para registrarlo en los libros contables ¿Son buenas las cuentas por cobrar? ¿Cómo funcionan?

¿Qué son las cuentas por cobrar? 

Las cuentas por cobrar son el mecanismo más frecuente de pago a la hora de efectuar una transacción entre partes. Ya sea por servicios o por bienes. El sistema económico suele funcionar sobre la base de dinero a cobrar y no de la liquidez o efectivo que pueda existir a la hora de efectuar un pago. Esta forma de pago se llama Cuentas por Cobrar.

Las Normas de Información Financiera definen a una cuenta por cobrar como un derecho exigible por parte de la entidad al cobro por una contraprestación como transacción de la satisfacción de una obligación adquirida y cumplida por la prestación de un servicio o la venta de bienes. 

Las cuentas por cobrar suelen mostrar el saldo deudor en los balances de la empresa. Estas son un cúmulo de derechos a favor de la compañía frente a otra o terceros. Se desprende de la prestación de servicios o la venta de bienes. En otras palabras, las cuentas por cobrar provienen de las operaciones económicas periódicas de la empresa.

Las cuentas a cobrar equivalen a un crédito que la compañía emite a sus clientes. De esta manera facilita la financiación de las actividades económicas de estos. Es decir que estas cuentas son para quien emite el crédito, un capital a cobrar sobre la base de la venta de bienes o servicios. 

Para quien recibe este crédito o estas facilidades de pago, el registro se invierte. Cuando la empresa debe pagar y no cobrar se las llama cuentas a pagar.

¿Cuáles son las cuentas por cobrar? 

Las cuentas a cobrar son todas aquellas que la empresa posee a su favor frente a un tercero que debe abonar en un futuro por los bienes recibidos. Las mismas no implican una falta de pago, sino un acuerdo entre ambos para el pago en un futuro. Generalmente a través de documentos que certifiquen la voluntad de pago.

Según la cantidad de tiempo acordada para recibir el pago, o en otras palabras, que se realice la liquidación del derecho de cobro, se desprenden dos clases de cuentas a cobrar:

  • A corto plazo: las que son a menos de 12 meses.
  • A largo plazo: Las pactadas a más de doce meses. En este caso, al terminar el período económico, deben ser reclasificadas, ya que pasarán a ser de corto plazo.

A su vez también pueden ser clasificadas según el origen de las mismas: a cargo de compañías afiliadas, de empleados, de clientes o de manera dividida de los que se desprenden de ventas o servicios.

¿Cómo se registran las cuentas por cobrar? 

Las cuentas a cobrar deben ser registradas en los libros contables de la empresa. Las mismas se ingresan en el activo de la empresa, ya que aunque sea a cobrar, la compañía posee la certeza del pago de esa cuenta a cobrar.

Se debe realizar un ingreso contable en el haber a partir de la cuenta de ventas por mercaderías o servicio según el caso. Al mismo tiempo debe apuntarse en el debe de la cuenta de clientes. Cuando se cumpla el plazo y se realice el cobro, debe asentarse otro asiento. El mismo cancela la cuenta de clientes contra la otra cuentas clientes y sus efectos comerciales. 

¿Cuál es la importancia de las cuentas por cobrar? 

Las cuentas a cobrar tienen una gran importancia en la vida económica de las empresas o negocios. Estas implican uno de los más importantes activos circulantes. 

De esta manera se accede a la información de quienes deben dinero y cuánto vas a tener disponible. Organizar las cuentas por cobrar permite gestionar las cobranzas y no volver a efectuar operaciones con clientes que no hayan pagado debidamente. 

Llevar de manera adecuada las cuentas por cobrar, brinda estabilidad financiera a la compañía. A su vez, optimiza otros departamentos, como el de ventas o el de servicios al cliente.

¿Qué significa cuentas por cobrar no comerciales? 

Las cuentas por cobrar suelen estar vinculadas a la venta de bienes o la prestación de servicios. Aunque, en ocasiones estás se generan por vínculos que no implican esta clase de operaciones. A estas se las denomina cuentas por cobrar no comerciales. 

Esta clase de cuentas por cobrar suele realizarse en concepto de anticipos, regalías o adelantos. 

¿Qué son las cuentas por cobrar comerciales a terceros? 

Las cuentas por cobrar comerciales a terceros son derechos que emergen de obligaciones de pago que fueron contraídas por terceros por impuestos, tasas, ventas de bienes, regalías, locación de inmuebles, anticipos o adelantos otorgados a proveedores por bienes o servicios a recibir. 

Estas agrupan cuentas que representan obligaciones de cobro que provienen de la transacción de bienes, productos o la prestación de servicios realizada por la compañía sobre su negocio. En caso de existir saldos, estos deberán ser registrados como pasivo.

¿Cuál es la contrapartida de las cuentas por cobrar? 

Las cuentas por cobrar tienen su origen en la contrapartida de los ingresos generados por cuotas ordinarias o extraordinarias. Esto suele darse en la mayoría de los casos de copropiedad de los mismos. Y deben ser registradas a partir de la base de causación, siempre y cuando estas sean exigibles. No debe realizarse sobre la base de caja. 

¿Cuál es la diferencia entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar?

Cuando se efectúa una compra a través de un pago a futuro hay dos partes que intervienen. Una presta el servicio o vende los bienes y otra los recibe. En el primer caso la operación es considerada como cuenta por cobrar.

En el caso de la empresa que contrajo la obligación del pago, este debe ser registrado como cuenta por pagar. Así se agrupan todos los compromisos asumidos a futuro y facilita el ordenamiento económico de la empresa.