Intranet: ¿Qué es y para qué sirve?

Banda Ancha: ¿Qué es y para qué sirve?

La Internet es tan amplia y fascinante como desconocida. Podemos acceder a lo que deseamos con tan solo un click, y al instante la información solicitada estará en la pantalla de tu computador. Sin embargo, esta información muchas veces no es lo que estamos buscando, y encontrar lo requerido nos lleva más tiempo de lo imaginado. En las empresas esta pérdida de tiempo se traduce en pérdida de dinero. Es aquí donde juega su rol fundamental la Intranet. En este artículo conocerás de qué se trata, cómo funciona y más. 

¿Qué es la Intranet? 

Podemos definir a la Intranet como una plataforma digital o red informática que utiliza tecnología del protocolo de internet para compartir información, sistemas operativos o servicios. Su objetivo es asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa poniendo a su disposición activos como contenidos, archivos, procesos de negocios y herramientas, facilitando la comunicación y colaboración entre equipos de trabajo. 

Esta red suele ser interna, a diferencia de internet que es pública, por lo que solo los miembros de la empresa u organización tienen acceso a ella, previa autorización. De todas formas, esto no significa que se deba utilizar únicamente en el espacio físico de la mencionada empresa, sino que la Intranet está a disposición desde cualquier otro lugar por medio de un esquema remoto, el cual se encuentra bajo seguridad y control de acceso lo que permite que la persona pueda ver lo que corresponde.

¿Cómo funciona la Intranet?

La intranet tiene una gran relevancia tanto en las grandes corporaciones como en las empresas pequeñas. Establecer los permisos, accesos necesarios y configurarla de manera óptima es de vital importancia para su correcta función empresarial.

Su funcionamiento es gracias a los servidores, que pueden ser propios o utilizar los de la nube, en los que se alojan la información, los usuarios generados y los dispositivos necesarios para conectarse a la misma. De esta forma el acceso está disponible las 24 horas los 365 días del año y desde cualquier parte en la que se encuentren.

Además de los distintos usuarios creados, se debe conceder el permiso individual a cada uno de ellos. Así cada integrante podrá hacer uso de información determinada para sus respectivas labores y tendrá o no consentimiento para realizar otras tareas o ingresar a carpetas compartidas. Una vez concedidos los permisos, el colaborador navegará por los distintos archivos que tiene a disposición de manera rápida y segura. 

Ventajas y desventajas de la Intranet. 

Como el Ying y el Yang en el taoísmo, todo en el universo tiene su pro y su contra. Detallamos a continuación las ventajas y desventajas de la Intranet. 

Ventajas:

  • La información se encuentra localizada en único lugar, por lo que se reducen los costos derivados de la pérdida de tiempo de los empleados, conocidos como tiempos muertos, tratando de encontrar los datos necesarios para hacer su trabajo. 
  • La información almacenada está siempre disponible, por lo que es posible acceder a la misma cuando uno lo desee y solo se requiere un computador, tablet o celular.
  • Mejora la productividad ya que todo lo requerido es de fácil y rápido acceso. 
  • Permite dar diferentes permisos de accesos, lo que facilita el control de ingreso de cada usuario.
  • Es una red confiable y segura, pues solo tienen acceso a la información las personas autorizadas, quienes deberán contar con un ID y contraseña. 
  • Facilita el trabajo en proyectos compartiendo documentos relevantes entre los diferentes departamentos. 
  • Mejora el feedback interno de la empresa y facilita la aplicación de normativa relativa a la protección y al uso de datos. 
  • Es de fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica.

Desventajas: 

A continuación, hacemos referencia a las desventajas del uso de la Intranet. A saber;

  • Están expuestas a posibles ataques de hackers
  • Potencial caos, en cuanto al cambio de procesos y sistemas. 
  • Complejidad del sistema si los empleados pueden percibirlo como algo difícil de comprender, y por ello no le sacarán el mayor provecho posible. 

Característica de la Intranet

Como toda red local, la Intranet tiene una serie de características básicas que a continuación enumeramos: 

  1. Si bien todos los usuarios con permiso aprobado tienen acceso a la información, el control de esta lo tiene él o los administradores quienes son los encargados de organizar y codificar toda la red. 
  2. Se podrá configurar en base a las necesidades de los propietarios de las empresas o CEO, es decir, que se pueden asignar usuarios y contraseñas personalizadas a cada integrante mediante la codificación de casa PC. Así mismo se puede dar o restringir el acceso al personal de acuerdo con los requerimientos de los superiores. 
  3. La seguridad es, sin duda, una de las características más relevantes y positivas. No solo permite acceso únicamente de las personas habilitadas, sino que además evita la fuga de información y errores en las comunicaciones. 
  4. Facilita la labor mediante la correcta elaboración y creación de trabajo al implementarse mediante software bien estructurado.

¿Cuál es la importancia de usar Intranet en una empresa?

Para las empresas en general, ya sean grandes o pequeñas la necesidad de usar una red segura no es un tema menor, ya que la información que guardan es sensible y en manos no deseadas puede ser muy peligrosa. 

Pero más allá de la seguridad, la mayor importancia radica en los beneficios que brinda esta herramienta. Encontramos entonces, que la mejor comunicación interna de la organización aumentará el trabajo en equipo y promoverá la cultura corporativa. En efecto generará un cambio positivo para todos. Por lo antedicho, fomenta e impulsa la interacción entre miembros de una misma compañía.

Otra importancia de la Intranet se ve reflejada en la sencillez con la que permite realizar las tareas diarias. Está todo lo necesario al alcance del usuario en un solo lugar. De esta manera, no hace falta buscar en otras partes e invertir tiempo para esto. Además, la información brindada es precisamente la que requiere el usuario. 

Somos testigos partícipes del paso del tiempo y la innovación de la tecnología. Hoy por hoy nos resulta difícil imaginar un mundo sin estas herramientas que nos ayudan y facilitan las labores diarias. Utilizarla de modo eficiente y seguro es en lo que trabajan las corporaciones para lograr que la dinámica sea más sencilla y productiva para su negocio.