Sistema de gestión de aprendizaje (LMS): ¿Qué es y para qué sirve?

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La capacitación constante y permanente es la base del crecimiento de toda organización y de todo individuo. El mundo y el mercado las exigencias van cambiando constantemente al igual que las formas de aprendizaje y la educación, lo que requiere también de grandes cambios para mantenerse a la vanguardia de la formación. Por ello, las instituciones que se dedican a la instrucción académica, al igual que las empresas, optan por una herramienta que demuestra suma eficacia en este aspecto, el sistema de gestión de aprendizaje o LMS. ¿Te interesa conocer qué es un LMS? En este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber y mucho más.

¿Qué es un Sistema de gestión de aprendizaje?

Un sistema de gestión de aprendizaje (SGA), o LMS por sus siglas en inglés que corresponden a Learning Management System, se trata de un software basado en la nube, o instalado en un servidor web, que se utiliza para el aprendizaje en línea (formación profesional online). Por medio de este se puede brindar seguimiento, instrucción, control, capacitación y distribución de actividades las que pueden ser otorgadas por una institución a sus alumnos o por una empresa a sus empleados. 

Este sistema de gestión de aprendizaje es una herramienta de suma importancia para todo tipo de organizaciones que buscan implementar soluciones rápidas y eficaces para mejorar rendimientos y productividad, dado que la facilidad de acceso al aprendizaje y el alcance para todos los involucrados propicia un ambiente eficaz para la mejora constante en lo que a capacitación respecta.  

Este instrumento, al que se arribó por la evolución permanente de la tecnología, es un medio que ayuda a cubrir necesidades que el individuo o estudiante posee en cada etapa de la formación, puesto que, permite mayor cantidad de información y habilita funciones como el aprendizaje móvil. Por esto, ya no es imprescindible que la persona asista irremediablemente a un lugar físico y en un horario determinado. 

¿Para qué sirve un sistema de gestión de aprendizaje?

Las principales utilidades de un sistema de gestión de aprendizaje son de organización y coordinación, lo que permite de forma práctica y estructurada integrar la presentación y el desarrollo de módulos, la administración de accesos web y aplicaciones, la generación de nuevos usuarios, la creación de foros de debate, la posibilidad de videoconferencias, el control de los procesos de aprendizaje, la producción de evaluaciones e informes, entre otros. 

Estos sistemas pueden ser implementados en cualquier tipo de preparación ya sea académica o de formación dentro de una compañía, por lo tanto, sirven para la capacitación meramente de cumplimiento o de políticas de una empresa. Por esto, una de las funciones destacadas, es también, la gestión de la enseñanza en el preciso momento en el que se está llevando a cabo, es decir, que sirve como soporte de la formación experimental y formal en el proceso diario. 

El e-learning siempre está disponible para quienes deseen adquirir conocimiento, no importa la hora ni el lugar. Los sistemas de gestión de aprendizaje ayudan a aprender, valga la redundancia, de manera más fácil y dinámica sobre cualquier tema en particular, dado que la información está siempre en línea para el usuario toda vez que permite al capacitador registrar, dar seguimiento y calificar el avance de los estudiantes. De la misma forma aplica en la formación laboral – empresarial.

El software es usado frecuentemente para gestionar y medir la capacitación de estudiantes, profesores, empleados internos e inclusive externos, clientes, socios, proveedores, directivos, etc.

¿Quiénes utilizan un Sistema de gestión de aprendizaje?

Los sistemas de gestión de aprendizaje son herramientas multipropósitos y son utilizados de manera global. Así mismo, la variedad existente para los casos de uso es muy amplia. A continuación, definimos algunos de los clientes que utilizan con mayor frecuencia un LMS: 

  • Usuarios o estudiantes: fueron los primeros en probar la herramienta dado que gracias a ellos se creó la plataforma. El acceso a la misma se realiza para diferentes acciones como lo son; descargar información y apuntes, visualizar el calendario de cursada y materias, presenciar clases online, participar en videoconferencias y foros, efectuar evaluaciones o trabajos prácticos asignados, medir el progreso individual, agendar tareas pendientes, etc. 
  • Administradores: son los encargados y responsables de gerenciar el sistema de gestión de aprendizaje. Entre las variadas tareas a realizar se encuentran la creación y ejecución de cursos, la asignación a los usuarios, los planes de aprendizaje, y la evaluación y seguimiento de los procesos. 

Entre quienes más usan el LMS, definiendo a los mismos ya en el rol de clientes, encontramos a instituciones educativas de todo tipo que la implementan para el seguimiento de alumnos, grandes empresas para la medición del rendimiento y progreso individual de cada uno de sus empleados, pequeñas y medianas empresas que se apoyan en el SGA para la utilización de menos recursos humanos y trabajadores particulares o independientes que necesitan del aprendizaje constante de acuerdo a la evolución de las funciones desarrolladas y la exigencia del mercado.  

Beneficios de un Sistema de gestión de aprendizaje

Las ventajas de utilizar un sistema de gestión de aprendizajes son innumerables y se aplican, una vez más, tanto para empresas como para instituciones educativas. Algunos de los beneficios son: 

  • Reducción de costos en el aprendizaje, ya que no requiere de gran número de personal de capacitación.
  • Disminución del tiempo de inducción y capacitación de clases programadas. El usuario se puede conectar cuando lo desee o pueda. 
  • Unificación de todos los recursos de enseñanza de la institución o empresa en el e-learning. 
  • Seguimiento continuo y personalizado de cada estudiante o colaborador. 
  • Medición del aprendizaje. 
  • Optimización de los recursos disponibles. 
  • Mantenimiento elevado de la motivación por medio de instrucción formal e informal, lo que permite que la capacitación no sea tan tediosa y por ello aumenta la posibilidad de retención de colaboradores. 
  • Adquisición de conocimientos y habilidades extracurriculares. 
  • Favorecimiento del proceso de aprendizaje – enseñanza. 
  • Facilidad de actualización.

Tipos de Sistemas de gestión de aprendizaje

Como en toda herramienta tecnológica de gestión encontramos diferentes tipos de opciones para el LMS, que se definen por tres marcadas diferencias. Encontramos así los SGA online, los de código abierto, y los comerciales

El primero de ellos, es decir los sistemas de gestión de aprendizaje online, brinda la posibilidad de ejecutar todas sus utilidades en la nube. Actualmente están ganando mucho terreno por su facilidad y comodidad de uso.

Los LMS de código abierto, aprueban las gestiones de cursos de manera menos costosa, lo que no significa que sean gratis. Estos presentan acceso y descarga libre, al igual que el control y manejo, para el cual es imprescindible cierto conocimiento técnico. Sin embargo, se debe abonar para la utilización de las funciones más importantes de dicho software.

Los comerciales son aquellos que solo pueden usarse con la compra de la licencia. Lógicamente, son los más costosos, y como beneficio se puede contar con varias opciones de configuración para gestionarlos de la manera deseada. A mayor cantidad de paquetes de funciones mayor será la inversión a realizar.

Otras diferencias que hallamos en los tipos de sistemas de gestión de aprendizaje tienen que ver con que si el software está basado en la web o bien si está instalado en el servidor. 

En primera instancia la aplicación debía estar alojada en un servidor, lo que implicaba el mantenimiento por parte del sector de informática de la institución o empresa, lo que representaba altos costos de instalación y conservación. Los modernos están basados en la web sin necesidad de tener un servidor propio. Estos se mantienen actualizados constantemente y son más económicos que los mencionados precedentemente, aunque es importante destacar que si el cliente lo desea puede optar por acceder a un servidor propio. 

Como hemos visto, las opciones disponibles en el mercado son variadas, como suele suceder siempre con los distintos rubros, servicios o productos. La decisión final queda en manos, o mejor dicho en mente del cliente, quien de acuerdo a sus necesidades (y al poder adquisitivo) optara por una u otra opción de sistemas de gestión de aprendizaje.