Documentos Comerciales: ¿Qué son y cuál es su función?

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Cada vez que se realiza una transacción se debe dejar constancia por escrito. Es decir, la operación debe quedar reflejada para ambas partes y para la organización gubernamental encargada de regir cuestiones impositivas y tributarias.

Para esto se utilizan los Documentos Comerciales. Existen diferentes clases de documentos que tienen validez legal para reflejar una determinada operación.

En la siguiente nota veremos qué es un documento comercial, qué función cumplen, qué tipos existen, cómo completarlos, cuáles son los documentos no comerciales y mucho más.  

¿Qué es un documento comercial? 

Los documentos comerciales son, justamente, documentos que se utilizan para reflejar una operación comercial. Estos títulos son emitidos por las empresas, comercios o trabajadores autónomos por escrito o de manera virtual. 

A través de esta clase de documentos, también llamados mercantiles, se deja asentado por escrito el intercambio comercial realizado. Esto puede ser de bienes, servicios o fuerza de trabajo. 

De esta manera podemos inferir que lo que se busca a través de esta clase de documento es detallar en él todo lo ocurrido en la transacción. Es decir, tanto el monto total abonado, como el detalle de la mercadería o los servicios prestados, la fecha de su realización, etcétera. Todo esto debe figurar en el documento.

Así como también los datos sobre quienes intervinieron la transacción. O sea, el comprador y el vendedor. A menos que sea un consumidor final, la información sobre el comprador también debe estar incluida en el documento.

¿Cuáles son los tipos de documentos comerciales que hay? 

Existen diversos documentos comerciales que se adaptan a las circunstancias en que fue realizada la transacción. Según diversos factores se debe utilizar un tipo u otro de documento comercial para dar fe de la operación realizada.

De esta manera los documentos comerciales pueden calificarse en tres categorías diferentes según su uso:

  • Privados o públicos: Estos varían según la intervención de un escribano público. Es decir, si la transacción se da con la simple intervención de las partes o si debe inmiscuirse un notario. Si es privado sólo será necesaria la firma de quiénes participen. En caso de vincularse a un escribano el documento alcanzará el status de escritura pública.
  • Informativos o soporte: Ambos son utilizados en operaciones simples de compra-venta. Los informativos son aquellos que adjuntan en su interior el detalle de la transacción. En el caso de los de soporte simplemente se escribe el monto de la operación. 
  • Negociables o no negociables: Esto es lo mismo que decir comerciales o no comerciales. En el caso de los negociables son aquellos que dan fe de una obligación de pagar. Los no negociables, por otro lado, son recibos u órdenes de compra. Es decir, un documento sin valor comercial.

¿Qué función cumplen los documentos comerciales? 

Los documentos comerciales son registros, tangibles o no, es decir, en papel o digitales, que reflejan una transacción comercial. Tanto de su existencia como de las personas que intervienen y del detalle de la operación.

Es decir, su función principal, como se dijo, es dar fe de este entendimiento comercial. Esta es la parte fundamental de estos documentos. Ya que, en caso de que hubiera algún desacuerdo entre las partes, permite conocer las claves del acuerdo con claridad. Es por este motivo que debe estar detallado y entendible todo lo concerniente a la operación.

Por otro lado, su función también es contable. Las empresas no pueden realizar los asientos contables de manera correcta si las operaciones no quedaron reflejadas en documentos comerciales. Ya que, sin este soporte, no están validadas por la ley. Sin los asientos contables las empresas no pueden funcionar de manera correcta.

Por último, son de gran utilidad para las propias empresas. Ya que en los documentos se detalla, según la conformidad de cada parte, el derecho y la obligación de cada uno a partir de la realización de este documento.

En otras palabras, los documentos comerciales son de suma necesidad para no caer en operaciones ilegales, ni en malentendidos con un proveedor o cliente, y para que la empresa pueda registrar correctamente todas sus operaciones.

¿Cómo se llena un documento comercial?    

Según la clase de documento comercial, como vimos previamente, los datos que deben figurar en el mismo pueden variar. Es decir, cada clase de documento comercial requiere un nivel de detalle e información diferente. 

Pero existen algunos ítems que no pueden faltar. Si estos no estuvieran el documento no tendría validez legal, ya que estaría mal confeccionado. Hablamos de:

  • Tipo de documento comercial.
  • Fecha de realización, de vigencia y, en caso de que la hubiera, de vencimiento.
  • Número del documento, este debe ser único ya que es la forma de identificarlo.
  • Información de las partes que intervienen en la transacción.
  • Detalle de los bienes o servicios y sus cantidades. Es decir, debe figurar en “concepto de qué” se realiza. A su vez también el monto de la transacción escrito en números y palabras debe ser escrito.
  • Por último, aunque esto no vale para todos los documentos, deben figurar las firmas de los intervinientes o, en su defecto, de los apoderados.

¿Qué datos deben estar preimpresos en los documentos comerciales? 

Algunos datos deben ser rellenados al momento de efectuar el documento. Sin embargo hay otros que deben figurar en él al momento de su impresión. Es decir, deben estar preimpresos.

Nos referimos a la siguiente información:

  • Clave del Registro Federal de Contribuyentes del quién realiza el documento.
  • Domicilio del establecimiento donde se expide el documento
  • El Servicio de Administración Tributaria brinda un código de barra que debe figurar en la factura.
  • A su vez por ley también debe estar escrita la leyenda que indica que la reproducción de ese documento está penado por ley. La puedes encontrar en la web del SAT.
  • Lo mismo con la frase vinculada a la duración del comprobante.
  • Por último el SAT otorga un número de aprobación y de folio que se asigna a cada documento.

¿Cuáles son los documentos no comerciales?

Así como existen los documentos comerciales, también existen los no comerciales. Estos son aquellos que se utilizan para dar fe de una transacción pero no tienen validez legal. Es decir, que no puedes presentarlo en caso de tener algún conflicto legal y que tampoco sirve para un asiento contable.

Los documentos no comerciales son:

  • Recibo
  • Orden de compra
  • Vales de compra
  • Cualquier documento que no cumpla los requisitos previamente detallados y que busque ser utilizado para reflejar una operación comercial.