Sistema de costos: ¿Qué es y cómo funciona?

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Uno de los principales desafíos que deben enfrentar las empresas es la implementación de un sistema de costos que les permita disminuir los riesgos en su funcionamiento.

Un sistema de costos puede definirse como el conjunto de procedimientos técnicos contables y administrativos, a través de los cuales se determina el registro y análisis de operaciones para así poder  evaluar inventarios y determinar resultados, planificar el valor de las operaciones y tomar decisiones.

¿Qué es un sistema de costos?

Como ya comentamos, un sistema de costos es un conjunto de procedimientos técnicos administrativos y contables utilizado en un ente,  que sirve para determinar el costo de operaciones en sus distintas fases y que se puede utilizar para fines contables, control de gestión y como sustento de la toma de decisiones.

Vamos analizar con mayor detenimiento los elementos incluidos en la definición de sistema de costos.

Los procedimientos son un conjunto de métodos que pueden ser técnicos, administrativos y contables.

Un ente puede ser una parte de una empresa que puede ser objeto de estudio contable como por ejemplo los procesos y la producción.

El control de gestión y la toma de decisiones tiene que ver con fijar precios, con conocer la contribución marginal, con tercerizar actividades o sectores, o discontinuar una línea de producción, entre otras actividades.

Es denominado sistema de costos debido a que interactúan diferentes elementos relacionados entre sí en la búsqueda de un objetivo común. Los elementos proporcionan retroalimentación al sistema en sí por poseer una estructura determinada. Un sistema de costos busca servir como herramienta para mejorar una gestión y poder tomar decisiones tomando en cuenta el control de las actividades fabriles y el costo de producción.

La contabilidad de costos, el software y los procedimientos operativos son elementos que forman parte del sistema de costos. Veamos a que se refieren.

La contabilidad de costos se encarga de registrar y acumular costos, además de brindar información clave para la retroalimentación del sistema.

El software es la base del sistema entero, producción, compras, almacenes personal, etc. 

Los procedimientos operativos son parte de la estructura del sistema de costos. Ellos pueden ser los consumos por producto, por procesos o por actividad, los tiempos de elaboración, y los formularios, entre otros.

¿Cuáles son los objetivos del sistema de costos?

Entre los objetivos de un sistema de costos podemos encontrar los siguientes:

El cálculo más exacto posible de costo de los productos o servicios,

Evaluación del ciclo de vida de los productos o servicios. De esta forma es posible ver si una inversión en etapas de desarrollo y diseño puede dar recompensas en etapas posteriores con un producto o servicio con mayor calidad.

Medición del rendimiento de personal de una empresa o de una inversión. Una inversión en tecnología podría ser una inversión rentable, ya que en un corto tiempo podría reducir costos administrativos.

Poder plantear estrategias organizacionales.

Poder proponer mejoras en el sistema de producción a través de la comprensión de los procesos y actividades de la compañía y su influencia en los costos.

Identificación y proporción de información sobre qué procesos o actividades están influyendo en la generación de costos

¿Qué tipos de sistemas de costos existen?

A continuación vamos a detallar los distintos tipos de sistemas de costos que pueden ser aplicados según las necesidades específicas de cada usuario:

Cálculo de costos por orden de trabajo

Este sistema acumula los costos de fabricación en  forma separada para cada trabajo. Se suele utilizar en empresas dedicadas a la producción de pedidos especiales de productos únicos. Los costos se van acumulando por pedidos, trabajos, lotes o contratos. La idea es que el trabajo sea realizado de acuerdo a las especificaciones del cliente. De esta forma cada trabajo es distinto.

Podemos citar como ejemplo de costos por orden a proyectos de construcción, reparación de automóviles, construcción naval, contratos gubernamentales, impresión de trabajos, libros de texto y la fabricación de  juguetes y  herramientas. También podemos citar como ejemplo al acumulamiento de costos por servicios profesionales de abogados o doctores.

Cálculo de costos por proceso

El cálculo de costos por proceso es un sistema que calcula y acumula los costos de fabricación por separado para cada proceso. Determina el costo de una mercancía por etapa de fabricación.

Es el método de gastos que se aplica cuando los productos o servicios son la resultante de una secuencia de procesos continuos y donde se producen homogéneos. Los costos se promedian en sobre las piezas fabricadas en el período, lo que involucra distintos departamentos y cuyos costos fluyen de un sector al otro.

Este sistema de costos es utilizado por refinerías de petróleo, productores de cemento y productos químicos, por ejemplo.

Este sistema acumula los costos directos y asigna costos indirectos a un proceso de fabricación. Los costos son asignados en general en lotes grandes que pueden llegar a incluir la producción de un mes. Luego los costos son asignados a unidades individuales de un producto.

Cálculo de costos híbridos o mixtos

Este sistema se utiliza en situaciones en las cuales se necesita más de un método de acumulación de costos. Esto sucede porque en algunas empresas debido a las características de los productos se utiliza el cálculo de costos por proceso y costos por trabajo.

Podemos citar como ejemplo casos en los que se usa el cálculo de costos por proceso  para la compra de materiales directos y el cálculo de costo por trabajo para los costos de mano de obra directa para los gastos generales de la fábrica.

También puede utilizarse el cálculo de costo de la orden de trabajo para la compra de materiales directos y el costo por proceso para los costos de conversión. Es posible observar como diferentes métodos de acumulación de costos son requeridos por cada sector de una compañía. 

Los métodos de acumulación de costos híbridos o mixtos son también conocidos como métodos de costos operativos.

Características de un sistema de costos

Un sistema de costos posee características particulares que lo definen. 

En primer lugar podemos afirmar que el tiempo real de un sistema constituye su característica de mayor valor. La gerencia de una compañía puede tomar decisiones importantes basadas en datos certeros y reales sin necesidad de aguardar hasta que los datos se agreguen al final de los períodos a los informes. 

La anterior es una propiedad  de mayor relevancia  en un sistema de costos, aunque no en todos casos se logra fácilmente.

En segundo lugar, en un sistema de costos la asignación de costos es realizada sobre la base de un sistema de actividades o sobre un sistema tradicional de costos. 

El sistema de costos basado en actividades supone el cálculo de la tasa de actividad y en función del uso respectivo de cada actividad, la aplicación de gastos generales a los productos. En cambio, el sistema de costos tradicional, realiza una sola tasa de gastos que es aplicada a cada trabajo o en su defecto a cada departamento.