Departamento de calidad: ¿Qué es y cuál es su función?

Sistema de control de acceso: ¿Qué es y cómo funciona?

La norma ISO 9001 establece los parámetros de sistemas de gestión y calidad (SGC) y fue elaborada para asegurar el mayor índice de calidad en productos creados y son complementadas por las políticas de cada empresa. El departamento de calidad es el responsable de aplicar la norma ISO 9001.

La relevancia del departamento de calidad tiene su base en la calidad del producto que los clientes recibirán. Estos estarán sometidos a diversos controles de calidad con técnicas y procesos en constante perfeccionamiento en todas las etapas de producción.

¿Qué es un departamento de calidad?

El equipo de gestión de calidad es el responsable de las tareas del departamento de calidad. De la correcta definición del equipo y de la claridad en las funciones que cada uno desempeña depende el éxito del departamento. Una de sus funciones principales tiene que ver con velar por el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

El departamento de calidad coordina la búsqueda de la excelencia en el cumplimiento de las normas que regulan en materia de calidad. Una empresa comprometida con esa responsabilidad promueve las directrices de las políticas para lograr sus objetivos. Por tal motivo la confianza y el profesionalismo en una compañía cuida la correcta aplicación de los principios de calidad total.

Las políticas de calidad se encuentran plasmadas en un documento especializado en el tema y constituye una referencia permanente para cada empresa. La gestión de calidad en una corporación tiene que ver con el cumplimiento legal, no solo con la atención al cliente.

Norma ISO 9001

Es una norma internacional que se utiliza en sistemas de gestión de calidad y engloba a los elementos de administración de la calidad que una corporación debe considerar para que sus sistemas sean efectivos y que puedan mejorar y administrar la calidad de sus servicios o productos.

Las normas son voluntarias, ya que la ISO no tiene autoridad para hacer cumplir las normas. El objetivo de las ISO es poder alcanzar un consenso en las soluciones sociales y comerciales para clientes y usuarios para poder cumplir las exigencias de las normas.

Servicio al cliente

La motivación por la excelencia de una entidad incrementa notablemente la satisfacción del cliente en su experiencia con un producto o servicio, así como también aumenta el compromiso de los empleados, al contar con una buena imagen del lugar donde se desarrollan. Con el fin de integrar a la innovación como componente de evolución, las empresas emprenden el camino hacia la superación continua y hacia la excelencia en todos sus procesos.

¿Cuáles son las funciones de un departamento de calidad?

Las funciones del departamento de calidad en una corporación deben buscar el reconocimiento y posicionamiento de la empresa en el mercado y la calidad total en todos sus aspectos. Algunas de las funciones esenciales se detallan a continuación.

Formación

Este área de una empresa se especializa en garantizar la capacitación de los empleados de forma de garantizar una mejora continua.

Interacción

El departamento de calidad tiene la responsabilidad de generar planes de integración entre equipos y entre distintas áreas por medio de diversas estrategias con el fin de garantizar un desarrollo continuo.

Legalidad

El departamento de calidad se encarga de los documentos legales de la empresa

Participa en procesos

Al momento de diseñar esquemas de producción o presentación, el departamento de calidad aporta ideas y proyectos de innovación.

Adaptación

El departamento de calidad tiene que adaptarse a las políticas ISO 9001, así como también a las políticas internas de la empresa. Así podrá aplicar los parámetros del sistema de gestión y calidad.

Lidera proyectos

El departamento de calidad continuamente inicia y ejecuta estudios y análisis que colaboren con el desarrollo de la empresa. Esto se debe a que en una compañía es necesaria una constante auditoría que genere resultados con vistas a mejorar los productos o servicios.

¿Cuál es la importancia de un departamento de calidad en una empresa?

En un mundo globalizado, los retos entre la competencia de las empresas son cada vez mayores, tanto a nivel nacional como internacional también.

El departamento de calidad es fundamental para la correcta supervisión y para el funcionamiento de la gestión de calidad en cada empresa. Se encarga de supervisar la aplicación de las políticas de calidad internas  tanto como externas, así como también de la alineación de recursos implementados por el personal que interviene en los procesos.

La plataforma ISOTools provee el ciclo PHVA que permite optimizar costos, acortar plazos y gestionar resultados.

Para lograr mayores rendimientos en las actividades y obtener mayor durabilidad, la calidad constituye una condición indispensable de todo proceso. De tal manera se pueden cumplir las normas necesarias para poder satisfacer las necesidades de los clientes.

La calidad en una corporación provee herramientas para la gestión integral, además de producir satisfacción en clientes, personal y accionistas. Para poder estar a la altura de un mercado cada vez más exigente,  es necesario cumplir los estándares de calidad, para ello se debe tener en cuenta la mejora continua, la estandarización, la satisfacción de los clientes y el control de los procesos. 

De igual manera se debe tratar de que las distintas áreas de la empresa busquen satisfacer al cliente, y mejorar la calidad dentro de la empresa cumpliendo los objetivos acordados. La norma ISO 9001 ayuda a tener un sistema con base en la estandarización,y la calidad de todos los procesos de una compañía

Ventajas y desventajas de un departamento de calidad

En el departamento de calidad encontramos tanto ventajas como desventajas. Veamos cuales son.

Ventajas

  • Al haber reducción de productos defectuosos se produce la reducción en costos, así como un consumo menor de materias primas, lo que lleva a la reducción de costos.
  • Crece la productividad y se optimiza la competitividad de la empresa. Colabora con la adaptación de los procesos a los nuevos avances de la tecnología.
  • Se pueden eliminar procesos repetitivos y de poco rendimiento. En consecuencia, se achican los gastos.
  • Se logran en corto plazo mejoras y resultados visibles.
  • Se centra el esfuerzo en ámbitos organizativos de procedimientos de mayor competitividad.

Desventajas

  • Se requieren realizar inversiones cuantiosas
  • Hay que realizar un cambio en toda la organización, ya que se requiere la participación de todas las partes para poder optimizar los procesos.
  • El mejoramiento continuo se torna muy largo en empresas donde los gerentes son de carácter más conservador.
  • Se puede perder la interdependencia entre los miembros de una compañía cuando el mejoramiento se focaliza solo en un área específica de la empresa.

¿Cómo es la estructura de un departamento de calidad?

Es importante que la estructura del departamento de calidad se encuentre en línea con las necesidades de cada empresa.

En grandes empresas es necesario contar con un profesional por área. Se requieren capacitadores, auditores por áreas, sistematizadores, especialistas en mejoras continuas y demás profesionales pertinentes. Con el uso de la metodología Just in Time, la empresa puede estar alineada e identificar y desechar aquello que no la beneficie.

En el caso de empresas medianas a grandes, se requiere un equipo multidisciplinario  y un profesional a cargo de las auditorías internas.

En una pequeña empresa, con un sólo gerente de calidad es suficiente, además del apoyo de los demás sectores.

Contar con un organigrama en el departamento de calidad hace que los procesos resulten con mayor eficiencia. Los responsables de las funciones del departamento de calidad se encuentran distribuidos de acuerdo a sus tareas.

Para que funcione el organigrama es necesario contar con un director general para liderar el equipo y luego otras posiciones tales como director comercial, director financiero, director de recursos humanos, director de servicios y un profesional de salud y seguridad laboral.