Mapa de Flujo de Valor ¿Qué es y cómo funciona?

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El resultado en todo tipo de actividad está relacionado íntegramente con la organización. No se logran resultados óptimos si el desarrollo de los procesos no se automatiza de tal forma que las diligencias fluyan ininterrumpidamente. 

A menudo es frecuente el despilfarro de tiempo y recursos, no por voluntad, sino por consecuencia de la transformación de toda actividad, sobre todo en los procedimientos largos. Por suerte, y como solución a esta problemática, tenemos a disponibilidad una herramienta que administra el flujo de información y materiales. En este artículo te contaremos de qué se trata un “mapa de flujo de valor (VSM)” y por qué usarlo. 

¿Qué es un mapa de flujo de valor?

Un mapa de flujo de valor es una herramienta que se utiliza para analizar el estado actual de tu trabajo, visualizar cómo trabajas permitiéndote descubrir en qué aspectos necesitas mejorar. Se utiliza generalmente en un modelo de gestión conocido como Lean manufacturing (manufactura limpia o esbelta) que se enfoca en minimizar las pérdidas y maximizar el valor para el cliente final al eliminar el desperdicio de cada fase del proyecto.

El método utilizado es el de un diagrama de flujo, el cual ilustra y analiza el proceso de la producción. El VSM se aplica a través de cuatro procedimientos básicos:

  1. Generar un mapa del proceso que se está realizando actualmente. 
  2. Encontrar y eliminar los desperdicios.
  3. Crear otro mapa de proceso, esta vez mejorado que se utilizara en el futuro. 
  4. Implementar el procedimiento analizado que se comenzará a usar desde ese momento. 

¿Para qué sirve un mapa de flujo de valor?

Generalmente en el desarrollo de una actividad, y en los mismos procedimientos establecidos, se observan márgenes para la mejora constante. Estas pueden ser en el flujo de procesos, plazos de ejecución y procesamiento, confiabilidad del equipamiento, optimización de tiempos, materias primas-inventarios, responsabilidades asignadas, entre otras. 

Un mapa de flujo de valor sirve para identificar, visualizar o mapear la dilapidación de los recursos antes mencionados y sobre todo para optimizar los procesos en la producción. Mejora cualquiera de los pasos que se repiten perfeccionando y automatizando los mismos. 

Estos mapas sirven en todo el desarrollo de la diligencia y se aplican a los flujos de entrega del producto y del cliente. El flujo del producto se enfoca en los avances necesarios para optimizar la entrega y finalización del producto. Por otro lado, el flujo del cliente se centra en los pasos para cumplir los pedidos y expectativas del usuario. 

Desventajas del uso de un mapa de flujo de valor. 

El usufructo por el uso de esta poderosa herramienta no está en discusión, siempre que la misma sea usada de manera correcta. Por el contrario, si la misma no se aplica de forma óptima puede ser una fuente más que pasará a formar parte del dispendio. A continuación, algunas desventajas: 

  • Es poco aplicable a empresas que fabrican volúmenes bajos y gran variedad de productos. En este caso para lograr la inclusión del VSM es necesario complementarlo con otras herramientas. 
  • Mucha de la simbología utilizada fue creada para empresas específicas, por lo que no son aplicables a otras empresas. 
  • La observación de los procesos se da en el preciso momento en que se están realizando, pero para lograr un mapa efectivo se debe analizar el trabajo incluso cuando no se está ejecutando. 
  • La herramienta examina la parte física del sistema e interacciones, dejando de lado la parte humana, y si se la incluye se la controla rigurosamente cuando está desarrollando su trabajo en la fabricación y desarrollo del producto, dejando afuera en ese preciso momento a otros protagonistas. 

¿Cuándo usar un mapa de flujo de valor?

Lo primordial a tener en cuenta antes de utilizar un mapa de flujo de valor, es conocer si tal instrumento se ajusta a nuestras necesidades y requerimientos. Los VSM logran generar mejoras significativas en el negocio, sin embargo, no se debe invertir tiempo y recursos si no es lo que se está necesitando.

Algunas de las razones por las que recomendamos el empleo del mapa de flujo de valor son las que a continuación presentamos: 

  • Para mejorar los procesos de trabajo de punta a punta. 
  • Para identificar inventarios acumulados en las diferentes operaciones.
  • Para revisar los procedimientos de forma estratégica. 
  • Para mostrar de forma visual el estado de los avances y mejoras. 
  • Para evaluar la eficacia de los canales de atención al cliente. 
  • Para comprender los sistemas de tecnología de la información utilizados en cada parte del proceso. 
  • Para aprender y administrar las complejidades de las tareas y funciones. 
  • Para encontrar oportunidades de optimización y automatización.

¿Cómo implementar un mapa de flujo de valor?

Para la implementación y/o creación de un mapa de flujo de valor hay una serie de pasos bien definidos. Cuanto más sean los mismos mayor será la eficacia en la preparación y confección. Para ello se debe:

  1. Identificar el problema: cuando notes que hay algún inconveniente que está entorpeciendo la fluidez del trabajo debes identificarlo a la brevedad. Si desconoces la causa es importante plantear el problema con el equipo. 
  2. Elegir el equipo: es necesario contar con una plantilla que tenga determinación y concentración. Distintos integrantes de los departamentos de ventas, operaciones y servicios al cliente, te aportará habilidades y perspectivas que se necesitan para optimizar tiempos y satisfacer las necesidades del cliente. 
  3. Definir el alcance del proyecto: ejecutar un VSM es en sí un proyecto. Por lo tanto, deberás definir su alcance para precisar qué parte del trabajo se incluirá en el mapa. Esto no es más que determinar si el mapa de flujo se generará en todo el ciclo del producto o si se enfocará en pasos específicos. 
  4. Generar un mapa del flujo de valor: ahora sí, una vez que has establecido los puntos anteriores, comienza a crear el mapa. Usa los símbolos correctos para mostrar cómo fluye el informe entre las actividades del trabajo.
  5. Agregar información al proyecto: una vez tengas ilustrado el flujo de valor suma métricas relevantes para obtener datos precisos. Asocia los cuadros de información para comparar elementos como tiempo, cantidad y calidad entre otros detalles.
  6. Crear un cronograma: es esencial contar con una clara línea de tiempo ya que los retrasos pueden arruinar todo flujo de trabajo. Controla el tiempo de ejecución (el que le toma a tu equipo realizar una tarea) y el tiempo de ciclo (corresponde a una parte del ciclo de ejecución en el que realmente se está realizando una tarea). 
  7. Analizar el mapa actual: a medida que vas avanzando en la confección notaras áreas que debes optimizar. Analizar y cambiar ciertos aspectos sobre la marcha es de vital importancia. Debes reservar tiempo específico para el análisis del mapa.
  8. Diseñar tu nuevo mapa: ya estando en proceso el mapa actual, diseña otro mapa similar pero que incluirá elementos de mejoras para las áreas que las necesiten, como por ejemplo el método Kaizen más conocido como las 5S – Shitsuke (disciplina), Seiton (organización), Seiri (utilización), Seiso (limpieza) y Seiketsu (normalización). Puedes utilizar un software en esta instancia. 
  9. Implementar tu nuevo mapa: el último paso consiste en implementar en el proceso de trabajo las soluciones del mapa. Es aquí cuando el análisis del flujo empieza a dar sus primeros frutos. 

En todos los aspectos de la vida el orden y la disciplina son esenciales para no perdernos en la vorágine. Tener los objetivos claros de donde y como pretendemos llegar nos facilita aquello que queremos lograr. Sin embargo, los horizontes se pierden cuando no marcamos una hoja de ruta, una línea de tiempo con metas, y sobre todo si nos desviamos o estancamos con los inconvenientes del trayecto. Es aquí donde un mapa de flujo de valor nos ayuda a identificar en qué estamos fallando, nos reubica en la senda correcta y nos da las pautas para evitar errores en un futuro.