Webinar: ¿Qué es y cómo funciona?

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La pandemia del COVID-19 trajo consigo distintas situaciones que obligaron a las empresas a buscar la manera de adecuarse a las nuevas normalidades. El hecho de capacitar a sus empleados fue uno de ellos ya que el hecho de que muchas personas se encuentren en la misma sala escuchando a un orador no era algo posible.

Los Webinar fueron y son una vía muy utilizada para este y cualquier otro tipo de caso que requiera alguna reunión de personas, ya sea para aprender algo o realizar la presentación de un producto.

A continuación, te contaremos de qué se trata esta herramienta, cuáles son sus principales características, los distintos tipos de existen, cómo funcionan, para qué sirven y cuáles son sus ventajas y desventajas. 

¿Qué es un Webinar? 

Un Webinar es un curso informativo totalmente online y dedicado a una cantidad limitada de personas que pueden tener acceso al mismo. Al mencionar la palabra “informativo” nos referimos a que alguien transmite ciertos datos y conocimientos sobre diversos tópicos a un receptor de este mensaje que tiene la posibilidad de realizar cualquier tipo de pregunta que sea pertinente al caso.

Esta clase de seminarios también pueden traducirse como algo educativo, porque hay alguien que se encuentra aprendiendo sobre los más variados temas, tanto en la exposición del emisor como con el ida y vuelta que se genera entre todos los participantes.

Frecuentemente se trata de un video o de una serie de los mismos que es totalmente en vivo para poder facilitar de cierta forma que haya un feedback y se despejen todas las dudas que haya o se requiera un mayor caudal de información sobre lo que se está exponiendo. 

Más allá de que pueden tener un tinte más educativo o que se cree que en verdad son netamente para ese caso, los Webinar son una herramienta muy potente para atraer a potenciales clientes y también para dar a conocer algún tipo de producto que sale a la venta y que, de esta manera, convoca a una mayor cantidad de personas a la presentación del mismo. 

¿Cómo funciona un Webinar? 

Por lo general, funciona a través de las distintas plataformas que existen en internet para poder hacer videoconferencias que le otorguen la posibilidad al orador de recibir preguntas constantes de quienes están escuchando. 

No se trata de un sermón en donde nadie puede decir una palabra y que se escucha la ponencia y se da por finalizada la conferencia. A contraposición de esto, el feedback puede ser constante o requerir de levantar la mano o que el órden de las personas que realizarán las consultas ya se encuentre establecido con anterioridad. 

Principalmente se necesitará una fecha específica y un horario prefijado para que todas los interesados puedan iniciar sesión en sus dispositivos a la hora de comienzo. Se suelen dejar algunos minutos para que nadie pierda la posibilidad de escuchar todo el contenido y así puedan hacer las preguntas pertinentes.

Por otro lado, las aplicaciones que se utilizan para poder concretar estas reuniones que se hacen para hablar sobre un determinado tema, enseñar algo o promocionar una mercancía, pueden ser gratuitas o de pago. 

A la hora de contratar un plan de servicios de streaming o no, hay que tener en cuenta si el alcance que tendrá la reunión es mucho mayor al esperado o si con una suscripción gratuita basta. Además, las prestaciones que puede llegar a tener una plataforma paga pueden ser mucho mejores. Todo se planeará según los pasos a seguir a futuro, la periodicidad de las charlas y la cantidad de personas conectadas a la vez. 

¿Para qué sirve un Webinar?

El principal uso que se le da a los Webinar, es el de brindar una información sobre un determinado tema o acerca de un producto que se quiere vender. De esta manera, lo que se logra es tener la atención de potenciales consumidores y que estos también puedan despejar todas las dudas y consultas que quieran realizar antes de proseguir con una compra.

También puede significar que simplemente esa persona quiera aprender sobre ese tema o conocer más a fondo un producto para tener en cuenta las características principales y hacer una suerte de estudio de mercado y de la competencia antes de decidirse por adquirirlo o no.

Por otro lado, los Webinar sirven para que haya un ida y vuelta entre el orador o los oradores que llevan adelante las reuniones y los asistentes a las mismas. De esta manera se enriquecen tanto unos como otros, porque más allá de las preguntas que les puedan hacer, también puede haber sugerencias acerca de cómo se están llevando a cabo las charlas, qué temas abordar y cómo plasmarlos en los videos.

A nivel empresarial, pueden ser muy útiles para que los trabajadores que realizan trabajos en la compañía tengan acceso a cursos ilimitados para aumentar sus capacidades y poder escalar puestos dentro de la misma empresa. También para formarlos en cuanto a las distintas actualizaciones y modernizaciones que se realizan allí, para aprender a usar herramientas tales como Office o nuevos dispositivos que se implementan como materiales de trabajo.

Principales tipos de Webinar 

Hay varios tipos de Webinar que se clasifican según las funciones que tienen los mismos. A grandes rasgos, también pueden dividirse dependiendo si estos serán gratuitos o con una suscripción. Además, hay dos tipos según el modo en que se emiten: en directo y automatizado. A continuación, desarrollaremos cada uno de ellos.

  1. El primero se llama Webinar Gratuito. Como lo dice específicamente la palabra, estos son totalmente gratis y no tiene ningún costo alguno realizar una o varias reuniones en línea con personas interesadas en ellos. Además, también existe la posibilidad de que se puedan almacenar dentro de una página web o aplicación.
  1. En segundo lugar, se encuentran los Webinar de pago. Estos incluyen una suscripción que se divide en niveles según las comodidades y beneficios que se quieran obtener. Una de las diferencias con los gratuitos es que podría permitir el acceso a una mayor cantidad de personas, además de aumentar la calidad de los videos y la capacidad de almacenamiento.
  1. El tercer tipo de Webinar es el que se emite en directo. Los oradores realizan una reunión que será totalmente en vivo y con la posibilidad de realizar preguntas al finalizar la misma para obtener un feedback con los interesados. La fecha y el horario de inicio es informada previamente vía e-mail o con los datos de contacto suministrados con anterioridad.
  1. Por otro lado, los Webinar Automatizados son similares en las características de los realizados en directo. Pero la principal diferencia con estos es que los videos son grabados y luego subidos a las plataformas, lo que también causa que no pueda haber una reacción y consulta en directo de las personas que lo escucharán posteriormente.

Ventajas y desventajas de un Webinar

Hay aspectos a tener en cuenta a la hora de decidirse por realizar un webinar para dar a conocer algo o realizar un curso para una determinada cantidad de personas. Las ventajas y desventajas pueden inclinar la balanza por el sí o por el no dependiendo del uso y las herramientas con las que se disponga.

En cuanto a las ventajas, podemos enumerar las siguientes:

  • Se ahorrará un gran gasto de transporte para realizar el traslado de la o las personas que llevarán a cabo la conferencia. Este punto afecta tanto a la empresa como a los interesados porque estos tampoco tendrán que hacer una inversión en el traslado.
  • Además de los gastos, se ahorra mucho tiempo en la organización ya que se compartirá el link del video o de la reunión y este quedará para poder acceder directamente cuando llegue la hora de inicio.
  • La participación no necesariamente tiene que ser de alguien con nombre y apellido, por lo tanto, da la posibilidad del anonimato.
  • Los distintos materiales didácticos con los que se cuente podrán descargarse en cualquier dispositivo rápidamente y con la menor pérdida de tiempo posible.
  • Así como permite  el acceso a materiales, también se logrará tener acceso a todos los videos y las distintas reuniones que se lleven a cabo en cuestión de segundos.

Por otro lado, las desventajas con las que pueden contar los Webinar son:

  • Hay una pequeña posibilidad, pero existe el riesgo de contar con distintos problemas técnicos que harían que se haga imposible la realización de las reuniones o exposiciones, representando un verdadero dolor de cabeza.
  • Las personas que exponen, tampoco pueden llegar a tener la posibilidad de mirar a los ojos a quienes los escuchan, de esta manera no pueden saber a ciencia cierta si la charla es motivante, si tienen que acelerar el ritmo o hablar más pausado. Los gestos y las miradas a veces dicen mucho más que las palabras.
  • Existen también más distracciones para los oyentes, porque no se encontrarán en una sala con simplemente otras personas y el orador, en su hogar pueden encontrarse mirando televisión, revisando el móvil o realizando otras actividades mientras escuchan.