Registro Contable ¿Qué es y para qué sirve?

Registro Contable: ¿Qué es y para qué sirve?

Un registro contable permite visualizar los ingresos y gastos, una vez que empieces a anotar todos los movimientos de dinero vas a poder diferenciar los que son del emprendimiento y los tuyos personales.

Por otro lado, no solo es registrar sino también leer esos registros, focalizarse en aquellos que ni sabías que tenías, eliminar los gastos que no son necesarios y los que son excesivos.

Al saber con exactitud cuáles son tus ingresos y gastos, vas a poder tomar decisiones de compra más inteligentes, vas a poder proyectar a futuro una determinada inversión y verás cómo tus finanzas mejoran. 

Si quieres saber más sobre el registro contable y los beneficios que esto trae para tu empresa, te invitamos a que leas el siguiente artículo. 

¿Qué es un registro contable?

Un registro contable (también conocido como asiento o apunte contable) consiste en consignar cada movimiento de entrada o salida que involucre los estados contables y el patrimonio de una empresa; por lo que este registro se utiliza entonces como base para calcular el resultado del ejercicio y el balance general. 

Asimismo, el registro contable no solo sirve para hacer seguimiento del estado financiero de la empresa, sino que también sirve de soporte ante los organismos pertinentes como prueba de que la compañía cumple con la leyes, en caso de fiscalización o de una auditoría. 

No existe ninguna obligación legal sobre quién debe realizar los asientos contables y aunque no es necesario ser un profesional contable o poseer algún tipo de acreditación, sí es fundamental que maneje algunas nociones de contabilidad.

¿Cuáles son los tipos de registro contable?

Los registros contables son de carácter obligatorio por lo que su realización es primordial para la empresa; por otra parte, estos registros poseen diferentes tipos con diferentes características: 

El libro Diario:es aquel documento donde se registran todas las transacciones económicas que se suceden en una empresa y se apuntan día a día continuando con un orden cronológico. 

El libro diario debe pasar por un proceso de legalización en el Registro Mercantil antes de empezar a usarlo.  

El Libro Diario es como el resto de los Libros Obligatorios, deben estar físicamente en las instalaciones de la empresa ya que si son solicitados por algún funcionario administrativo deben ser entregados en el momento; no será excusa que esté en manos de un contador (en caso de que sea un servicio contable independiente) 

Libro Mayor: es donde se reflejan mensualmente y de forma organizada los datos registrados en el Libro Diario. 

Libro de Inventario: es el libro donde reposa la información de los bienes, tanto muebles como inmuebles, junto con los activos y pasivos que tiene la empresa. Debe ser presentado previamente ante el Registro Mercantil. 

Libro de accionistas: refleja el número de acciones, el valor de las mismas y los datos de los accionistas que la posee; este también debe ser presentado ante el Registro Mercantil.

Libro de Acta de Asambleas: aquí se debe registrar toda la información de las asambleas que se realicen en la empresa sean ordinarias o extraordinarias. La importancia de las asambleas radica en que contienen la información de decisiones importantes para la empresa, tales como, el aumento del capital, cambio de nombre, cambio de domicilio, venta de acciones, entre otras de especial relevancia. 

Libros de compra y venta: es donde se registran a detalle las operaciones de compraventa que se realizan cada mes para efectos de declarar y pagar el IVA. 

Libro de Acuse de entrega de contrato: es aquel donde se deja constancia de la fecha, hora y demás datos referidos al contrato de trabajo. 

Estos libros se deben llevar de acuerdo a la normativa legal vigente para cada uno de ellos. 

¿Cuál es la importancia de los registros contables?

La importancia de los registros contables reside en 

  • brindar información detallada sobre los bienes de la empresa
  • controlar el flujo de efectivo empresarial
  • funciona como soporte de los movimientos financieros ante terceros.
  • registrar las responsabilidades financieras de la empresa.
  • controlar el estado económico de la entidad. 

La información registrada en los libros contables es para uso tanto de la empresa como para el Estado, ya que el asiento de los datos en los registros son un importante indicio para corroborar si la entidad cumple con la legislación correspondiente. 

Cada tipo de registro que se realiza en la empresa es un ítem fundamental para que puedas visualizar el crecimiento de la misma, tanto positivo como aquello que es plausible de ser mejorado; además con un correcto análisis de estos registros (en los que se incluyen cualquiera de los libros contables correspondientes a las actividades empresariales) es el camino correcto para detectar anormalidades y así alcanzar el éxito empresarial.

Es una gran herramientas para elaborar registros contables honestos y prácticos:  que la empresa sea capaz de detallar con precisión los movimientos y transacciones que allí se realicen con base en un registro sólido y honesto, puede resultar en un gran aliado en el momento que se requiera presentar esos documentos, así como balances o declaraciones económicas. 

Además, contar con estos registros no hace más que solidificar el estado financiero de la entidad o empresa.

Tener en orden las declaraciones de ingresos y gastos es beneficioso para que veas todos los movimientos y obtengas una “radiografía” del estado de tu empresa y su funcionamiento en un periodo de tiempo determinado.

Las fuentes de ingresos son identificables gracias a los registros contables: todas las entidades que, debido a su actividad, cuentan con una fuente de ingresos diarios recurren a los registros contables para identificar y detectar cualquier dato sobre la fuente de ingresos.  

Podrás hacer seguimiento de tus gastos deducibles: de esta manera tendrás un control de los gastos realizados en pos de beneficiar a tu negocio y las inversiones que hayas hecho. Registrarlos adecuadamente es fundamental ya que esto simplificará completar la declaración de impuestos, acción que debe realizarse año a año.  

Tus declaraciones de impuestos se harán de manera óptima: la declaración de tus impuestos dependen del registro adecuado de las cifras que corresponden a tus gastos e ingresos. Que cuentes con esta información es fundamental para realizar una presentación adecuada de estos registros.  

¿Cómo se hace el registro contable?

Realizar un registro contable es importante para lograr una sólida estructura financiera en tu empresa y para esto, existen dos modos de llevar a cabo dicho registro. 

Puedes optar por la opción más tradicional, es decir, contratar un profesional experto aunque la forma que está cobrando mayor relevancia estos días son los softwares de contabilidad; con ellos es más dinámico llevar la administración de los registros. 

Una de las características de la Contabilidad es que la secuencia de registro de las transacciones de la empresa, se repite mes a mes y al final se formulan los estados financieros. 

El registro contable se da de la siguiente manera: 

  1. Ordenar documentos: se ordenan los diversos documentos por compras de bienes, servicios, cobros y pagos generados durante el mes.
  2. Elaborar registro de compras: los documentos de compras (facturas, boletas, notas de crédito y débito) son registrados en el Registro de compras. 
  3. Elaborar registro de ventas: los documentos de ventas (facturas, boletas, notás de crédito y débito) son registrados en el Registro de ventas. 
  4. Registrar cobros y pagos: los documentos de cobros y pagos son ingresados en Caja y Bancos. 
  5. Ingresar asientos en Libro Diario: realizar los asientos por cada una de las transacciones realizadas, además de provisiones y estimaciones contables. 
  6. Mayorizar los asientos contables: se mayoriza cada uno de los asientos registrados en el libro diario. 

¿Qué es el registro contable de costos?

En el registro contable de costos se sintetizan y registran los costos o prestaciones de servicios que llevan a cabo las empresas con el objetivo de que cada una de ellas pueda medir, controlar e interpretar esos resultados reflejados tanto en los costos unitarios como totales y que están sujetos a progresivos niveles de análisis. 

El registro de costos tiene una serie de características propias que la distinguen dentro de la contabilidad general, financiera o tradicional.

  •  Es analítico 
  •  Es un elemento predictivo del futuro, ya que indica si el negocio es rentable, si genera ganancias
  •   Determina costos sin la necesidad de relevamientos físicos
  •  Facilita la preparación de informes.
  •  Sus períodos contables son más reducidos ya que puedes hacerlo mes a mes

Objetivos del Registro contable de costos

  • conocer la situación económica y financiera actual de tu empresa
  • permite tomar mejores decisiones en cuanto a compras, ventas e inventarios
  • permite planificar y proyectar resultados para los meses siguientes.