Retrospective Meeting: ¿qué es y para qué sirve?

AMIA: Asociación Mexicana de la Industria Automotriz

Las miradas retrospectivas, en todos los aspectos de la vida, son imprescindibles. Analizar los acontecimientos pasados nos ayudan a identificar qué decisiones o acciones hemos realizado correctamente y cuáles no, lo que nos servirá como experiencia a futuro. Gracias a esta evaluación rememorativa, podemos corregir de inmediato los detalles que no están saliendo de acuerdo con lo planeado o los que pueden mejorar.

Cuando a estas observaciones y correcciones de lo realizado las aplicamos a lo laboral y/o en proyectos empresariales, estamos en presencia de lo que se conoce como Retrospective Meeting, técnica muy desarrollada por los equipos para mejorar la productividad y reducir las falencias en el corto plazo. En este artículo te explicamos de qué se trata la Retrospective Meeting.

¿Qué es una Retrospective Meeting?

Una reunión retrospectiva, o Retrospective Meeting, es aquella en la cual reflexionamos sobre la manera en la que trabajamos en un periodo de tiempo. Nos enfocamos en ver los detalles, los procesos, las cosas bien realizadas y en las que debemos mejorar. Es una oportunidad para capitalizar aprendizajes y definir acciones de perfeccionamiento a futuro. 

Esta reunión especial, donde participa el equipo después de completar un incremento de trabajo, nos permite inspeccionar y adaptar métodos. Las retrospectivas nos posibilitan el aprendizaje de toda la plantilla, actuando como catalizadores para el cambio y generación de nuevas acciones.  

Ejemplos

Hay varias formas o maneras de ejecutar una Retrospective Meeting. Dependiendo de cual te resulte más efectiva o dinámica, podrás elegir alguna de ellas. Son ejemplos de reuniones retrospectivas: 

  • El Barco: se trata de expresar de una manera metafórica el desarrollo del Sprint. El equipo sería el barco y se debe identificar qué es lo que estuvo frenando su avance en el agua (el ancla), los riesgos (piedras), lo que ayudó a avanzar (viento), y en qué medida se alcanzó el objetivo (isla). 
  • Fat Guy: otro método muy usado en el cual se busca expresar de la forma más concreta posible que cosas se deben mejorar. Se divide al hombre gordo en porciones, como una pizza, y se acompañan estas con post – its (papelitos autoadhesivos) de sugerencias de acciones para comenzar a implementar definiendo que hay que hacer y que no hay que hacer.
  • Fast & Furious: es una adaptación bajo la temática de carreras de coches. El objetivo es ver que cosas permitieron ir rápido (coche fast), y que cosas no fueron del todo bien (coche furious). El que tenga más post – its es el ganador. Se cuenta, además, con los boxes para crear acciones que reparan o arreglan las cosas que se identificaron como malas. 

¿Para qué sirven las Retrospective Meeting?

La utilidad, o lo que se busca en este tipo de reunión, es la mejora constante de todos los aspectos del trabajo, del equipo y de cada integrante en particular. Se consigue mejorar la productividad, las habilidades e incrementar la calidad del producto. En resumen, sirve sobre todas las cosas para mejorar la aplicación del Scrum (método para conectar equipos).

Para lograr el mejor provecho y el perfeccionamiento continuo, el equipo debe hacer un análisis minucioso de cómo trabaja y de cómo se relacionan. Los posibles saltos de calidad que vayan surgiendo, son los que se aplicaran como actualización de los procesos. En cada Sprint, cuando el mismo finaliza debe hacerlo con la reunión de retrospectiva. 

Como resultados de una Retrospective Meeting se pueden hallar planes de acciones de mejora, nuevas y mejores prácticas, acuerdos de equipos actualizados, modernización de procedimientos, entre otros. 

Entre los beneficios más destacados encontramos: 

  • Incremento de la productividad y mejora de la calidad del producto, lo que permite el crecimiento sostenido y potenciación del aprendizaje del equipo de manera sistemática con resultados a corto plazo. 
  • Aumenta la motivación de la plantilla dado que cada integrante de este participa constantemente en la mejora del proceso, se siente escuchado y toma decisiones consensuadas. 
  • El feedback siempre motiva al team a hacer las cosas bien.
  • Cambios en búsqueda de la mejora continua gracias a la recomendación de un miembro, que invita a que los demás también lo hagan, permitiendo que el plantel sea más participativo.
  • Cada mejora analizada y proyectada es inmediatamente aplicada, por lo que, los beneficios son inmediatos. 

¿Quiénes deben participar de la Retrospective Meeting?

Para que esta reunión de retrospectiva sea útil, deben participar todos los miembros del equipo de Scrum. Para ello, deben estar presentes el o la product owner, el equipo de desarrollo conocido como team members y el o la scrum master. Este último individuo es la persona que facilita la reunión, y con su papel moderador se encarga de que la misma se desarrolle en forma ordenada, pero manteniendo su dinamismo. 

¿Cuáles son los puntos para tratar en una Retrospective Meeting?

Vamos a tratar variados detalles en la reunión retrospectiva, y para ello, vamos a guiarnos por medio del análisis de la última iteración, cómo trabajamos, qué problemas tuvimos, que cosas funcionaron bien y cuáles no. Ya analizado todo esto, debemos decidir hacia dónde queremos ir, obtener acciones concretas, mejorar la forma del trabajo y conseguir el objetivo propuesto como resultado final.

Una manera sencilla de simplificar la reunión es planteando una serie de preguntas en el siguiente orden: 

  • ¿Cómo fue el Sprint pasado?
  • ¿Qué problemas tuvimos?
  • ¿Qué hicimos bien?
  • ¿Qué queremos mejorar?
  • ¿Qué vamos a hacer para conseguirlo?

Como mencionamos anteriormente, el encargado de realizar este cuestionario y llevarlo adelante es el Scrum Master. El resto del equipo irá contestando y debatiendo todo y cada uno de los puntos planteados, a su vez pueden plantear nuevos. El objetivo final es conseguir acciones que cada uno pueda ejecutar durante el siguiente Sprint para conseguir la mejora continua. 

Ahora que conoces la importancia y los detalles a tener en cuenta en una Retrospective Meeting, es tiempo de aplicarla a tu negocio para lograr mejores resultados y mantener a tu equipo más dinámico.