Sistema de cobranza: ¿Qué es y cómo aplicarlo?

Gestión de riesgos: ¿qué es y cómo funciona?

Las fluctuaciones de la economía siempre han sido un factor incidente a la hora de analizar los procesos comerciales, más precisamente en lo que respecta a ventas o prestaciones de servicios y al pago que debe realizarse para acceder a un tipo específico de estos.

Es en estos términos de variaciones monetarias en los que las empresas y organizaciones han tenido que buscar alternativas en las notas de créditos o los planes de pago para poder continuar con sus ejercicios productivos y sostener su rentabilidad.

Pero en muchos casos, estas facilidades ofrecidas a la clientela para que puedan acceder a distintos productos, abonando segmentariamente el monto establecido, generó un freno en los ingresos de los comercios y los obligó a redefinir sus métodos de cobro.

Y es en esta búsqueda de herramientas que permitan completar el cobro de las deudas lo que resaltó la necesidad que tiene cada emprendimiento de contar con un sistema de cobranza que le otorgue seguridad y certezas a la hora de recuperar sus activos líquidos.

¿Qué es un sistema de cobranza? 

Un sistema de cobranza hace referencia al proceso y los métodos por el cual se lleva a cabo la cancelación del monto pendiente por la adquisición de un producto o servicio determinado.

Si bien el pago de un producto o servicio puede variar dependiendo el medio por el cual se realice dicha adquisición, los sistemas de cobranzas se especializan en la gestión de aquellas deudas que puedan generarse mediante la falta de cumplimiento del cliente.

Así, estos sistemas desarrollan una estrategia de gestión flexible, ordenada y automatizada a través de la cual se completará el abono del monto adeudado, recuperando activos para la empresa prestadora de dicho servicio o para quienes hayan vendido un producto específico.

A su vez, estos métodos de cobranza, pretenden generar una interacción agradable para con los clientes, tratando que estos completen sus pagos en tiempo y forma, evitando caer en morosidades innecesarias que les conlleven mayores deudas o impliquen futuras pérdidas empresariales o comerciales.

¿Cuál es su objetivo principal? 

Teniendo en cuenta que los sistemas de cobranza priorizan el tratamiento de las listas de créditos y deudas, su principal objetivo está en la recuperación de activos líquidos para la empresa u organización que los lleve adelante o ejecute.

Este proceso pretende, mediante un análisis de casos previo, convertir las listas de morosos en un ingreso efectivo para la liquidez de una empresa u organización que haya concedido esos créditos y se encuentren adeudados.

Es por esto que se considera que los sistemas de cobranza cierran el círculo de venta, permitiendo la recuperación de las inversiones realizadas para generar un producto o brindar un servicio, mediante diferentes pasos que impliquen la menor pérdida económica posible.

Por otro lado, la aplicabilidad de los procesos y métodos que contemplan un sistema de cobranza, pretende facilitar una lista clara y ordenada con todos aquellos clientes morosos con los que se cuente; detallando la situación de cada uno para que se pueda elegir la estrategia más viable para completar los cobros.

¿Cómo crear un sistema de cobranza? 

Sin lugar a dudas, la implementación de un sistema de cobranza estructurado y claro permitirá a las empresas asegurar un procedimiento a través del cual sus clientes podrán concretar sus pagos de créditos.

Por ello, es de vital importancia contar con esta gestión de información en un sistema que comprenda aspectos básicos referidos al proceso de venta. Y serán estos puntos de referencia los que permitirán concretar la creación o utilización de un método de cobranza viable y seguro.

Así, para crear un sistema de cobranzas, podemos resaltar algunos factores de valor entre los cuales se destacan:

  • Emisión Inmediata de Facturas: con el fin de formalizar los datos del cliente en una base de datos propia, detallando las particularidades de la compra que realizó (producto, valor, medio de pago, extensión de crédito, fecha vencimiento del crédito, etc.);
  • Establecimiento del Estado de Cuentas: mediante los registros de ventas, llevar reportes sobre el estado de los créditos por cobrar, con el fin de sostener un seguimiento constante que permita establecer las acciones derivadas en el caso de generarse una mora por parte de los clientes.
  • Designar un Responsable de Cobranza: si bien en la mayoría de los emprendimientos pequeños son los propios dueños quienes realizan las cobranzas, designar un responsable específico ayudará en el acercamiento hacia los clientes pudiendo concretar el pago de las deudas cuidando la relación entre las partes.
  • Determinar los Medios de Comunicación y los Pasos de Notificación de Deudas: apoyados en la información obtenida del cliente, determinar los pasos por los cuales se realizar las alertas de pago o avisos de deuda (telefonía, correo electrónico, visita a domicilio, correspondencia, etc.).
  • Asesoramiento Legal y Respaldo Especializado: más allá de confiar en la buena voluntad de los clientes, es importante tener en claro cuáles serán los pasos legales a seguir en el caso de generarse moras imposibles de cobrar por los medios de confianza; teniendo en cuenta que todo proceso de venta formalizado implica un respaldo judicial con cumplimiento de obligaciones de ambas partes (vendedor y cliente).

Sin lugar a dudas, estas referencias para crear un sistema de cobranza estarán sujetas a las particularidades de las empresas que lo necesiten o apliquen. Ya que en base a su estructura, podrán seleccionar la mejor estrategia para gestionar los procesos de ventas y pagos; con la posibilidad de adaptarlo a cada caso específico.

¿Cómo implementar un sistema de cobranza? 

Una vez que se hayan definido las estrategias y alternativas para realizar los procesos de cobranza, es importante contemplar una serie de acciones que potenciarán la implementación del sistema a emplear. Entre ellas, podemos destacar:

  • La estructuración de una lista de clientes morosos o que se encuentran retrasados con los pagos actualmente;
  • Programar una sistematización de avisos de deuda, enviando a cada cliente un recordatorio de pago para no entrar en mora;
  • Otorgar distintos medios de pago para que los clientes puedan cumplir tanto física como virtualmente los pagos;
  • Controlar constantemente el estado de las notas de créditos, cuotas por pagar o deudas con las que cuenta cada cliente; y,
  • Ofrecer un sistema de conciliación que permita evitar acciones legales.

En muchos casos, con el fin de agilizar y asegurar estos procesos de recuperación de activos, las empresas u organizaciones contratan especialistas para que se encarguen de dichos sistemas de cobranza o trabajan en sus procesos comercial con softwares específicos que intervienen tanto lo referido a las ventas como a las cobranzas.

¿Cómo mejorar el sistema de cobranza?

Más allá de la implementación de un protocolo de cobranzas estándar, seguro y viable, los departamentos encargados de realizar estas actividades se encuentran en constante análisis y búsqueda de aquellas herramientas o acciones que puedan mejorar sus funciones.

Siendo este motivo el principal factor por el cual los especialistas recomiendan algunas pautas para mejorar el sistema de cobranza que se emplee. Entre ellas se destacan:

  • Realizar un Proceso Sistemático: en lo posible apoyados en plataformas digitales, segmentar la clientela en las distinta etapas de cobro que se encuentran, monitoreando la misma y seleccionando el medio más adecuado para comunicarse con cada uno.
  • Mantener Canales de Comunicación Constante: para intentar generar, mantener y afianzar el trato con los clientes con el fin de que puedan cumplir con sus pagos y vuelvan a comprar posteriormente, así como realizar todo tipo de consultas que crean necesarias. Permitiendo que esta interacción se dé durante todo el proceso de pago de los créditos y no solamente cuando el cliente se encuentra en estado de morosidad.
  • Ofrecer Alternativas y Facilidades en los Medios de Pago: mientras mayor cantidad de canales de pago se ofrezcan, se agilizan los procesos y el cliente puede encontrar mayores atractivos para cumplir con sus obligaciones. En muchos casos, estas alternativas están sujetas a los posibilidades que ofrecen los distintos medios con los que trabaje cada emprendimiento; ya sean tarjetas de créditos, entidades bancarias, etc.
  • Posibilidad de Reajuste del Crédito Adquirido: en muchos casos, los clientes no pueden continuar cumpliendo con las condiciones inicialmente pactadas para el pago de la deuda, por lo que una reestructuración de dicho plan podría ser un recurso viable para continuar recibiendo activos líquidos y evitar que aumente la lista de morosidad que se tenga actualmente.