Sistema de inventarios: ¿Qué es y cómo funciona?

Ley de oferta y demanda: ¿De qué se trata?

Toda empresa que almacene mercaderías necesita un correcto y exhaustivo control de inventarios ya que estas requieren de una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio. Como podemos percibir la organización y control son imprescindibles, y para lograrla es necesario el uso de Sistemas de inventarios, una de las herramientas de gestión más importantes para un negocio. Si te interesa saber de qué se trata, en este artículo te lo contamos. 

¿Qué es un sistema de inventarios?

Se conoce como sistema de inventarios al conjunto de normas, métodos, procedimientos y herramientas que se utilizan para planificar y controlar los productos o materiales de los que hace uso una empresa, de manera que esta pueda funcionar eficazmente. En estos inventarios se registra la cantidad de mercancía existente en un negocio y los productos vendidos.

Mediante este sistema es posible conocer con cuánta mercancía se cuenta en un determinado momento y qué productos están por acabarse (eventual quiebre de stock), así como también determinar los niveles de rotación de los mismos e identificar aquellos próximos a su fecha de vencimiento o caducidad. 

¿Para qué sirve un sistema de inventarios?

Los sistemas de inventarios suelen variar en formato y diseño dependiendo del software empleado. De todas maneras, las utilidades son generalmente las mismas. Su utilidad inicial es la de brindar la posibilidad de ingresar o crear una base de datos de la cantidad, costo y precio de venta de los productos que componen el stock del negocio. 

La mercadería viene con un código de barras que el sistema de inventarios puede leer rápidamente utilizando una pistola láser, lo que facilita considerablemente el registro de mercancías. Sirve además para mantener el stock actualizado en tiempo real, ya que cada vez que se vende un producto la herramienta lo descuenta automáticamente del stock, por lo que se mantiene un registro continuo de los artículos disponibles. 

En esta instancia es necesario acotar que todo sistema de inventarios incluye un software de punto de venta (POS), el que contribuye a ordenar los ingresos – egresos asegurando una gestión fidedigna y transparente, lo que permite en un mejor control de las finanzas y por ende de las utilidades. 

¿Qué tipos de sistemas inventarios existen?

Hay un gran número de sistemas de inventarios que pueden clasificarse según diferentes variables, como pueden ser la periodicidad con la que se realizan las referencias contempladas en cada conteo, las características de cada empresa o negocio, como así mismo, inventarios de materia prima, de productos en proceso o de productos terminados. Sin embargo, se suele hablar de cuatro tipos de gestión de inventarios principales. A saber;

  1. Sistemas de inventarios perpetuos: son comunes para el manejo de cantidades pequeñas o medianas de stock. Su característica es contar con una base de datos fija que se va actualizando a medida que es necesario o que los procesos logísticos tienen lugar. Trabajan con la información en tiempo real. 
  2. Sistemas de inventarios periódicos: no trabajan con los datos en tiempo real. Prefieren optar por actualizaciones periódicas que sustituyen la antigua por la última versión actualizada. 
  3. Sistemas de inventarios de códigos de barras: es el más preciso y eficiente. Su principal característica reside en el uso de código de barras para identificar cada unidad. 
  4. Sistemas de inventarios de identificación por radiofrecuencias: dependen del uso de la tecnología RFID para la identificación de las mercancías y de sus movimientos dentro de la cadena de suministro. 

Debido a la cantidad y variedad mencionaremos algunos tipos más de sistemas de inventarios:  

  • Según el periodo fiscal: hacen referencia al momento en relación al año fiscal, al comienzo del periodo contable y final del cierre del ejercicio económico de cada año.
  • Según el tipo de producto: sujeto al tipo de mercadería almacenada. De materias primas, de suministro de fábrica (registra materiales empleados en el proceso de producción), en proceso de fabricación (contempla productos semielaborados), de productos terminados (recoge los disponibles para la venta) e inventario de mercancías (lo integran los bienes adquiridos para ser vendidos con posterioridad).
  • Según su función: en tránsito (cuantifica los materiales que fueron enviados al almacén o solicitados por proveedores), de seguridad o reserva (registra la provisión que la empresa posee para afrontar posibles fallas o alta demanda), y de previsión o estacional (para satisfacer demandas futuras y estacionales). 

Ejemplos de sistema de inventarios

Son ejemplos de sistemas de inventarios: 

  • Holded: se trata de un software de uso en la nube. Intuitivo y fácil de utilizar. 
  • Odoo Inventory: flexible y de concepto abierto que permite incluir el módulo de inventario en el caso que se quiera incluir. 
  • ABC Inventory: de uso gratuito, al alcance de todo usuario.
  • Factusol: diseñado para el control de stock en cualquier momento a lo largo de toda la cadena de suministro. 

¿Cómo armar un sistema de inventario para mi negocio?

Llevar a cabo una buena gestión de inventarios es clave para mantener un nivel eficiente de stock y tomar mejores decisiones. Para el armado de un sistema de inventarios debes seguir unos pasos simples toda vez que los mismo resultan de gran eficacia.

  1. Organiza y acondiciona el lugar donde se colocarán los artículos: el espacio debe estar limpio, seco e iluminado para cuidar e identificar fácilmente a cada producto. Es conveniente tener estanterías rotuladas para su fácil tipificación. 
  2. Define el sistema y el formato de almacenamiento: dependiendo del tipo de artículo y de la rotación que posea. 
  3. Define la codificación de los artículos: para ello contempla variables como ser número, modelo, color, estilo, proveedor, etc. 
  4. Elige la herramienta de control de stock: en el mercado hay todo tipo de opciones, desde plantillas pre diseñadas en Excel hasta diversos Software de gestión, en algunos casos gratuitos. 
  5. Registra todos los movimientos: la entrada y salida de los productos deben ser registrados con exactitud en la herramienta que hayas elegido para el control de stock. 
  6. Realiza un inventario físico real: el conteo inicial debe ser exacto para no arrastrar errores. Prestar fundamental atención en él. 
  7. Programa el inventario: selecciona un día de la semana para hacer el inventario propiamente dicho. Esta labor se puede hacer de manera mensual o anual. 

¡Listo!, con todo lo aprendido en este artículo y estos sencillos pero efectivos pasos ya estás en condiciones de sacarle todo el provecho al sistema de inventarios diseñado a medida para tu negocio.