Gestión de almacenes: ¿Qué es y cómo funciona?

Gestión de almacenes: ¿Qué es y cómo funciona?

El concepto de almacén ha ido evolucionando conforme fue creciendo el fenómeno logístico, por lo que sus funciones se fueron ampliando así como lo hizo su grado de responsabilidad dentro del proceso de producción

En lo que respecta al almacén en cuanto a su estructura se lo puede definir como un espacio de soporte y servicio dentro de una empresa cuyos objetivos son los de resguardar, custodiar, controlar y abastecer de recursos materiales y productos. 

Es por estos motivos que el almacén dejó de ser solo un espacio físico para convertirse en una estructura cuyo rol es fundamental para la proveeduría de recursos. 

Para saber más sobre la gestión de almacenes, cómo funciona y sus objetivos, te lo explicamos en el siguiente artículo. 

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes forma parte del proceso logístico e incluye la recepción, el almacenamiento y la manipulación de los productos dentro de un mismo espacio y hasta que llegan a manos de los consumidores.

El objetivo principal de la gestión de almacenes es mejorar tanto el abastecimiento como el proceso de distribución de productos, de esta manera se posiciona como parte fundamental de la puesta en marcha de cualquier empresa o negocio. 

Por otra parte, una correcta gestión del almacén permite que la distribución de mercadería y la prestación de servicios, se den de una manera eficaz y continua. 

¿Cuál es el proceso de la gestión de almacenes?

Las etapas del proceso de la gestión de almacenes son los siguientes: 

Planificación y organización: a partir de las características de los recursos, materiales y bienes que se van a manipular, es el tipo de almacén que se deberá organizar y estructurar.  

Gestión de la información: esta etapa es importante ya que a partir de ella dependen tanto los procesos posteriores como la gestión de la información del almacén, lo que deriva en una ahorro de mano de obra y de capital. 

Recepción: esta etapa si bien es la inicial también es donde se pone a prueba lo que se venía planificando con anticipación.

La recepción del producto no solo se trata de contar con un lugar donde retenerlo sino también de la correcta manipulación del material  y de los datos que lo acompañan. 

Despacho: en esta etapa también se ponen a prueba los pasos anteriores y su correcta implementación, ya que esto debe garantizar que la entrega se lleve a cabo sin inconvenientes. 

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de almacenes?

Espacio optimizado y menores gastos operativos

Cuando una empresa logra estimar el espacio que ocupará cada producto, de acuerdo a sus características, se pueden lograr gastos en lo que respecta a operaciones organizativas.

Visibilidad del inventario: 

Utilizar un sistema que permita visibilizar el inventario es lo que permite que una empresa optimice sus procesos de distribución y transporte, debido a que mantiene actualizado el almacén dependiendo de la demanda. 

Conocer qué productos cuentan con mayor demanda y qué productos no, permite que aumenten los ingresos de una empresa y que disminuyan las pérdidas. 

Eficacia en la mano de obra: 

Esto hace referencia a la atención que se le deben prestar a ciertos sectores del almacén, por lo que la mano de obra debe estar dedicada a ello y generar un impacto en el área. 

La consecuencia directa de esto es que se reducen los riesgos además de optimizar el trabajo y asegurar que se cumplan las metas establecidas. 

Trazabilidad mejorada:

 Tener un control sobre el trayecto que realizan los productos tiene varios beneficios, entre ellos: fácil rastreo, permite planificar el inventario, proporciona datos fieles además de ayudar a mejorar el mantenimiento del almacén. 

Cadena de suministro optimizada: 

En esta etapa, la cadena de suministro funciona de una manera más integral debido a su correcta gestión por lo que brinda la posibilidad de mejorar el rendimiento de los procesos que se llevan a cabo. 

Automatización interna: 

Esto hace referencia al uso de la tecnología para organizar el almacén, ya que permite la automatización del trabajo y de la gestión de las actividades; lo que a su vez permite acceder a información precisa sobre la estructura del almacén y de la organización de la mercadería dentro de él. 

¿Qué software de gestión de almacenes hay en México?

Si bien existe una gran variedad de softwares que ayudan con la gestión de almacenes, aquí te presentamos tres de los ejemplos más representativos: 

Crol: esta empresa mexicana con una antigüedad de 20 años brinda sus servicios de gestión tanto a grandes como a medianas y pequeñas empresas. 

El software ofrece un espacio de gestión administrativa y contable para mantener la salud financiera de la empresa. 

bind ERP: brinda un software de gestión que se almacena en la nube por lo que los usuarios pueden utilizarlo desde cualquier dispositivo en cualquier momento accediendo a la información administrativa del negocio.  

Cloudadmin: el programa que ofrece esta empresa es ideal para pequeñas y medianas empresas ya que facilita la gestión administrativa de las mismas además de ofrecer múltiples funciones como: gestión de inventario, cuentas bancarias sincronizadas, registro de proveedores, entre otras.