Extranet: ¿Qué es y cómo funciona?

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Cuando solemos navegar por la red, sobre todo cuando lo hacemos con frecuencia y al utilizar todos los recursos disponibles, podemos toparnos con muchos términos desconocidos. Son varias las definiciones que se refieren a componentes, servicios, plataformas o medios. 

Si te interesa conocer a fondo acerca de una de las plataformas virtuales más utilizadas por organizaciones y empresas, la Extranet, te contamos en este artículo todo lo que necesitas saber; que es, para qué sirve, ventajas, características y más detalles.

¿Qué es la Extranet? 

La extranet es una red cerrada y semiprivada que admite el acceso de usuarios externos. Es limitada con respecto al número de internautas y se puede acceder desde cualquier parte del mundo. Utiliza protocolos de internet y de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una empresa, corporación o institución con proveedores, compradores, socios y clientes. 

Es, de alguna manera, una forma de ampliar la Intranet (red netamente privada) a usuarios que se encuentran por fuera de ella, los cuales sí pueden hacer uso de la Extranet, por lo que se dice que su acceso es semiprivado. Para que se pueda utilizar esta plataforma no es necesario ser trabajador de la organización, pero sí tener un vínculo con la entidad. Es por lo mencionado con anterioridad que no cualquier persona se puede conectar y por ello requiere de un grado de seguridad. 

¿Cómo funciona la Extranet?

Si en una empresa privada, una organización o una universidad (por dar algunos ejemplos), implementamos una Extranet se construye una red integral de información que se integra a los procesos corporativos de distintas formas. 

Esta plataforma virtual comparte la configuración de Internet puesto que la comunicación tiene lugar entre ambas redes gracias a un conjunto de protocolos en base a reglas y formatos. Facilita en gran medida las tareas de gestión y administración permitiendo a los socios acceder a la información en tiempo real sin necesidad de intermediarios. Otra función destacada es la descarga de documentación que la compañía pone a disposición de los proveedores o clientes. 

En lo que respecta a tiendas online, la Extranet se utiliza para que los compradores puedan ver el estado actualizado de su pedido, ya sea que el mismo se encuentre en etapa preparación, enviado o en proceso de entrega. Este aspecto de la red es muy valorado por las personas que suelen utilizar e-commerce a menudo.

Otro detalle de la red es que sirve de soporte frecuente para preguntas y/o consultas que pueden realizar los diferentes partícipes que no forman parte de la organización. 

Ventajas y desventajas de la Extranet

Dentro de las ventajas más significativas que nos brinda este instrumento destacamos las que mencionamos a continuación: 

  1. Facilitar el intercambio de archivos e información entre las personas, tanto si trabajan dentro de la empresa como si lo hacen fuera de ella.
  2. Intercambiar voluminosas cantidades de datos a una gran velocidad, pudiendo optimizar muchos procesos y ejecutarlos al mismo tiempo.
  3. Reducir el trabajo de aplicaciones efectuadas de forma manual, lo que incrementa la productividad, el ahorro en costos y minimiza la posibilidad de errores. 
  4. Brindar información sobre estados de pedidos, interacciones o gestiones, evitando de esta manera la cadena engorrosa e interminable de correos electrónicos. 
  5. Otorgar transparencia en el flujo de trabajo, lo que fortalece la confianza entre las partes involucradas. 
  6. Permitir la cooperación entre socios comerciales si es integrada al rol de groupware.
  7. Ofrecer una gran oportunidad para gestionar el conocimiento en común a través de capacitaciones,

Ahora, describamos las desventajas:

  1. Costos de adquisición del software e instalación de este, a los que se le suman el mantenimiento, las actualizaciones, las copias de seguridad, la resolución de problemas, etc. 
  2. Adaptación de los usuarios al sistema que suele ser complejo, por lo que se requiere de formación que viene de agentes externos o tercerizados. 
  3. Obliga a cumplir con altos estándares de seguridad para proteger la información sensible de accesos no deseados. 

Características de la Extranet

A lo largo de la nota describimos, de alguna manera, puntos relevantes de esta importante herramienta. Ahora veamos las características principales, y para ello vamos a tomar tres ítems fundamentales, el acceso, el protocolo y la seguridad. 

Los accesos se otorgan con permisos particulares, los que suelen ser diferentes para cada usuario, pudiendo ellos entrar a distintas áreas. Es decir, que las personas que navegan pueden tener los mismos pases o no que sus colaboradores dentro de un mismo departamento. Algunos de los sitios de estas áreas inclusive, pueden estar inhabilitadas, por lo que a estas autorizaciones de acometida es posible otorgarlas de manera parcial. 

La extranet, además del protocolo de internet mencionado con anterioridad, utiliza los sistemas de comunicaciones públicas. De esta manera se logra compartir información relevante para los usuarios externos. 

La seguridad en la Extranet es una cuestión muy importante. La información viaja encriptada entre el sitio y los usuarios, evitando así los posibles ataques de hackers o la pérdida de datos durante el proceso. 

Para sumar otras características hacemos referencia a la agilidad; por la forma de manejar diversos archivos a gran velocidad y colaboración; ya que permite colaborar en campañas conjuntas y compartir los productos producidos con los clientes. 

¿Cuál es la diferencia entre Extranet e Intranet?

La mayor diferencia entre la Intranet y la Extranet es que la primera de ellas es una red interna y netamente privada para la utilización exclusiva de los trabajadores de una organización. Toda la información que se comparte, archivos, datos, etc, queda dentro de la empresa. Mientras que, en el caso de la Extranet, se permite el acceso tanto a los empleados como a personas ajenas a la institución, las que se encuentran autorizadas para tal fin. 

Otra diferencia es el tipo de datos que podemos encontrar en ellas y la forma en la que accedemos. La intranet necesita una mayor seguridad e implica acceso en tiempo real. Por último, es importante destacar que ambos no son elementos opuestos, sino que son complementarios y en la mayoría de los casos se utilizan en simultáneo.