¿Qué es un sistema contable y para qué sirve?

Diseño web: ¿qué es y para qué sirve?

Llevar la contabilidad de una empresa, muchas veces resulta un trabajo tedioso a pesar de su gran importancia para la administración de una empresa; es por esto que las facilidades que otorgan los avances tecnológicos pueden hacer más llevadero el proceso además de ser una herramienta altamente recomendable para los empresarios. 

Es por este motivo que en el siguiente artículo, te explicamos qué es un sistema contable, para qué sirve y cómo se desarrolla dentro de una empresa. 

¿Qué es un sistema contable y para qué sirve?

Cuando hacemos referencia a un sistema contable, hablamos de una herramienta que condensa toda la información contable de la empresa así como también los datos puramente financieros de la misma; de esta manera, se puede visualizar y analizar la salud financiera de una empresa de un modo rápido y eficiente.

A través de estos sistemas se crean un conjunto de normas que permiten gestionar todas las transacciones que se lleven a cabo dentro de la empresa y de la misma manera establecer criterios de clasificación para las mismas en los registros diarios de las operaciones. 

¿Qué características tiene un sistema contable?

Los sistemas contables se encuentran organizados bajo una serie de características básicas y comunes a todos ellos. 

  • Son de fácil comprensión: quizás esta es una de las características más importantes de los sistemas contables debido a que su fácil comprensión y lectura no solo beneficia a los profesionales de la contabilidad sino para cualquier empleado que necesite de la información que allí se brinda para emprender cualquier proyecto financiero. 
  • Son de gran utilidad: esta característica se encuentra en estrecha relación con lo anterior ya que al tener un sistema contable comprensible resulta de gran utilidad para conocer el estatus financiero de una empresa de manera rápida y eficaz. 
  • Son fiables:  la información y los datos disponibles en los sistemas contables debe ser real para que aquellos que deban tomar decisiones en relación a la empresa, lo hagan sin temor a utilizar datos falsos. 

Ejemplo

En la actualidad hay diversos sistemas contables automatizados, uno de ellos y el más requerido es Quickbooks, el cual se posiciona como una excelente opción para empresas pequeñas. 

Su ventaja principal es que el usuario cuenta con la posibilidad de asociarlo a más de 150 aplicaciones. 

Por otra parte, ofrece una prueba gratuita de 30 días pero que al terminar la misma, se abona el servicio a un bajo costo que son alrededor de US $8 a US $10 mensuales. 

¿Cuáles son los sistemas contables más usados por las empresas?

Existen una infinidad de sistemas contables pero aquí te listamos los más populares: 

  • Quickbooks
  • Keme
  • SeniorConta
  • Gespygames 
  • PGConta
  • Contabilidad.NET
  • Contasimple 
  • Sage Contabilidad 
  • Alegra
  • OfiConta 
  • Visionwin
  • ALTAI 
  • a3ERP Contabilidad 
  • Anfix 
  • Contasol 

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas contables?

Si decides implementar cualquier sistema contable en tu empresa, es importante que sepas que cuenta con los siguientes beneficios: 

  • Podrás ahorrar en gastos económicos además de evitar pérdidas de la misma índole. 
  • Los datos disponibles en el sistema van a estar protegidos y listos para cualquier inspección que recibas de Hacienda, además de contar con ellos para llevar a cabo diferentes tipos de gestiones. 
  • Debido a que la información contable se almacena en la nube, podrás prescindir de otros tipos de programas ofimáticos. 
  • Permite automatizar todo tipo de operaciones. 
  • Tendrás a disponibilidad la información y ahorrarás tiempo en la búsqueda de archivos o carpetas. 
  • Se reducen al mínimo los errores que puede causar el ingreso manual de datos. 
  • Podrás elaborar informes de la empresa con gran facilidad. 
  • Aumento de producción. 

Ventajas

  • Se mantiene en orden la información diaria de la empresa además de establecer un control sobre los ingresos y egresos; y si llegara a surgir algún tipo de inconveniente, se puede resolver de manera rápida y eficiente.  
  • El control de ganancias y pérdidas permiten una mejor gestión de los recursos disponibles por lo que se llevan a cabo inversiones ventajosas para la empresa lo que la posiciona ante la competencia de una mejor manera.  

Desventajas

  • La desventaja principal si se lo puede considerar así es que si se utiliza un sistema contable requiere de mucha dedicación en cuanto a tiempo y orden para que la información sea lo más fiable posible.