Reuniones de Scrum: ¿Qué son y en qué se diferencian?

Target Group: ¿Qué es y cuál es su importancia?

Muchas organizaciones en todo el mundo se encuentran en búsqueda constante de hallar la manera más veloz de desempeñar sus tareas y este procedimiento de reuniones Scrum es el que eligen la amplia mayoría. Este método es un framework, o sea un boceto de labores tomando como eje central una amalgama para generar la forma más expeditiva de cumplir con los fines deseados por las grandes compañías. 

¿Qué son las reuniones de Scrum? 

Se remonta su origen a organizaciones desarrolladoras de software las cuales comprobaron que, mediante la utilización de este tipo de método, obtenían la tan deseada destreza y flexibilidad en su producción. Asimismo, les proveía de flujos de comunicaciones claras y de un cálido entorno de trabajo con compromiso genuino y mutuo entre los colaboradores, con la finalidad del perfeccionamiento persistente.

Se basan en encuentros cotidianos, para lograr la claridad, certidumbre y un incremento en el progreso de los grupos de trabajo, para alcanzar las metas y objetivos del sprint. El sprint, es la denominación que se le aplica a cada uno de las fases o repeticiones que se producen en un proyecto Scrum.

Los encuentros se generan siempre en un mismo sitio, que permita englobar a todo el personal con la particularidad de que los mismos, permanezcan parados, con una extensión acotada de tiempo de menos de 15 minutos.

Podemos mencionar tres principales actores que van a representar este método, a saber: 

  • Product Owner: es el cliente
  • Scrum Máster: el líder
  • Scrum Team: el equipo de trabajo, quienes van a desempeñar las tareas indicadas en el plan. 

El resultado positivo va a estar dado por la relación exitosa que se efectúe entre estos tres participantes. Esto se observa desde el arranque de la puesta en marcha, así como también, en cada una de las veces que se repiten las reuniones de trabajo predeterminadas. 

Este tipo de procedimiento comprende el fraccionamiento de labores en diferentes tramos y el continuo feedback entre el líder del proyecto y el cliente. El secreto del logro radica en obtener una buena comunicación entre las distintas áreas obrantes de la empresa. La función primordial de los líderes, es que el tráfico de la información sea ágil y dinámica y por ende confiable.

Todo lo ya mencionado, se hará realidad, siempre y cuando se pacten encuentros esporádicos entre los equipos de trabajo, con la finalidad de brindar soluciones concretas a problemas específicos. En caso de que la totalidad de los colaboradores no se encuentren bajo un mismo techo físico, se deberá implementar reuniones virtuales que establece la tecnología, para que todos puedan estar presentes de alguna u otra forma. 

 Tipos de reuniones Scrum 

Podemos nombrar las siguientes:

  • Planificación del sprint: es la fase de exposición de la idea. En la cita, los integrantes del grupo de trabajo, nombran tanto al Scrum Máster, como al Product Owner. Además, fraccionan el concepto en tramos y labores. Es sumamente importante que se elija a un referente de cada sector, por su inteligencia y capacidad de resiliencia. Estos encuentros pueden durar entre 4 y 8 horas.
  • Sprint diario: en este caso se tratan de encuentros diarios, de no más de 15 minutos de duración, en la cual cada integrante de los equipos de trabajo expondrá lo realizado en día anterior, lo que actualmente realiza y si tuvo que padecer algún inconveniente o se percato de incongruencias en el accionar. El Scrum Máster se encarga de registrar todo lo que se menciona. Por su parte, el Product Owner sólo prestará atención a los detalles que se indiquen.
  • Demo del sprint: en estos eventos se culmina con la planificación y los miembros de los equipos exponen los éxitos alcanzados. Puede tomarse como un cierre de ciclo, de objetivos que se pudieron alcanzar con el esfuerzo de todos. El Product Owner, actúa a modo de juez, legitimando los aciertos o por el contrario marcar los errores. El Scrum Máster, tiene un rol más pasivo y solo va a tomar nota de circunstancias que se puedan perfeccionar. Se le permite el ingreso a demás personal no afectado a la planificación culminada, como simples espectadores.
  • Retrospectiva: ya con el plan culminado, el método Scrum solicita la necedad de realizar un último encuentro, en la misma tanto los colaboradores como el Scrum Máster, desmenuzan cada una de las tareas realizadas y detectan y juzgan si hubo inconvenientes precisos. Los mismos pueden ser de naturaleza simple o complejos, como pueden ser disturbios entre áreas. 

¿Con qué reunión inicia el ciclo de scrum? 

El ciclo de scrum inicia con la planificación del Sprint, evento que se efectúa al iniciar cada sprint, intervienen todos los miembros del equipo del Scrum. En la misma se evalúa al detalle el cronograma de tareas y entregas pautadas, el blacklog del producto, permitiendo que los miembros del scrum elijan los Product Backlog ítems, los cuales serán desarrollados en el siguiente Spring.

¿En qué reuniones de scrum debe estar el product owner? 

Se cuenta con la participación del Product Owner durante la tertulia de perfeccionamiento, junto al scrum máster y miembros del comité de elaboración. La periodicidad de la misma puede ser, o una única vez con extensión entre una a dos horas de duración, o bien en forma cotidiana de no más de quince a veinte minutos de persistencia.

¿Cómo es el formato de las reuniones scrum?

Básicamente, podemos encontrar el tipo de formato de reuniones scrum, las que se dictan de persona a persona, es la más elegida. Cada miembro del equipo, debe indicar las tareas realizadas el día anterior, lo que va a desarrollar durante la jornada, señalando también, cualquier inconveniente que hubiese padecido durante su accionar. Seguramente lo sucedido a un miembro, se repita en los demás (historia de usuario). Más allá de esto, cada miembro tiene que dar su discurso, dejando en evidencia el grado de compromiso y quien está trabajando en forma activa en la planificación. 

¿Cuáles son los 5 eventos de Scrum? 

Vamos a mencionar los cinco eventos o ceremonias de Scrum, ya analizadas en detalle con anterioridad: el primer evento es el Sprint, le sigue el planeamiento del Sprint, luego el Sprint diario, el Demo del sprint, Retrospectiva, culminando con el Sprint de perfeccionamiento, el cual adiciona características a los cumplimientos requeridos, también los organiza.

¿Cómo hacer reuniones Scrum? 

Para hacer reuniones Scrum hay que pautar el tiempo de duración. Para una Daily Scrum, no debe permanecer el tiempo más de 15 minutos. El lugar físico de elección deberá ser el más confortable, con buena acústica y visión, para escuchar correctamente a todos los disertantes y poder verse correctamente.El lugar debe ser siempre en el mismo y a la misma hora. Deberá estar monitoreada por un Scrum Máster y contará con la participación obligatoria de todos los miembros del Scrum.

¿Cuánto dura una reunión de sprint?

Una ceremonia de Sprint puede presentar una durabilidad heterogénea, en algunos casos sólo duran dos semanas y las hay de hasta dos meses. Por lo general sólo duran entre dos a cuatro semanas.