Libro Diario: ¿Qué es y qué se registra?

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Los libros contables son una herramienta indispensable al momento de recopilar toda la información financiera de una empresa; y funcionan tanto para operaciones mercantiles como administrativas, siendo completamente fundamentales y obligatorios para el correcto funcionamiento de tu negocio y esta es una de las razones por las cuales realizar los registros que correspondan en el libro diario. 

Funciona también como una garantía de las actividades comerciales ante las autoridades correspondientes. 

Para conocer más sobre este tipo de libro contable y su función no dejes de leer este artículo.

¿Qué es el libro diario?

En el ámbito contable, el libro diario es un documento donde se registran, día a día y siguiendo un orden cronológico, los hechos económicos de una empresa y posee ciertas características como su carácter obligatorio, registrar información contable y financiera, se componen de asientos contables, tienen carácter legal y pueden llevarse en papel o digital. 

¿Qué se registra en el libro diario?

Dentro del libro diario se realizan ciertos registros que, por lo general, se encuentran en la columna de Asientos Contables, que incluyen los datos de compras, ventas, pago de deudas, inversiones, gastos sobre el personal, cobros de clientes, subvenciones y préstamos. 

¿Cuáles son las características del libro diario de contabilidad?

El libro diario es el registro contable principal de cualquier sistema contable en el cual se anotan las operaciones comerciales que se suceden día a día siguiendo el orden en el que se efectuaron las operaciones. 

El libro diario ha de llevarse obligatoriamente por todo comerciante y debe cumplir con ciertas exigencias: 

  • deben estar encuadernados: sus hojas deben estar fijadas al libro.
  • foliados: sus hojas deben estar enumeradas
  • rubricados: estos libros deben estar sellados, firmados e identificados por el Registro Público de Comercio. 

A su vez, tiene ciertas restricciones que se incluyen en las prohibiciones legales del libro diario: 

  • alterar el orden de las operaciones 
  • dejar espacios en blanco o tachar
  • realizar intercalaciones, raspar enmendar o borrar
  • mutilar parte del libro o arrancar hojas
  • alterar la encuadernación o foliación

Por otra parte, los libros de comercio que sean llevados en las formas exigidas por la ley podrán gozar de las siguientes ventajas: 

  • medio de prueba en un juicio entre comerciantes
  • solicitar convocatoria de acreedores para evitar la quiebra
  • en caso de quiebra, no se considera fraudulenta. 

Los errores y omisiones que se cometen con más frecuencia en el libro diario son los siguientes: 

  • confundir el modo en que se organizan y detallan las cuentas
  • detallar y cobrar una cuenta no correspondida
  • detallar y cobrar una cuenta con un monto mayor al real
  • detallar y cobrar una cuenta con un monto menor al real
  • hacer omisión del nombre de la cuenta
  • cometer errores de redacción

¿Cuál es el objetivo del libro diario de contabilidad?

El libro diario cumple con ciertos objetivos como: 

  • llevar una contabilidad ordenada de forma cronológica y con una numeración correlativa.
  • crear el libro mayor
  • controlar el cuadre del balance

¿Cómo se hace un asiento en el libro diario?

El libro diario está compuesto por distintos tipos de asientos contables que dan cuenta  de un hecho u operación de la misma índole y se clasifican en:  

  • Asientos de apertura: incluye los aportes de los socios
  • Asientos de Saldo Inicial: detalla el saldo inicial del próximo periodo que corresponde al mes siguiente, ya que cada periodo, generalmente, es mensual. 
  • Asientos de cierre: indica el final del ejercicio.
  • Asientos simples: aquí se incluyen  la cuenta para los cargos y los abonos. 
  • Asientos compuestos: este tipo de asiento se realiza cuando se utiliza más de una cuenta para los cargos y abonos. 

Para lograr un buen registro de tus asientos contables en el libro diario puedes recurrir a la ley de partida doble; este es un método de contabilidad que consiste en registrar una operación dos veces, una en el debe y otra en el haber, esto significa que toda operación de entrada implica una operación de salida. 

Para registrar las operaciones, este método se rige por los principios pautados por Fray Luca Paciolo: 

  • El afectado a la deuda es el “fiado” mientras que el que lo otorga es el “fiador”
  • Existe una cláusula de equilibrio que exige un patrimonio y es la ley de que todo aquello que entra debe ser igual a aquello que sale.
  • Los recursos tienen una procedencia; esto implica una reciprocidad entre el fiador (que pide)  existe porque hay un fiador (que tiene)
  • Debe existir un equilibrio inherente entre la deuda y su anulación; es decir, una deuda se cancela por el mismo valor por el cual se la otorgó. 

¿Cuáles son las columnas de un libro diario?

Las partes que componen el libro diario y cuya disposición se despliega en columnas son las siguientes: 

  • descripción y nombre de la cuenta
  • fecha: fecha de cada transacción 
  • debe: importe de las cuentas debitadas
  • haber: importe de las cuentas acreditadas
  • concepto: se anotan las cuentas debitadas y acreditadas de cada operación, con la leyenda del documento comercial que respalda cada asiento.
  • nombre de la empresa
  • número de folio mayor: se enumeran las cuentas para realizar el libro mayor

¿Cuál es el formato del libro diario?

El libro diario puede realizarse a través de dos formatos, que son los más clásicos y por ende los más utilizados; ambas estructuras contienen la información obligatoria y requerida para este tipo de documento sólo que su organización puede darse de manera vertical o manera horizontal, siempre respetando la división de columnas. 

Este registro consta de cinco columnas; la primera de ellas es la fecha en la que se realiza la operación, seguida del concepto, luego la tercera y cuarta corresponden al debe y el haber respectivamente y por último, el saldo

¿Cómo se cierra el libro diario de contabilidad?

Los asientos de resultados y cierre de libros son aquellos que se realizan el último día de ejercicio económico con el fin de dejar en cero el saldo de todas las cuentas utilizadas en la contabilidad de la empresa. 

Para llevar a cabo el cierre del libro diario, se cumplen estos pasos: 

Los activos y pérdidas tienen saldo deudor, entonces los acreditamos para dejar su saldo en cero. 

Los pasivos, patrimonios y ganancias tienen saldo acreedor entonces los debitamos para dejar su saldo en cero. 

Esto se realiza el último día del ejercicio económico y se contabilizan igual con la fecha del balance.